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Die Best Practices für Personalakten von Mitarbeitern

Es ist eine gute Idee für einen Arbeitgeber, eine Personalakte für jeden Mitarbeiter zu führen. Die Dokumentation des Arbeitsverlaufs, Aufzeichnungen über Beiträge und Leistungen, disziplinarische Hinweise, Beförderungen, Leistungsentwicklungspläne und vieles mehr gehören in eine Personalakte. Kluge Arbeitgeber halten auch mehr als eine Personalakte.

Der Arbeitgeber hat gute Gründe, mehrere Personalakten zu führen - einige legale und einige für die Best Practices der Beschäftigung.

Dokumentation ist erforderlich, damit der Arbeitgeber die Beschäftigungsgeschichte eines Mitarbeiters genau erkennen kann. Die Dokumentation unterstützt die Entscheidungen des Arbeitgebers und kann den Arbeitgeber in einem Rechtsstreit angemessen schützen.

Der Inhalt der Personalakte bietet einen historischen Überblick über wichtige Ereignisse während der Karriere eines Mitarbeiters. Sie unterstützen die Entscheidungen, die über den Mitarbeiter und seine Karriere getroffen werden. Sie demonstrieren die Gründe des Arbeitgebers für Einstellung, Beförderung, Transfer, Belohnung und Anerkennung sowie für Entlassungsentscheidungen.

Verschiedene Richtlinien sind verschiedenen Personaldateitypen zugeordnet

Da verschiedene Arten von Personalakten empfohlen werden, sind mit jeder Art von Personalakten unterschiedliche Regeln und Richtlinien verbunden.

  • Jede Art von Personalakten hat einen anderen Grund für existierende und unterschiedliche Inhalte, basierend auf diesem Grund.
  • Jede Art von Personalakten wird unterschiedlich gespeichert.
  • Der Zugriff auf eine Personalakte ist auf bestimmte Mitarbeiter in den meisten Organisationen beschränkt. Unterschiedliche Personaldateitypen haben unterschiedliche Zugriffsrichtlinien.
  • Der Zugriff der Mitarbeiter auf ihre Personalakte ist erlaubt, aber die meisten Arbeitgeber richten Richtlinien für den Zugang von Mitarbeitern mit einer Zugangsrichtlinie für Personalakten im Mitarbeiterhandbuch ein. (Verschiedene Staaten und Gerichtsbarkeiten haben unterschiedliche Regeln. Bleiben Sie daher auf dem Laufenden.)

    Die meisten Organisationen erlauben dem Manager des Mitarbeiters keinen Zugriff auf die gesamte Personalakte. Sie erwarten von den Managern, dass sie die relevanten Dokumente in ihrer eigenen Mitarbeiterakte aufbewahren, die nicht die offizielle Personalakte ist.
  • Die Personalabteilung ist Eigentümer und Mitarbeiter von Personalakten.

Empfohlene Personalakten

Hier sind die Arten von Personalakten empfohlen und was Sie über die Arbeit mit ihnen wissen müssen.

Personalakte des Mitarbeiters

Dies ist die wichtigste Personalakte, die ein Arbeitgeber für jeden Mitarbeiter führt. In der Personalakte ist die Beschäftigungshistorie jedes Mitarbeiters gespeichert. Dies ist, was Sie über eine Mitarbeiterdatei wissen müssen.

Medizinische Akte

Die Krankenakte des Arbeitnehmers hat schwerwiegende rechtliche Einschränkungen, die der Arbeitgeber kennen und beachten muss. Hier ist, was Sie über die Vertraulichkeit und den Inhalt einer medizinischen Akte eines Angestellten wissen müssen.

Abrechnungsdatei

Der Zugriff der Mitarbeiter auf die Gehaltsabrechnungsdatei des Mitarbeiters ist weniger einschränkend als der Zugriff auf die medizinische oder die Personalakte. Die Gehaltsabrechnungsdatei enthält Informationen über das Gehalt, die Auswahl der Leistungen, die Änderungen der Gehaltssätze, Pfändungen und andere rechtliche Unterlagen, die sich auf den Gehaltsscheck eines Mitarbeiters auswirken. Verschiedene Mitarbeiter des Rechnungswesens und der Personalabteilung greifen auf die Informationen in der Abrechnungsdatei zu.

I-9 Formulardatei für Mitarbeiter

Aufgrund der Zugriffsrechte verschiedener Behörden befolgen Sie die beste Vorgehensweise, indem Sie eine separate Datei für I-9-Formulare für Mitarbeiter verwalten. Erfahren Sie mehr über das Speichern von I-9-Formularen.

Überblick über Personalakten

Willst du einfach die schnellen und grundlegenden Details über Personalakten von Mitarbeitern? Hier finden Sie eine Übersicht der Personalakten der Mitarbeiter.

Personal File Access Policy für Mitarbeiter

Sie möchten, dass jeder Mitarbeiter weiß, was in seiner Personalakte steht, aber Sie müssen die Integrität, Vollständigkeit und Gründlichkeit der Datei kontrollieren. Die Wahrung der Mitarbeiter- und Arbeitgebergeheimnisse sowie der eingeschränkte Zugang werden durch eine Politik zum Zugriff auf Personalakten sichergestellt.

Was nicht in einer Mitarbeiterdatei enthalten sein soll

Suchen Sie nach Richtlinien für Inhalte, die niemals in einer Mitarbeiterdatei enthalten sein sollten? Hier sind meine besten Empfehlungen zu den Inhalten, die Sie entweder an einem separaten, informellen Ort pflegen oder gar nicht behalten möchten. Das Aufbewahren unnötiger und rein rechthaberischer Dokumentation kann Sie verletzen.

Dokumentation

Weißt du, was Dokumentation ist? Das Wort, Dokumentation, taucht häufig in der Welt der Beschäftigung und Human Resources auf. Aber die Bedeutung der Dokumentation und warum Sie bestimmte Beschäftigungsereignisse dokumentieren möchten, wird hier ausführlich behandelt.

Haftungsausschluss: Bitte beachten Sie, dass die bereitgestellten Informationen, obwohl verbindlich, nicht für die Richtigkeit und Rechtmäßigkeit garantiert sind. Bitte suchen Sie rechtlichen Beistand oder Unterstützung durch staatliche, bundesstaatliche oder internationale Regierungsressourcen, um sicherzustellen, dass Ihre rechtlichen Interpretationen und Entscheidungen für Ihren Standort korrekt sind. Diese Information dient nur zur Orientierung.

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