Der Projektumfang definiert alle Arbeiten, die während des Projekts durchgeführt werden sollen. Der Umfang beschreibt, was mit dem Projekt erreicht werden soll. Sie definiert das Endprodukt, das dem Kunden zu einem bestimmten Zeitpunkt und zu einem bestimmten Budget oder zu bestimmten Kosten zugestellt wird. Darüber hinaus definiert der Bereich die Grenzen der Arbeit, sodass die Teammitglieder genau einschätzen können, was Teil des erforderlichen Aufwands ist und was nicht.
Die Kraft eines sorgfältig konstruierten Projektumfangs:
Eine sorgfältig spezifizierte Scope-Anweisung ist ein entscheidender Faktor für den Projekterfolg und ein integraler Bestandteil der Praxis eines effektiven Projektmanagements. Vorteile umfassen:
- Die Aussage erlaubt es dem Projektteam und den Kunden, sicherzustellen, dass sie eine gemeinsame Sicht auf die erwarteten Merkmale, die Qualität und das Timing des Projekts haben.
- Der Umfang gibt dem Projektteam die Möglichkeit, Interessengruppen eindeutig zu identifizieren und mit ihnen zu interagieren: Einzelpersonen oder Gruppen, die von dem Projekt betroffen sind und ihre Unterstützung und Beteiligung erhalten.
- Der Umfang dient dazu, den Teammitgliedern zu helfen, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, die erforderlich ist, um die Anforderungen des Kunden zu erfüllen.
- Wenn Änderungen vorgeschlagen werden, die über die Grenzen des ursprünglichen Umfangs hinausgehen, dient die Aussage als Leitfaden für das Schätzen und Vorschlagen von Änderungen. Wenn die Änderungen von allen beteiligten Interessengruppen akzeptiert werden, wird die Geltungsbereichserklärung überarbeitet.
Erstellung des Projektumfangs:
Der Projektmanager arbeitet in Zusammenarbeit mit Teammitgliedern, Kunden, dem Hauptsponsor und den wichtigsten Interessenvertretern daran, die erforderlichen Ergebnisse aus der Projektinitiative zu verstehen und zu beschreiben, auf die oft als Ergebnis Bezug genommen wird. Dieses Ergebnis enthält Kosten oder eine akzeptable Kostenspanne, die bei der Planung und Schätzung von Aktivitäten validiert werden. Es definiert auch die wichtigsten Merkmale sowie den Zeitrahmen für die endgültige Lieferung des Projekts. Sobald der Kunde, der Projektleiter, das Projektteam und der leitende Sponsor zugestimmt haben, müssen Änderungen an diesem Scope-Statement mithilfe eines sorgfältig kontrollierten und dokumentierten Änderungsprozesses vorgenommen werden.
Auswirkungen des Projektumfangs auf andere:
Sobald die Scope-Erklärung oder das Dokument vereinbart wurde, verwenden die beteiligten Arbeitsteams die Informationen in der Aussage, um ihre eigene Arbeit, Zeitplanung und Kosten zu schätzen. Je präziser und genauer der Geltungsbereich ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Arbeitsteams genaue Schätzungen und Ressourcenanforderungen erstellen.
Projektzielaussagen identifizieren, was nicht in der Initiative enthalten ist:
Es ist nicht ungewöhnlich, dass das Projektumfangsdokument auch bestimmte Elemente auflistet, die nicht Teil des Projektumfangs sind und daher von der zu liefernden Arbeit ausgeschlossen sind. Zum Beispiel könnte ein Projekt zum Bau eines Hauses vorsehen, dass die Erlangung von Umweltgenehmigungen durch den Eigentümer erfolgen muss und außerhalb des Projektumfangs des Auftragnehmers liegt, der das Haus baut.
Die Auswirkungen eines schlecht konstruierten Projektumfangs:
Unklarheit über den Projektumfang ist eine häufige Ursache für Projektstress und -ausfälle. Ein vages oder mehrdeutiges Zieldokument lässt viele Themen offen für Diskussionen und uninformierte Urteilsanfragen, die Auswirkungen auf die Merkmale, die Qualität, den Zeitpunkt und die Kosten der Initiative haben.
Eine weitere Herausforderung mit einer vagen Geltungsanweisung gekoppelt mit schwachen Änderungsprozessen heißt: Scope Creep. Das Scope-Creep tritt auf, wenn der Kunde Anfragen und Arbeitsteams zusätzliche Fähigkeiten zu dem Ergebnis hinzufügt, die über die Absicht oder Grenzen der ursprünglichen Pläne hinausgehen.
Ändern des Umfangs:
Während häufige Änderungen des Umfangs die Fertigstellung des Projekts verzögern und möglicherweise erhebliche Kosten verursachen, gibt es einige Situationen, in denen es notwendig und angemessen ist, den Umfang anzupassen. Projektmanager verlassen sich auf einen "Change Management" -Prozess, der die angeforderte Änderung identifiziert, alle entsprechenden Zeit-, Kosten- und Arbeitslastschätzungen überarbeitet und das Projekt für neue Risiken angesichts der Änderung neu bewertet. In der Regel treffen der Projektmanager und der ausführende Sponsor die endgültige Entscheidung, den Umfang zu ändern, sobald die Situation vollständig analysiert wurde.
Änderungen werden in einem Entscheidungsprotokoll dokumentiert und dann dem größeren Projektteam mitgeteilt.
Auch bekannt als Projektanforderungen, Projektziele
Beispiele: Der Projektumfang war die Lieferung einer einseitigen, den Projektspezifikationen entsprechenden Website innerhalb von 2 Wochen.