Wie kann die Arbeitgeberhaftung auf Urlaubsparties reduziert werden?

8 Maßnahmen, die Arbeitgeber ergreifen können, um ihre Haftung auf Urlaubsparties zu reduzieren

Die zunehmende Erkenntnis, dass der Alkoholkonsum bei von Organisationen gesponserten Veranstaltungen eine erhebliche rechtliche Haftung verursacht, hat sich auf diese traditionelle Institution, die Betriebsferiengesellschaft, ausgewirkt - aber diese Auswirkung ist nicht notwendigerweise allgegenwärtig oder schwerwiegend.

In einer umfangreichen Arbeitgeberumfrage aus dem Jahr 2015 stellte die Society for Human Resource Management (SHRM) fest, dass eine Mehrheit der Organisationen (59 Prozent) plante, Alkohol an ihren Feiertagen oder am Ende des Jahres zu verteilen. Und nur die Hälfte dieser Arbeitgeber (47 Prozent) sagte, dass sie versuchen würden, den Alkoholkonsum durch Methoden wie:

• Bereitstellung von Getränkekarten oder Getränken maximal (71 Prozent der Befragten in dieser Kategorie),
• nur bestimmte Arten von Alkohol (25 Prozent),
• eine Bargeldbar haben (18 Prozent), oder
• andere (11 Prozent).

Darüber hinaus ergab die SHRM 2015-Umfrage, dass ein Drittel der Organisationen (33 Prozent) entweder das ganze Jahr über eine formelle oder informelle Politik hat, die Alkoholkonsum bei arbeitsbezogenen Veranstaltungen erlaubt. (Jeder Mitarbeiter muss feststellen, ob für Firmenveranstaltungen Alkohol getrunken wird.)

Unternehmen planen und planen Urlaubspartys mit besten Absichten, belohnen ihre Mitarbeiter, fördern die Moral und fördern den Teamgeist. Aber diese Versammlungen können, besonders wenn Alkohol serviert wird, zu einer Umgebung für unerwünschte sexuelle Annäherungen und möglicherweise illegales Verhalten von Angestellten werden, wenn der Arbeitgeber nicht vorsichtig ist.

Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Ferienparty an einem externen Standort stattfindet (was gemäß der SHRM 2015-Umfrage bei fast 67 Prozent dieser Funktionen der Fall ist). In einer sozialen Umgebung außerhalb des Arbeitsplatzes kann ein Mitarbeiter, dessen Hemmungen durch Alkoholkonsum gesenkt werden, ein Verhalten zeigen, das er bei der Arbeit niemals in Betracht ziehen würde.

Die Sorgen der Arbeitgeber reichen von Belästigung bis hin zu Todesfällen bei Mitarbeitern

Urlaubspartys bringen oft mehr als nur berauschte High Jinks mit sich. Fröhlich zu sein kann manchmal bedeuten, dass man die Grenze überschreitet, angefangen von der Beleidigung eines Mitarbeiters bis hin zur Verletzung des Gesetzes. Darüber hinaus können in der heutigen Echtzeit-Social-Media-Umgebung betrunkene Spielereien bei einer Urlaubsfeier schnell online für die ganze Welt veröffentlicht werden.

Zu den ersten beiden Maßnahmen, die ein Arbeitgeber vor der Ferienfeier ergreifen muss, gehört es, die Mitarbeiter daran zu erinnern, dass Respekt und Professionalität nicht nur bei der Arbeitszeit, sondern auch bei Firmenveranstaltungen wie Büropartys gelten. Und zweitens müssen Arbeitgeber Social-Media-Richtlinien einführen, die es den Mitarbeitern verbieten, Fotos oder Videos ohne Managementerlaubnis in sozialen Medien zu veröffentlichen.

Dies sind zwei gute erste Schritte, aber es muss noch viel mehr getan werden, um die schwerwiegenderen rechtlichen Probleme zu lösen.

Mitarbeiter sind vor sexueller Belästigung und Diskriminierung durch Titel VII des Civil Rights Act von 1964 geschützt, der Arbeitgeber mit 15 oder mehr Angestellten (einschließlich regulärer Teilzeitkräfte) abdeckt. Titel VII enthält zwei Anforderungen für Verhaltensweisen, die eine potenzielle Haftung für rechtswidrige Belästigung auslösen können:

• Das Verhalten muss unwillkommen sein; und
• Das Verhalten muss ausreichend streng oder durchdringend sein.

Es muss nicht beides sein. Verhalten ist nicht illegal, nur weil es unangemessen ist oder einen Mitarbeiter unwohl fühlen lässt. Es kann jedoch auch ein einzelner, äußerst schwerwiegender Vorfall von Belästigung ausreichen, um einen Verstoß gegen Titel VII zu begründen, insbesondere wenn die Belästigung physischer Natur ist.

Wenn also ein Vorfall einer Amtshandlung auf frühere Vorfälle von Fehlverhalten folgt, könnte dies den Beweis darstellen, der erforderlich ist, um die "schwere" oder "durchdringende" Schwelle zu erreichen, die die Grundlage für eine Klage nach Titel VII bildet.

Eine zweite große gesetzliche Haftung entsteht durch Trunkenheit am Steuer im Anschluss an eine vom Arbeitgeber gesponserte Urlaubsparty. In einem Gerichtsbeschluss aus dem Jahr 2013, der erhebliche Publizität erhielt, hob ein kalifornisches Berufungsgericht die Erteilung eines summarischen Urteils für den Arbeitgeber durch das Gericht auf. Sie fanden heraus, dass ein Angestellter, der Alkohol bei einer von der Firma gesponserten Veranstaltung konsumierte und nach dem Verlassen ein anderes Auto schlug und den Fahrer tötete, eine Haftung für den Arbeitgeber verursachte.

"Es ist unerheblich, dass die absehbaren Auswirkungen des fahrlässigen Verhaltens des Arbeitnehmers (hier der Autounfall) zu einem Zeitpunkt eingetreten sind, zu dem der Arbeitnehmer nicht mehr im Rahmen seiner Beschäftigung tätig war", urteilte das Gericht.

Proaktive Schritte auf der Holiday Party

Angesichts solcher Rechtsrisiken sollten kluge Arbeitgeber diese sechs zusätzlichen proaktiven Schritte unternehmen, um ihre Haftung für Rechtsstreitigkeiten zu verringern. Wichtige Beispiele für Maßnahmen, die von Arbeitgebern empfohlen werden, sind:

• Sie verfügen über umfassende, schriftliche Richtlinien zur Bekämpfung von Belästigung, die in den Mitarbeiterhandbüchern klar formuliert sind, und veröffentlichen diese Politik vor der Feiertagspartei.
• Schicke ein Memo, in dem die Mitarbeiter aufgefordert werden, auf der Party verantwortungsbewusst zu handeln, und bekundet deutlich die mangelnde Toleranz gegenüber unangemessenem Verhalten einschließlich Trunkenheit.
• Erzwingen Sie die Kleiderordnung am Arbeitsplatz, um unangemessene oder suggestive Kleidung zu vermeiden, und lassen Sie die Mitarbeiter Ihre Erwartungen im Voraus wissen.
• Machen Sie die Teilnahme an der Party freiwillig und schlagen Sie nicht vor, dass die Teilnahme dem Ansehen einer Person im Unternehmen zugutekommt.

• Wenn Alkohol serviert wird, geben Sie im Voraus einen Ton der Mäßigung durch interne Notizen, E-Mails, Besprechungen, Einsätze in Gehaltsschecks oder andere Mitteilungen und betonen, dass übermäßiger Alkoholkonsum nicht toleriert wird.
• Begrenzen Sie die Anzahl der Getränke oder die Länge der Zeit, während der Alkohol serviert wird, und bieten Sie umfangreiche alkoholfreie Alternativen an. Serviere viel Essen und sorge dafür, dass der Alkoholkonsum nicht im Fokus der Veranstaltung steht.

Solche Schritte sind keine Garantie gegen Ferienparteiprobleme, insbesondere wenn die Entscheidung getroffen wird, Alkohol zu servieren. Sie können jedoch die Grundlage eines Arbeitgebers für eine wirksame Haftungsverhinderung sein, wenn Probleme auftreten sollten.