5 Wege, um Ihr Projekt zu verfolgen, ohne Gantt-Diagramme zu verwenden
Gantt-Diagramme sind ein fantastisches und sehr nützliches Werkzeug zum Verfolgen und Koordinieren aller kleinen Schritte, die in ein großes Projekt gehen, aber sie können schnell überwältigend und unordentlich werden, besonders für Leute, die nicht wissen, wie man sie liest. Versuchen Sie, ein Gantt-Diagramm zu verwenden, um einem Kunden oder Kollegen in einer anderen Abteilung Ihre Fortschritte zu erklären, und Sie haben möglicherweise eine große Herausforderung in Ihren Händen.
Dies ist nicht die einzige Herausforderung, die Gantt Charts präsentieren.
Die Daten in einem Gantt-Diagramm erfordern in der Regel spezielle Software zum Anzeigen und Bearbeiten, und das Drucken ist fast immer eine Herausforderung. Außerdem möchten Sie sich manchmal nur auf einen kleinen Teil eines Projekts konzentrieren, ohne von den zusätzlichen Informationen überwältigt zu werden.
Während Gantt-Diagramme eine großartige Lösung sind, sind sie nicht die einzigen. Wenn Sie sich ein kleineres Beispiel der Informationen ansehen müssen oder eine vereinfachte Version oder einen Teil der Informationen in einer Situation präsentieren müssen, in der ein Gantt-Diagramm nicht praktikabel wäre, können Sie hier fünf Alternativen verwenden.
Aufgabenlisten
Jeder in der Geschäftswelt sollte vertraut und mit einer grundlegenden To-Do-Liste vertraut sein. In der Tat ist das Organisieren eine der wichtigsten Fähigkeiten eines Projektmanagers.
Eine Aufgabenliste bringt die Aufgabenliste auf die nächste Ebene. Mit einer Aufgabenliste können Sie zusätzliche Spalten hinzufügen, um anzuzeigen, wer die einzelnen Aufgaben ausführt, den Status der Aufgabe, die Start- und Enddaten sowie die Wahrscheinlichkeit, dass die Aufgabe pünktlich abgeschlossen wird.
Sie können sogar Kontrollkästchen für Ihre Teammitglieder hinzufügen, um zu prüfen, ob die Elemente abgeschlossen sind.
Tabellen
Ein vereinfachtes Diagramm in einer Tabelle ist eine andere Alternative. Sie können weiterhin Aufgaben auf der linken Seite auflisten, und Sie können weiterhin Balken schattieren, um Ihren Fortschrittsgrad und das geschätzte Start- und Enddatum für die Aufgaben anzuzeigen.
Kalkulationstabellen können jedoch zeitaufwändig und zeitintensiv zu aktualisieren sein, sodass Sie sie nicht als Ihre gesamte Projektmanagementlösung verwenden möchten. Für einen einfachen einmaligen Bericht für einen Kunden oder Manager kann eine vereinfachte Kalkulationstabelle jedoch das Projekt auf eine Art und Weise visuell darstellen
leicht zu erklären und zu verstehen. Es ist auch eine gute Möglichkeit, den Projektfortschritt zu verfolgen.
Flussdiagramme
Flussdiagramme oder Netzwerkdiagramme zeigen die Projektaufgaben in der Reihenfolge, in der sie ausgeführt werden müssen. Flussdiagramme können so einfach oder komplex sein, wie Sie möchten. Zum Beispiel können Sie Informationen wie das Start- und Enddatum jedes Schritts, die Aufgabenidentifikationsnummer oder angeben
der Standort. Beachten Sie, dass das Hinzufügen von zu vielen Informationen diese Diagramme schwer lesbar machen kann.
Während viele Menschen Flow-Diagramme leichter zu lesen und zu verstehen als Gantt-Diagramme finden, kann es mühsam sein, sie zu erstellen. Darüber hinaus sind sie oft ungeeignet für große und komplexe Probleme. Ablaufdiagramme eignen sich am besten, um einfache Projekte mit Aufgaben zu versehen, die von Natur aus zu einem Ergebnis führen
das nächste, aber sollte nicht als ein langfristiges Werkzeug oder für übermäßig komplexe Projekte verwendet werden.
Kanbantafeln
Verfügt Ihr Projekt über eine große Anzahl von Schritten, die nicht unbedingt nacheinander ausgeführt werden müssen?
Haben Sie mehrere Personen, die an demselben Projekt arbeiten, oder werden die Aufgaben häufig aktualisiert? Wenn dies der Fall ist, bietet Kanban möglicherweise die ideale Lösung für Sie. (Erfahren Sie mehr darüber, wie Kanban im Projektmanagement arbeitet.)
Bei einer Kanban-Karte wird jede Projektaufgabe auf eine Kurznotiz geschrieben und in die entsprechende Spalte eingefügt, z. B. "zu tun", "in Bearbeitung" oder "erledigt". Wenn die einzelnen Aufgaben erledigt sind, wird die entsprechende Haftnotiz über die Tafel bewegt, bis alle Notizen in der Spalte "done" sind.
Dieses Organisationssystem ist sehr einfach zu verstehen und schnell zu modifizieren, aber es ist nicht sehr portabel, und Sie müssen aufpassen, dass keine der Notizen fällt und verloren geht.
Statusberichte
Gantt-Diagramme sind hervorragende Werkzeuge, um Ihre Projekte zu verfolgen, nicht unbedingt um sie zu kommunizieren. Wenn Sie lediglich Ihren Fortschritt mit einem Kunden, Ihrem Projektsponsor oder anderen Teammitgliedern kommunizieren müssen, ist möglicherweise ein Statusbericht die beste Option.
Darüber hinaus erstellen viele Projektmanagement-Softwareprogramme mit nur wenigen Mausklicks vereinfachte und leicht verständliche Statusberichte, wodurch Sie wertvolle Zeit und Energie sparen.
Gantt-Diagramme sind sehr praktisch, um alle Aufgaben eines großen Projekts zu verfolgen, aber sie sind nicht immer die beste Lösung, um diese Informationen mit anderen zu kommunizieren, insbesondere denjenigen, die es nicht gewohnt sind, sie zu lesen.
Sie haben mehrere andere Alternativen. Versuchen Sie eine dieser fünf Gantt-Kartenalternativen selbst. Sie werden angenehm überrascht sein, wie viel Zeit Sie sparen können.