Was ist der beste Weg, um einen professionellen Brief zu schreiben - mit einem Papierbrief oder einer E-Mail? Einer ist wirklich nicht besser als der andere. In einigen Fällen ist es sinnvoll, per E-Mail zu kommunizieren, und manchmal müssen Sie einen traditionellen getippten, gedruckten und unterzeichneten Brief senden. Was immer Sie wählen, es ist wichtig, den besten professionellen Brief- und E-Mail-Schreib- und Formatierungsrichtlinien zu folgen.
Die Art der Nachricht, die Sie auswählen, hängt davon ab, mit wem Sie kommunizieren und mit welchem Zweck Ihre Korrespondenz erfolgt. E-Mail ist schneller und einfacher, aber einige E-Mail-Nachrichten werden nie geöffnet. Je nachdem, an wen Sie schreiben und warum Sie schreiben, müssen Sie möglicherweise einen getippten und unterzeichneten Brief verschicken oder ihn sogar online hochladen.
Professional Letter und E-Mail schreiben Richtlinien
Alle gut geschriebenen Briefe enthalten mehrere Abschnitte. Die Informationen, die Sie in den einzelnen Abschnitten angeben, und das Gesamtformat hängen davon ab, ob Sie einen getippten Brief oder eine E-Mail-Nachricht senden.
Das Folgende ist eine Richtlinie zum Schreiben von Briefen und E-Mail-Nachrichten, einschließlich zum Schreiben, Formatieren und Korrekturlesen von Briefen mit Beispielen für verschiedene Arten von Geschäftsbriefen.
Was in einem Brief oder einer E-Mail enthalten sein soll
Es ist wichtig, dass Sie die verschiedenen Teile eines Briefes kennen und was in jedem einzelnen aufgeführt sein sollte. Sie müssen auch wissen, wie Sie sowohl getippte als auch E-Mail-Nachrichten adressieren und signieren können.
Teile eines Briefes
- Kontakt Informationen
- Anrede (Gruß)
- Körper des Briefes
- Schließen
- Unterschrift
Kontakt Informationen
Die Art und Weise, wie Sie Ihre Kontaktinformationen angeben, hängt davon ab, wie Sie Ihren Brief senden. In einer E-Mail-Nachricht befinden sich Ihre Kontaktinformationen am Ende der Nachricht. In einem schriftlichen Brief befinden sich Ihre Kontaktinformationen oben auf der Seite. Im Folgenden finden Sie Informationen zu Ihren Kontaktinformationen sowie Beispiele für getippte Briefe und E-Mails.
Anrede
Die Begrüßung ist der Begrüßungsteil Ihres Briefes mit etwas wie "Sehr geehrter Herr Peterson" oder "An wen sich das richten mag". Hier ist eine Liste von Anredebeispielen, die gut für professionelle Korrespondenz funktionieren.
Körper des Briefes
Der Text Ihres Briefes enthält mehrere Absätze. Der erste Absatz sollte eine Einleitung und eine kurze Erläuterung Ihres Grundes für das Schreiben enthalten. Der zweite Absatz (und die folgenden Absätze) sollten Ihre Gründe für das Schreiben näher erläutern. Der letzte Absatz sollte entweder eine Aktion vom Leser anfordern, wenn Sie etwas anfordern, oder angeben, wie Sie weiterarbeiten möchten. Stellen Sie sicher, dass der Zweck Ihres Briefes klar ist. Der Leser muss wissen, wonach Sie fragen und wie er Ihnen helfen kann.
Oder, wenn Sie Dienstleistungen oder Unterstützung anbieten, stellen Sie sicher, dass Sie wissen, was Sie anbieten können.
Schließen
Ein Brief wird mit einem Begriff wie "Mit freundlichen Grüßen" oder "Mit freundlichen Grüßen" gefolgt von einem Komma geschlossen, dann Ihre Unterschrift, wenn Sie einen getippten Brief senden. Wenn Sie eine E-Mail senden, geben Sie einfach Ihren Namen nach dem Schließen ein. Hier finden Sie eine Liste mit abschließenden Beispielen, die für geschäftliche und arbeitsbezogene Korrespondenz geeignet sind.
Unterschrift
Der letzte Schliff für Ihren Brief ist Ihre Unterschrift, die in einer E-Mail Ihre Kontaktinformationen enthält. Hier erfahren Sie, wie Sie einen Brief unterschreiben und wie Sie die Signatur einrichten und per E-Mail versenden.
Wie man einen Brief adressiert
Es ist wichtig, die Person, an die Sie schreiben, formell anzusprechen, es sei denn, Sie kennen sie sehr gut. So adressieren Sie einen Brief mit allgemeinen Informationen, die Sie verwenden können, wenn Sie keine Kontaktperson im Unternehmen haben.
Ihre Korrespondenz formatieren
Jetzt, da Sie alle Informationen haben, die Sie in Ihre Nachricht aufnehmen müssen, überprüfen Sie das Standardformat für Briefe und E-Mail-Nachrichten:
- Briefformat
- E-Mail-Nachrichtenformat
Brief schreiben Richtlinien
Der nächste Schritt ist, deinen Brief aufzupolieren. Zwischen den Absätzen und dem oberen und unteren Rand der Seite sollte genügend Platz sein. Sie möchten auch einen lesbaren, professionellen Stil und Schriftgröße auswählen. Was Sie sagen, hängt von dem Grund ab, aus dem Sie schreiben. Achten Sie also darauf, Ihren Brief an Ihre persönliche und berufliche Situation anzupassen. Hier sind Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Schreiben einer Vielzahl von verschiedenen Arten von Briefen, einschließlich Seitenrändern, Schriftarten, Abstand und Details, was enthalten ist, zusammen mit Beispielen von jedem:
- Wie man einen Geschäftsbrief schreibt
- Wie schreibe ich ein Anschreiben?
- Wie schreibe ich einen Bewerbungsbrief?
- Wie schreibe ich ein Referenzschreiben
- Wie schreibe ich einen Rücktritt Brief
- Wie schreibe ich einen Dankesbrief?
- LinkedIn Nachrichten- und Einladungsrichtlinien
- Professionelle E-Mail-Nachrichtenrichtlinien
Beispiele und Vorlagen
Die Verwendung einer Vorlage ist eine großartige Möglichkeit, um einen eigenen Brief oder eine E-Mail-Nachricht zu erstellen, da Sie mit dem grundlegenden Format beginnen. Tragen Sie einfach Ihre Informationen in den entsprechenden Abschnitt des Briefes ein.
Das Betrachten von Beispielen ist auch hilfreich, weil Sie Ideen bekommen, was Sie in Ihrer eigenen Korrespondenz sagen können.
- Briefproben : Lesen Sie diese schriftlichen Briefmuster, einschließlich Geschäftsbriefe, Anschreiben, Interview-Dankschreiben, Folgebriefe, Jobakzeptanz- und Ablehnungsschreiben, Rücktrittsschreiben, Anerkennungsbriefe, Geschäftsbriefe und weitere Briefproben und Vorlagen.
- Beispiele für E- Mail-Nachrichten: Diese E-Mail-Beispiele enthalten Beispiele für Bewerbungen, Jobsuche und geschäftliche E-Mail-Nachrichten sowie E-Mail-Vorlagen, formatierte Nachrichtenbeispiele und Betreffzeilen sowie Gruß- und Unterschriftsbeispiele.
Korrekturlesen und Rechtschreibprüfung
Schließlich, bevor Sie Ihren Brief drucken oder hochladen oder Ihre E-Mail-Nachricht, Rechtschreibprüfung, Grammatikprüfung und Korrektur lesen. Ein Tipp, um sicherzustellen, dass es keine Fehler gibt, ist, es laut vorzulesen. Möglicherweise bemerken Sie Fehler, die Sie beim Lesen übersehen haben.