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Wie funktioniert Kanban im Projektmanagement?

Kanban in Projekten hat normalerweise die Form einer visuellen Tafel, die aus einem Raster und Karten besteht. (Nicht sicher, was Kanban ist? Lesen Sie diese Einführung in Kanban im Projektmanagement.) Das Board kann physisch sein, bestehend aus Stücken Papier (gewöhnlich 3 "x 5" Karteikarten oder Haftnotizen) auf einem Whiteboard oder einer Wand. Alternativ könnte das Board elektronisch sein - mehrere Softwareprogramme und Plattformen unterstützen Kanban-ähnliche Projektmanagement-Boards. Eine digitale Lösung ist ein großartiges Werkzeug, wenn ein Projektteam nicht physisch an einem Ort angesiedelt ist oder wenn Mitglieder des Teams außerhalb des Büros auf das Board zugreifen müssen.

  • Das Kanban-Gitter

    Bei einfachen Projekten hätte ein Raster im Kanban-Stil wahrscheinlich eine einzelne Zeile und mehrere Spalten. Spalten stellen den Prozess dar, durch den Arbeit fließt, von links (Start) nach rechts (Ende). Wenn das Team mehr als eine Art von Arbeit anspricht oder wenn es Unterteams oder verschiedene Arten von Arbeitsströmen gibt, kann der Organisator des Boards Zeilen verwenden, um die Karten vertikal zu trennen.

    Die Karten bewegen sich in Spalten entsprechend ihrer aktuellen Phase quer durch das Spielfeld. Dieses Bild zeigt ein typisches Kanban-Gitter in Aktion.

    Sobald das Kanban-Board eingerichtet ist, trifft sich das Projektteam regelmäßig in regelmäßigen Abständen, in einem "ständigen" oder sehr kurzen Meeting. Ziel des Teams ist es, die Arbeit in die letzte Spalte des Boards zu ziehen, die oft als "Fertig" bezeichnet wird. Bei diesen Meetings bespricht das Team, wann jede Karte in die nächste Spalte wechseln kann. Wenn jemand daran arbeitet, die Karte nach vorne zu bewegen und auf ein Hindernis gestoßen ist, wird dies in der Standup-Besprechung notiert, und es werden Maßnahmen ergriffen, um das Problem zu lösen.

  • Der Kanban-Rahmen des Geistes

    Um die Vorteile der Kanban-Methode voll ausschöpfen zu können, benötigt ein Team mehr als ein Board. Über die technische, visuelle Kanban-Implementierung hinaus gibt es bestimmte Verhaltensweisen, die das Team, der Projektmanager und die Mitglieder des Managements im Allgemeinen verstehen und verinnerlichen müssen:

    1. Entfernen Sie schlechtes Multitasking. Psychologen und Soziologen, die Arbeit studieren, haben viel über dieses Thema geschrieben. Die Forschung zeigt, dass Switching-Aufgaben uns verlangsamen und zu Qualitätsproblemen führen, die auf mentale Zurücksetzung und andere Setup-Kosten zurückzuführen sind.
    2. Begrenzen Sie die laufende Arbeit. Um schlechtes Multitasking auf ein Minimum zu reduzieren, müssen Sie die Anzahl der freigegebenen Karten im Kanban-System begrenzen. Erlauben Sie dem Management nicht, mehr Karten (Aufgaben, Projekte oder Funktionen) in die "Doing" -Spalte (n) des Boards zu schieben. Dieser Schritt kann eine wesentliche Änderung der Denkweise von Managern erfordern, die glauben, dass man so schnell wie möglich anfangen muss, um die Arbeit rechtzeitig zu beenden.
    3. Fördern Sie eine Kultur, Probleme als Team zu lösen, anstatt eine Motivation, andere zu beschuldigen.
    4. Behalten Sie den oberen Teil des Rückstandes nach Priorität. Die Karten oben in der Spalte "Rückstand" sollten die nächsten Aufgaben, Projekte oder Funktionen sein, die den größten Nutzen für den Kunden und das Unternehmen bieten.

    Ein Kanban-System ist eine effektive Möglichkeit, um viele Arten von Projekten auszuführen. Wie die meisten Lean-Tools funktioniert es am besten, wenn es mit einer Denkweise des Lernens und der kontinuierlichen Verbesserung kombiniert wird. Es gibt keinen einzigen "richtigen" Weg, ein Kanban-Board zu implementieren, und viele Faktoren können seine Struktur sowie das Verhalten des Teams beeinflussen. Im Allgemeinen sollte jedes Projektteam, das das Board verwendet, in den Kanban-Konzepten geschult werden und dann sein Kanban-System so entwickeln und verbessern können, wie es es verwendet.

    Erfahren Sie mehr über Monica Borrell in ihrer vollständigen Biographie hier.

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