Wie Sie Ihre To-Do-Liste verwenden, um mehr zu erledigen und sich besser zu fühlen
Wir haben alle To-Do-Listen gemacht. Irgendwie scheint es nie genug Stunden am Tag zu geben, um all die Dinge auf deiner To-Do-Liste zu erreichen. Hier ist ein System, das funktioniert - und es kann auch für Sie arbeiten.
Eine Liste ist nicht genug
Eine "Dinge zu tun Liste" ist nicht genug. Sie müssen sie ordnen. Sie müssen wissen, welche Aufgaben wichtiger sind, damit Sie sich auf sie konzentrieren können. Dann musst du diesen Gegenständen Ressourcen zuweisen, deinen Fortschritt messen und dich für deine Erfolge belohnen.
Rang
Listen Sie alle Ihre Aufgaben in einer Tabelle auf, obwohl Sie sie auch auf Papier erstellen können. Sie können sie auch auf Ihrem Computer oder Smartphone speichern, in Ihren Kalender schreiben oder in eine Zeitmanagement-Software eingeben.
Der erste Schritt besteht darin, alles aufzulisten, was Sie tun müssen. Weisen Sie ihnen einen Rang zu, damit Sie sich auf die wichtigen Punkte konzentrieren können.
Verwenden Sie eine A-, B-, C-Rangliste. Die A-Liste ist die Dinge, die ich heute erledigen muss, bevor ich gehe. Die B-Liste ist Dinge, die Sie erledigen müssen, aber nicht unbedingt heute. Schließlich ist die C-Liste die Dinge, die Sie brauchen, um Zeit zu finden, in Kürze zu tun.
Du wirst vielleicht ziemlich schnell herausfinden, dass Dinge auf der C-Liste und sogar auf der B-Liste einfach nie erledigt werden. In einer Operations Manager Position vor einigen Jahren wurde ich immer frustrierter mit meiner A-Liste. Nicht nur, dass ich es nicht jeden Tag durchgemacht habe, wie immer zuvor, sondern die A-Liste wuchs weiter. Da habe ich herausgefunden, was ich tun musste, damit meine To-Do-Liste für mich funktioniert, und ich habe ein System entwickelt, das funktioniert.
Zeiteinteilung
Es war nicht genug zu wissen, was wichtig war; Was hat die A-Liste gemacht? Ich musste auch wissen, wie lange die Dinge dauern würden und wie viel Zeit ich ihnen widmen musste. Ich fügte meiner To-Do-Liste eine Spalte mit der geschätzten Zeit hinzu, die jede Aufgabe benötigt, und einer benachbarten Spalte mit der kumulativen Summe.
Dann habe ich ein einfaches Zeitstudium gemacht. Wie bei jeder Aufgabe habe ich aufgeschrieben was ich gemacht habe und die Start- und Endzeiten. Ich habe einen ganzen Tag lang den Überblick behalten. Dann wiederholte ich es ein paar Wochen später an einem anderen Tag. Es war keineswegs eine erschöpfende Untersuchung, aber es gab mir einen Einblick. Als Betriebsleiter war ein großer Teil meines Tages von Unterbrechungen geprägt - von Ereignissen, die sich ereigneten, von Krisen, von Problemen, die gelöst werden mussten. Im Durchschnitt verbrauchten diese Unterbrechungen vier Stunden pro Tag. Da ich normalerweise zehn Stunden pro Tag arbeite, blieben mir sechs Stunden pro Tag für die Dinge auf meiner To-Do-Liste.
Jede Nacht, bevor ich das Büro verließ, würde ich meine To-Do-Liste aktualisieren. Ich würde die Dinge, die ich erledigt, delegiert oder herabgestuft habe, löschen, die neu hinzugekommenen Dinge hinzufügen, die Prioritäten neu anordnen, um die wichtigsten Aufgaben an die Spitze zu bringen, und jedem die geschätzte Zeit zuweisen. Dann ging ich die Liste bis zur Sechs-Stunden-Marke hinunter und zeichnete eine Linie. Das wurde mein Ziel für den nächsten Tag.
Belohne dich selbst
Meistens fiel diese Zeile irgendwo auf meiner A-Liste. Selten war es irgendwo ganz unten. Das war jedoch mein Ziel. Wenn ich die Linie traf oder passierte, ging ich nach Hause und fühlte mich, als wäre es ein produktiver und erfolgreicher Tag gewesen. Anstatt mich über die Dinge zu prügeln, die ich nicht erreichen konnte, erkannte ich meinen Erfolg darin, mein Ziel getroffen oder geschlagen zu haben. Am nächsten Tag musste ich wieder von vorn anfangen und nach dem neuen Ziel greifen, aber ich tat es aus der Perspektive, auf dem bisherigen Erfolg aufzubauen und nicht aus der Frustration, ständig mehr zu tun, als ich Zeit hatte.
Sie brauchen ein System
Um erfolgreich zu sein, müssen Sie ein System entwickeln, um Ihre Zeit zu verwalten, damit Sie in der Zeit, die Sie haben, mehr erledigen können. Wenn Ihre Zielzeile auf Ihrer To-Do-Liste immer ganz oben ist, wird Ihr Chef anfangen, nach jemandem zu suchen, der jeden Tag etwas weiter unten in der Liste arbeiten kann. Unten finden Sie einige Ressourcen, die Ihnen helfen, das Zeitmanagement besser zu erledigen.
Verwalten Sie dieses Problem
Listen Sie die Aufgaben auf, die Sie erledigen müssen. Priorisieren Sie diejenigen, die wichtig und nicht nur dringend sind. Haben Sie einen Plan, was Sie jeden Tag erreichen wollen. Arbeite auf diesen Plan hin. Belohnen Sie sich, wenn Sie Ihr Ziel treffen oder schlagen.