So finden Sie wichtige Datensätze schnell und einfach
Die einzige Zeit, in der Sie über Ihre wichtigen Dokumente nachzudenken scheinen, ist, wann Sie sie brauchen. Und oft können Sie sie nicht finden, wenn Sie sie brauchen, weil Sie entweder kein organisiertes und zentralisiertes System haben, um Ihre wichtigen Dokumente zu speichern und / oder das letzte Mal, als Sie sie brauchten, Sie einfach zurück ins Meer geworfen haben Papiere in Ihrem Home Office, anstatt es dorthin zurück zu legen, wo es hingehört.
Klingt bekannt?
Mit all Ihren wichtigen Papieren, die in Ihrem Haus verteilt sind, verschwenden Sie viel Zeit und Energie, um nach ihnen zu suchen. Sie sind auch in Gefahr, einige von ihnen vollständig zu verlieren. Aber mit ein paar einfachen Schritten können Sie Ihre wichtigen Papierdokumente an diesem Wochenende in einer Stunde organisieren!
Sie benötigen einen kleinen Aktenschrank mit zwei Schubladen oder eine tragbare Hängeregistraturbox, mehrfarbige Hängeregistraturen (6 verschiedene Farben), Ordner im oberen Bereich von Manila und einen feuerfesten Safe (optional). Oder Sie könnten eine große Mappe und Tab-Einsätze kaufen. Sobald Sie die Waren hier haben, sind die sechs Schritte, die Sie folgen, um Ihre Unterlagen zu organisieren.
Schritt eins: Sammeln Sie alle Ihre Dokumente
Bevor Sie alle wichtigen Dokumente organisieren können, müssen Sie sie finden. Dies ist manchmal leichter gesagt als getan.
Überprüfen Sie Ihr Home-Office wie in Schubladen und die Papiere auf Ihrem Schreibtisch oder Tisch gestapelt. Überprüfen Sie die Papierstapel, die Ihre Küchenarbeitsplatten, Küchenschubladen und Körbe verstopfen. Schau auf deine Schlafzimmerkommode und den Nachttisch (du hättest sie dort im Morgengrauen liegen lassen und sie vergessen können). Last, but not least, überprüfen Sie Ihre Handtasche oder Aktentasche auf wichtige Dokumente, die Sie aus Versehen immer noch tragen (opps).
Schritt 2: Kategorisieren Sie Ihre Dokumente
Die wichtigsten Dokumente fallen in eine der folgenden sechs Kategorien. Sortieren Sie alle gesammelten Dokumente wie folgt:
- Haus- und Grundstücksunterlagen - Hypotheken, Eigentumsurkunden, Heimwerkerprojekte und Quittungen, Haushaltshandbücher und Garantien, Grundsteuerinformationen, Hausratversicherungen und Handbücher
- Auto-Aufzeichnungen - Titel, Wartung Aufzeichnungen, Versicherungen und Informationen, Darlehen Informationen und Zahlungsaufzeichnungen
- Gesundheitsakten - Versicherungspolicen, Handbücher für Krankenversicherungsleistungen, Erläuterungen zu medizinischen Leistungen, Arztrechnungen, Rezeptlisten, flexible Ausgabeninformationen, medizinische Belege, medizinische Richtlinien, Lebensversicherungen
- Finanzunterlagen - Kontoauszüge, Steuererklärungen, Steuerabzugsprotokolle, Investitionsunterlagen, Darlehensunterlagen, Kreditkartenabrechnungen
- Elektronische Aufzeichnungen - Verträge und Handbücher für Mobiltelefone; Kaufbelege und Garantien für Computer, Laptops und iPads; Kabel- und Internetpläne und Rechnungen; Kaufbeleg und Handbuch des drahtlosen Routers
- Persönliche Aufzeichnungen - Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Scheidungsurkunden, Sorgerechtsdokumente, Sozialversicherungsinformationen, Impfprotokolle, Reisepässe, Wehrdienstaufzeichnungen, Tauf- und Konfirmationsunterlagen, Testamente, Bestattungsverträge und Informationen über Begräbnisstätten. Wenn Sie Haustiere haben, können Sie auch wichtige Dokumente wie Veterinär- und Impfinformationen in diese Kategorie aufnehmen.
Schritt drei: Finden Sie Ihre wichtigen Dokumente
Die meisten Ihrer wichtigen Dokumente können in einem normalen Aktenschrank oder einer tragbaren Hängeregistraturbox aufbewahrt werden. Es gibt jedoch einige, die wirklich in einem feuerfesten Safe oder Offsite-Storage-Option wie einem Safe aufbewahrt werden sollten.
Wichtige Dokumente sind Dokumente, die sehr schwer oder sehr zeitaufwändig zu ersetzen sind. Sie können sensible persönliche Informationen enthalten, die im Falle eines Einbruchs oder Diebstahls kompromittiert werden könnten. Falls Ihr Haus durch Feuer oder Überschwemmung zerstört wurde, sollten Sie diese wichtigen Dokumente intakt lassen.
Für die meisten Menschen würden die folgenden Dokumente als entscheidend angesehen: Sozialversicherungsinformationen, Geburtsurkunden, Versicherungspolicen zusammen mit den Kontaktinformationen Ihres Agenten, Testamenten, Eigentumsurkunden, Autotiteln, Ihrem Pass und jedem Vertrag oder Vertrag, der Ihre Originalunterschrift benötigte.
Erstellen Sie eine Hauptliste aller wichtigen Dokumente, die Sie in Ihren feuerfesten Safe oder in eine externe Aufbewahrungsoption legen.
Schritt vier: Duplizieren Sie Ihre Brieftasche
Die meisten von uns tragen jeden Tag wichtige Informationen in unseren Geldbörsen. Weißt du alles, was in deinem Geldbeutel ist? Was würden Sie tun, wenn Ihre Brieftasche verloren oder gestohlen würde?
Machen Sie Kopien Ihres Führerscheins, Ihres Spenders, Ihrer Krankenversicherungskarte (n), Mitgliedskarten wie die Treuekarten des Fitnesscenters, Lagerklubs und vor allem aller Kredit- und Debitkarten (Vorder- und Rückseite kopieren). Bewahren Sie diese Kopien zusammen mit Ihren anderen wichtigen Papierdokumenten auf:
Schritt fünf: Erstellen Sie ein einfaches Ablagesystem
Je einfacher das Dateisystem ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie es konsistent verwenden. Nehmen Sie jede Kategorie eines wichtigen Dokuments und weisen Sie ihm eine hängenden Dateifarbe zu:
- Haus- und Eigentumsregister
- Automatische Aufzeichnungen
- Gesundheitsakten
- Finanzunterlagen
- Elektronik-Aufzeichnungen
- Persönliche Aufzeichnungen
Fügen Sie Ihrem Dateisystem die entsprechende Anzahl an hängenden Dateien für die Anzahl der Dokumente hinzu, die Sie in jeder Kategorie haben.
Verwenden Sie die Manila-Ordner und erstellen Sie für jedes einzelne Dokument in jeder Kategorie einen Ordner. Legen Sie die Ordner in den entsprechenden farbigen Abschnitt für hängende Dateien.
Wenn Sie einen großen Ordner mit drei Ringbindern und Registerkarten gekauft haben, beschriften Sie die Registerkarten mit den oben genannten Namen, führen Sie alle Dokumente mit einem Papierloch aus und sortieren Sie sie. Wenn die Papiere nicht mit Papier gelocht werden sollen, stanzen Sie ein Loch in einen Ordner und legen Sie die Dokumente in den Ordner.
Nun, wenn Papierkram einfach nicht dein Ding ist, kann dies ein befreiender Moment für dich sein. Sie könnten alle diese Dokumente scannen, sie auf einer Festplatte speichern und dann alles vernichten. Aber verwenden Sie Ihre eigene Diskretion, da einige Papierkram besser links gespeichert bleiben. Verwenden Sie Ihr bestes Urteil.
Laufende Wartung
Nun, da Ihre wichtigen Papiere organisiert sind, halten Sie sie organisiert. Jeden Monat, wenn Sie Ihre Rechnungen bezahlen, legen Sie neue Dokumente in den entsprechenden Abschnitt Ihres Ablagesystems ein. Suchen Sie gleichzeitig nach Dokumenten, die Sie im Laufe des Monats aus dem System entfernt haben und die sich möglicherweise noch nicht im Ablagesystem befinden. Ordne sie erneut ein. Überprüfen Sie mindestens zweimal im Jahr die Dokumente in Ihrem Ablagesystem, um festzustellen, ob sie gelöscht werden können. Ein guter Zeitplan ist der Beginn des Jahres und am Ende jedes Schuljahres.
Mit ein wenig Aufwand können Sie langfristige Vorteile erzielen, indem Sie Ihre wichtigen Papierdokumente organisieren.
Herausgegeben von Elizabeth McGrory.