Dies sind die Schritte und Überlegungen bei der Auswahl einer HRMS-Lösung
Die Erforschung der Geschäftstechnologie kann eine entmutigende Aufgabe sein, und die Suche nach einem Personalmanagementsystem (HRMS), das die besonderen Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt und eine einfache Akzeptanz durch Ihre Mitarbeiter bietet, kann eine Herausforderung darstellen.
Um diesen Prozess zu beginnen, schlagen wir vor, eine webbasierte HRMS-Lösung zu entwickeln, die die Fallstricke eines kostspieligen Softwarekaufs, interner IT-Beteiligung oder eines langwierigen Implementierungsprozesses vermeidet.
Ermittlung der Notwendigkeit einer HRMS-Lösung
Bevor Sie eine HRMS-Lösung auswählen, müssen Sie Ihre Geschäftsanforderungen, Prozesse und kurz- und langfristigen Ziele identifizieren. Es ist auch wichtig, Personalverantwortliche einzubeziehen, die Ihre derzeitigen HR-Prozesse verwalten, da dies Auswirkungen auf die Umsiedlung im Vergleich zur Aufgabe hat.
Unabhängig von der Größe Ihrer Organisation kann die tägliche Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Verwaltung von Sozialleistungen, das Training und andere sich ständig ändernde HR-Anforderungen eine Herausforderung darstellen. webbasierte HRMS-Plattformen bieten attraktive Optionen für viele Organisationen, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs), die eine zentralisierte, integrierte und kostengünstige Lösung suchen.
Durch die Befähigung der Mitarbeiter zur Selbstbedienung kann der Administrator oder die Abteilung erheblich Zeit sparen. Mithilfe eines webbasierten HRMS können Mitarbeiter auf einfache Weise auf das System zugreifen, um einen Pay-Stub, W-2s, Mitarbeiterleistungen, bezahlte Freizeiten und persönliche Informationen zu aktualisieren. Durch den Echtzeitzugriff auf wichtige Informationen erhalten Mitarbeiter und HR-Manager Tools, um unnötige HR-Arbeitsabläufe zu vermeiden.
Sicherheit und die HRMS-Lösung
Bei der Einführung von webbasierten HRMS-Systemen ist die Sicherheit besonders wichtig, insbesondere im Hinblick auf die Sicherung von Unternehmensdaten und die Privatsphäre der Mitarbeiter. Achten Sie bei der Auswahl einer HRMS-Lösung darauf, dass eine sichere Übertragungsmethode wie Secured Sockets Layer (SSL) zum Verschlüsseln von Daten über das öffentliche Internet verwendet wird.
Stellen Sie als Nächstes sicher, dass die Kennwortrichtlinie für die Anwendung Ihren eigenen internen Verfahren entspricht. Sie möchten nicht, dass Ihr Personaladministrator ein Passwort verwendet, das leicht erraten werden kann. Dies kann leicht übersehen werden, würde aber eine Sicherheitsverletzung ermöglichen, die die Privatsphäre Ihrer Unternehmensdaten gefährden würde. Stellen Sie sicher, dass die Anwendung Regeln enthält, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
Schließlich sollten Sie sich von Ihrem eigenen IT-Führungsteam wirklich einbuchen lassen, indem Sie sie in den Evaluierungsprozess mit potenziellen Anbietern in Bezug auf Sicherheitsrichtlinien, Datenzugriff sowie Sicherungs- und Wiederherstellungsverfahren integrieren.
Um Sicherheit mit Zugänglichkeit und Skalierbarkeit auszugleichen, sollten Sie Ihre Integrationsanforderungen auch mit potenziellen Lösungsanbietern besprechen. Gegenüber Anbietern mit offenen Datenbankplattformen (ODBC-konform), wie Oracle oder Microsoft SQL Server, im Gegensatz zu proprietären oder Mainframe-Systemen. Dies bietet die größte Flexibilität, insbesondere wenn Sie die Integration mit anderen Anwendungen als unmittelbare Notwendigkeit oder in der Zukunft, während Ihr Unternehmen wächst, benötigen.
Suchen Sie nach weiteren Funktionen, einschließlich XML-Unterstützung (Extensible Markup Language) und robusten Berichtsfunktionen, um sicherzustellen, dass Sie problemlos Informationen von einer Anwendung zur anderen weitergeben können. Dies ist bei einer Gehaltsabrechnung von entscheidender Bedeutung, da Sie wahrscheinlich Feeds für Buchhaltungspakete und Dritte einschließlich Rentenpläne und Leistungsanbieter benötigen.
Verfolgen und verwalten Sie Ihr wertvollstes Gut - Ihre Mitarbeiter.
Durch die Verwendung einer webbasierten Plattform können Sie den gesamten HR-Lebenszyklus von der Rekrutierung und Schulung bis hin zur Gehaltsabrechnung und Verwaltung von Sozialleistungen optimieren. Durch die Zusammenfassung dieser Prozesse in einem System können kleine und mittlere Unternehmen den HR-Betrieb proaktiv steuern und die Effizienz verbessern.
Die meisten webbasierten HRMS-Plattformen bieten viel mehr als Personal- und Vorsorgeleistungen. Suchen Sie nach einer Lösung, die eine breite Palette von Serviceangeboten bietet, einschließlich Gehaltsabrechnung, Talentmanagement, Bewerberverfolgung, Rekrutierungstools, Tests vor Arbeitsbeginn, Hintergrundprüfungen, Arbeitsrechtsressourcen und Qualifikationstraining. Robuste und benutzerfreundliche Reporting-Tools sind ebenfalls von entscheidender Bedeutung.
Während der Zugang der Mitarbeiter zu einer Vielzahl von HR-Lifecycle-Services zur Optimierung von HR-Prozessen hilfreich ist, ist es äußerst wichtig, eine webbasierte HRMS-Plattform zu wählen, die einfach zu bedienen ist. Mitarbeiter nehmen diese Dienste weniger wahr, wenn sie zu komplex sind. Halte es einfach.
Unabhängig von Branche oder Größe kann eine HRMS-Plattform kleinen und mittleren Unternehmen dabei helfen, beispiellose Effizienz- und Produktivitätsniveaus zu erreichen und kann Ihrem Unternehmen die Tools und Services bieten, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Dies bietet Ihnen einen Vorteil, indem Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Der Schlüssel zur Wahl des richtigen HRMS-Systems ist die Auswahl einer HR-Geschäftslösung, die sicher, gut unterstützt und ausgestattet ist, um Sie beim Erreichen Ihrer Ziele zu unterstützen. Mit einer zentralen webbasierten HRMS-Plattform zur Unterstützung Ihrer Personalabteilung haben Sie die Möglichkeit, Ihr wertvollstes Gut, Ihre Mitarbeiter, erfolgreich zu verfolgen, zu verwalten und zu kontrollieren.