Wenn Sie mit einem High-School-Diplom in die Arbeitswelt einsteigen, sollten Sie eine Stelle als Sekretärin oder Verwaltungsassistentin in Erwägung ziehen. Sie können einen Vorsprung vor Ort haben, indem Sie sich für ein Associate Degree-Programm einschreiben oder nach der High School ein Sekretariatsprogramm besuchen.
In einer wachsenden Anzahl von Sektoren verfügen Sekretäre über einen Bachelor-Abschluss oder eine Spezialisierung, wie der Accredited Legal Secretary oder der Certified Medical Administrative Assistant.
Stellenanforderungen für Sekretäre / Verwaltungsassistenten
Um in einer administrativen Position zu arbeiten, wird von Ihnen erwartet, dass Sie die Technologie auf verschiedene Arten nutzen können. Möglicherweise müssen Sie Dokumente generieren, Folienpräsentationen erstellen, Tabellenkalkulationen erstellen, Datenbanken verwalten und Websites verwalten. Sie sollten mit Microsoft Office, E-Mail und dem Internet vertraut sein. Für einen Job in einem kleinen Unternehmen müssen Sie möglicherweise mit QuickBooks oder anderen Buchhaltungssoftware-Programmen vertraut sein.
Gute verbale und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten sind unerlässlich. Wenn Sie in einem Bürojob arbeiten, müssen Sie detailorientiert sein und Korrekturlesenfähigkeiten besitzen. Sie sollten solide Englischkenntnisse einschließlich Schreib- / Editierfähigkeiten besitzen. Einige Aufgaben können die Erstellung von Dokumenten und / oder Websites beinhalten. Sie müssen sich damit vertraut machen, Kommunikations- oder Webinhalte zu überarbeiten oder zu verfassen.
Die Rolle des Büroleiters kann Teil Ihrer Verantwortung sein. Um ein erfolgreicher Manager zu sein, müssen Sie in der Lage sein, Multitasking und gut organisiert zu sein. Als Manager planen Sie oft Mitarbeiterveranstaltungen wie Preisverleihungen und Spendenaktionen oder planen Kundenbesprechungen und vereinbaren Termine für Ihre Mitarbeiter.
Wie man einen Job als Sekretär / Verwaltungsmitarbeiter findet
Bevor Sie mit Ihrer Suche beginnen, sammeln Sie Referenzen von früheren Arbeitgebern. Wenn Sie nicht viel Berufserfahrung haben, können Sie eine persönliche Referenz verwenden.
Arbeitgeber, die eine Sekretärin oder einen Verwaltungsangestellten einstellen, suchen nach einer Person, mit der sie bequem arbeiten können, die sich gut mit anderen Mitarbeitern vereinbaren lässt und denen vertrauliche Informationen anvertraut werden können. Starke Empfehlungsschreiben können diese Qualitäten demonstrieren.
Tippen Sie auf Ihre Netzwerke, um Leads über offene Stellen zu erhalten. Erreichen Sie Facebook- und LinkedIn-Kontakte, Familienfreunde, Nachbarn und ehemalige Arbeitgeber und lassen Sie sie wissen, dass Sie sich gerne mit jemandem vorstellen würden, den sie kennen.
Wenn Sie Ihre Suche auf einen Bereich wie Recht, Medizin, Verlagswesen oder Hochschulbildung konzentrieren, fragen Sie Ihre Kontakte gezielt nach Empfehlungen an Fachkräfte, die sie in diesen Beschäftigungsbereichen kennen.
Sich persönlich bewerben
Sie werden ein Vertreter des Unternehmens sein, der Sie engagiert und oft den ersten Eindruck bei Kunden oder Kunden vermittelt. Dies bedeutet, dass ein sauberes Image und starke zwischenmenschliche Fähigkeiten wichtig sind, um Sekretäre und Verwaltungsassistenten zu besitzen.
Wenn Sie einen Weg finden, von potenziellen Arbeitgebern wahrgenommen zu werden, kann es Ihnen einen Vorteil als Kandidat geben. Mit Ihren Empfehlungsschreiben und Ihrem Lebenslauf können Sie lokale Organisationen und Unternehmen besuchen. Hier erfahren Sie, wie Sie sich persönlich für einen Job bewerben.
Bezaubern Sie die Gatekeeper und fragen Sie, ob Sie mit einem der Vorgesetzten oder Managern über die Positionen des Support-Personals in der Organisation sprechen können. Wenn Manager nicht verfügbar sind, teilen Sie der Rezeption einige wichtige Fakten über Ihre Anmeldeinformationen mit und fragen Sie, ob sie so freundlich sind, Ihren Lebenslauf mit ihren Chefs zu teilen.
Nach Jobs online suchen
Machen Sie eine Google-Suche nach Stellenangeboten mit Keywords wie Verwaltungsassistent, Marketing-Assistent, Redaktionsassistent, medizinische Sekretärin, juristische Sekretärin und Büroassistent, um Stellenangebote zu erstellen. Viele administrative Tätigkeiten werden auch auf der Website für die Beschäftigung Ihrer lokalen Zeitung oder Handelskammer veröffentlicht.
Interviews für Verwaltungsassistent Jobs
Ihr persönliches Bild und Ihre zwischenmenschlichen Fähigkeiten werden von den Arbeitgebern bewertet, wenn Sie für eine offene Stelle interviewen. Stellen Sie sicher, Sie sind tadellos gekleidet und gepflegt. Grüßen Sie Ihren Interviewer mit einem warmen Lächeln und einem festen Händedruck. Machen Sie in Gruppen Situationen Augenkontakt mit jedem Ihrer Interviewer.
Bereiten Sie sich auf das Interview vor, indem Sie das Geschäft im Voraus analysieren. Machen Sie sich vertraut mit dem, was sie im Büro machen und wer ihre Kundschaft ist. Bereiten Sie sich auch darauf vor, sich selbst zu verkaufen, indem Sie 5 - 7 Punkte hervorheben, die es Ihnen ermöglichen, in Ihrer Rolle als Sekretärin oder Verwaltungsassistentin in der Organisation effektiv zu sein. Für jedes Asset, das Sie erwähnen, seien Sie bereit, auf eine Rolle, ein Projekt oder einen Job zu verweisen, wo Sie diese Stärke angewendet und einige positive Ergebnisse erzielt haben.
Wenn Sie diese Geschichten darüber erzählen, wie Sie sich in der Vergangenheit ausgezeichnet haben, können Sie die Arbeitgeber davon überzeugen, dass Sie die richtigen Mittel zur Verfügung haben, um in Ihrem Job zu brillieren. Überprüfen Sie sorgfältig die Werbung oder Stellenbeschreibung für die Position und erstellen Sie eine Liste ihrer Präferenzen / Anforderungen. Stellen Sie sich für jede Qualifikation ein Beispiel vor, wie Sie diese Qualität gezeigt oder diese Fähigkeit angewendet haben.
Bereiten Sie Antworten auf andere häufig gestellte Fragen für administrative Interviews vor, z. B. Ihre Schwächen und Herausforderungen, die Sie in der Vergangenheit hatten. Arbeitgeber werden Sie wahrscheinlich über Beziehungen zu Vorgesetzten in der Vergangenheit fragen, seien Sie also bereit, darauf hinzuweisen, wie Sie gut mit Chefs zusammengearbeitet haben und mit herausfordernden Persönlichkeiten effektiv umgegangen sind und diese schriftlichen Hinweise griffbereit haben.
Follow-up nach dem Interview
Stellen Sie unmittelbar nach dem Vorstellungsgespräch eine Dankeskarte oder einen Brief zusammen, aus dem deutlich hervorgeht, dass Sie gerne mit diesem Arbeitgeber zusammenarbeiten möchten. Drücken Sie aus, wie sehr Sie es schätzen, wenn Sie sich die Zeit nehmen, sich mit Ihnen zu treffen und Ihnen kurz zu erklären, wie Sie zu der Position passen.
Wenn Sie sich mit mehreren Interviewern getroffen haben, versuchen Sie, in jeder Kommunikation etwas anderes zu zeigen, um zu zeigen, dass Sie eine äußerst motivierte und nachdenkliche Person sind.