Planen Sie ein Projekt mit Basic Tools des Projektmanagements

Unsere Arbeitswelt ist zunehmend eine Welt von Projekten. Mit Projekten entwickeln wir neue Produkte, führen strategische Initiativen durch und tun alles, was in einer Organisation neu ist.

Per definitionem sind Projekte im Gegensatz zu regulären Aktivitäten zeitlich begrenzte und einzigartige Initiativen. Und während sich viele Firmen auf ausgebildete, zertifizierte Projektmanager verlassen, um ihre Initiativen zu leiten, werden Projektkenntnisse zunehmend für alle Fachleute benötigt.

Dieser Artikel bietet eine Einführung in die Planung eines Projekts für jeden Fachmann, der daran interessiert ist, Praktiken anzuwenden, die für professionelle Projektmanager so gut funktionieren.

Nehmen Sie sich die Zeit, Ihr Projekt wirklich zu definieren und zu planen:

Projektmanager wissen, dass ein großer Teil der gesamten Projektdauer für die Planung aufgewendet wird. Viele von uns tendieren dazu, mit der Arbeit zu beginnen, was in der Welt der Projekte ähnlich ist, wenn man die Anweisungen auf diesem neuen Möbelstück, das Sie von einem dieser "Selbst zusammenbauenden" Einzelhändler gekauft haben, liest. Wahrscheinlichkeiten sind, der Ansturm, die Arbeit zu tun, ohne die Anweisungen zu lesen, verursacht einige ernste Probleme an irgendeinem Punkt in Ihrem Bestreben.

Anstatt direkt in die Arbeit zu stürzen, ist es wichtig, ein paar kritische Punkte festzuhalten:

1. Was genau kreierst du? Sei so genau wie möglich.
2. Wann muss es abgeschlossen sein?
3. Auf welche Ressourcen (Personen, Ausrüstung und Budget) haben Sie Zugriff, um das Projekt abzuschließen?

Die obigen drei Elemente sind die grundlegenden Komponenten einer Bereichsangabe. Jeder Projektmanager arbeitet daran, den Umfang vor Beginn der Arbeiten zu klären.

Festlegung der Urlaubspartei-Initiative der Firma:

Eine Beispielbereichsangabe für die Betriebsfeiertage könnte wie folgt lauten:

Unser Ziel ist es, bis Ende Dezember eine Firmenfeiertagsparty für 100 Mitarbeiter und deren wichtige Mitarbeiter zu organisieren und zu einem Preis von maximal 10.000 US-Dollar zu veranstalten. Unsere Planung und Koordination besteht aus dem 4-köpfigen Gremium unter Aufsicht des CEO. Die Party wird eine offene Bar, Mahlzeiten, Dessert und Unterhaltung umfassen.

Sich einfach die Zeit zu nehmen, um diese einfache, aber wichtige Aussage zu erstellen, bietet eine starke Anleitung für das Team, das an dem Projekt beteiligt ist. Jeder versteht die Art des Projekts, den Zeitrahmen, die Ressourcen und das Budget.

Unterteilen Sie den Anwendungsbereich in diskrete Arbeitsblöcke:

Projektmanager erstellen etwas, das als Projektstruktur bezeichnet wird, um in klarer, umsetzbarer Weise die gesamte Arbeit des Projekts zu beschreiben, die von jemandem in einem bestimmten Zeitrahmen ausgeführt werden muss. In Ihrer Situation könnte der Arbeitsausfall Folgendes umfassen:

• Identifizieren Sie den Standort.
• Bestätigen Sie die Verfügbarkeit des Zimmers und sperren Sie es mit einer Anzahlung.
• Wählen Sie die Essensoptionen.
• Bestätigen Sie die Leiste und was die Leiste enthält.
• Identifizieren Sie die Nachtischoptionen.
• Erstellen und verteilen Sie Einladungen mit Essenswahlen.
• Schließe die Essensauswahl basierend auf den zurückgegebenen Einladungen ab.
• Entscheiden Sie sich für die Art der Unterhaltung.
• Überprüfen Sie die Optionen für Unterhaltung und wählen Sie.
• Bestätigen Sie die Einrichtung des Esszimmers.
• Tischgeschenke für Gäste kaufen.
• Koordinieren und liefern Sie die Veranstaltung.

Projektmanager würden diese Aufschlüsselung der Projektarbeit ohne Rücksicht auf Ressourcen oder Zeitplanung entwickeln, aber mehr im Brainstorming-Format. Nachdem alle für die Erreichung des Projektumfangs erforderlichen Arbeiten identifiziert wurden, ist es an der Zeit, sie in Ordnung zu bringen, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und von Ihren Teammitgliedern Zeit- und Kostenschätzungen zu verlangen.

Erstellen des Projektplans aus dem Projektplan:

Nachdem Sie den auf der vorherigen Seite angegebenen einfachen Arbeitsausfall abgeschlossen haben, müssen Sie jetzt:

• Bestätigen Sie, dass alle wichtigen Punkte identifiziert wurden, um den Projektumfang zu erreichen.
• Bestätigen Sie, wer mit welchen Arbeitsgegenständen umgeht und erstellen Sie eine Verantwortungsmatrix, in der die wichtigsten Arbeitsaufgaben der verantwortlichen Partei aufgeführt sind.
• Fordern Sie an, dass jedes Teammitglied seine Aufgaben überprüft, Zeit- und Kostenschätzungen identifiziert, Fristen notiert, Ressourcenbedarf zusammenfasst und sicherstellt, dass sie die Arbeit, für die sie verantwortlich sein müssen, gründlich bewertet haben.

Sobald die oben genannten Schritte abgeschlossen sind, sollte das Projektteam zusammenarbeiten, um die Ereignisse in der richtigen Reihenfolge abzufassen, wobei Konflikte um Ressourcen oder mögliche Planungsherausforderungen aufgezeigt werden. Hinweis: Ein Projektmanager würde diesen Schritt ausführen, indem er ein Netzwerkdiagramm erstellt, den kritischen Pfad berechnet und dann Ressourcen plant, oft mit Hilfe von Computersoftware.

Für Ihr kleineres Projekt, das informelle Methoden verwendet, kann ein einfacher Post-it-note-Ansatz zum Auslegen der Elemente in der Sequenz alles sein, was notwendig ist. Dieser Prozess ermöglicht es Ihnen, das vollständige Bild der Schritte und Fristen für die Planung und Bereitstellung einer großen Urlaubsparty zu entwickeln!

Lass die Arbeit beginnen:

Nachdem Sie sich nun die Zeit genommen haben, das Projekt richtig zu erfassen, die wichtigsten Aufgaben zu identifizieren, die Aufgaben zu ordnen und die Zeit- und Ressourcenanforderungen zu bewerten, sind Sie bereit, das Team an die ihm zugewiesenen Aufgaben zu binden. Ihre Rolle als informeller Projektmanager besteht darin, die Arbeit zu überwachen, die Teammitglieder zu unterstützen und dabei zu helfen, auftretende Probleme zu erkennen und zu lösen. Ein guter Projektmanager trifft sich regelmäßig mit den Teammitgliedern, um den Fortschritt zu bewerten und sich abzeichnende Risiken zu identifizieren und zu navigieren.

Die untere Zeile:

Die oben beschriebenen Ansätze können auf jede Projektsituation in Ihrer Abteilung oder Geschäftseinheit angewendet werden. Entwickeln Sie einen klaren Rahmen, identifizieren Sie die Arbeit, weisen Sie Ressourcen zu, entwickeln Sie Kostenvoranschläge und einen Zeitplan und überwachen und steuern Sie die Arbeit. Ihre Praktiken werden von den professionellen Projektmanagern an Ihrem Arbeitsplatz anerkannt und geschätzt, und Ihre Ergebnisse werden viel besser sein, als einfach in die Arbeit hineinzuspringen, ohne darüber nachzudenken. Best of Erfolg mit Ihrer nächsten Initiative!

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Aktualisiert von Art Petty