Wer sollte einen Angebotsbrief an einen Jobkandidaten überprüfen?
Liebe Susan,
Apropos Angebotsschreiben, welches Level des HR-Mitarbeiters oder -Managers wird erwartet, dass ein von einem HR Assistant erstellter Angebotsbrief überprüft wird und für wie viele Monate sollte dieser Review-Prozess fortgesetzt werden, wenn der HR Assistant ein neuer Mitarbeiter ist? Wenn der HR Assistant ein erfahrener Mitarbeiter ist?
Wer sollte Unterzeichner eines Angebotsschreibens sein? Sollte es der HR-Assistent sein, der den Angebotsbrief vorbereitet, oder der übergeordnete Mitarbeiter oder Manager, der das Angebotsschreiben prüft (falls eine Überprüfung erwartet wird)?
Vielen Dank für die Unterstützung, die Sie bei der Beantwortung dieser Fragen leisten können.
Liebe Belinda,
Meine Antworten auf diese beiden Fragen sind ausschließlich meine Meinung, da in den Antworten keine rechtlichen Fragen enthalten sind. Als ich als vorläufiger Personalchef für eine Kundenfirma zwischen der ehemaligen HR-Person und meiner Übernahme arbeitete, schickte der HR-Assistent ein Angebot mit dem falschen Gehalt. Ich wusste es sofort, als ich es aus dem Dokumentenstapel holte, der mich bei meiner Ankunft begrüßte, weil es für den Job zu niedrig war.
Sprechen Sie über einen sofortigen Lernpunkt.
Während ich anerkenne, dass in einigen Organisationen der HR-Manager, Direktor oder VP - nach meiner Erfahrung nie ein HR-Assistent - die Stellenangebote unterzeichnet, die an die Kandidaten gehen, ist dies eine schlechte Praxis im privaten Sektor. Es ist nicht die HR-Person, die das Angebot macht. Die HR-Person berät sich mit dem Einstellungsmanager, der die endgültige Entscheidung über einen Kandidaten treffen und den Angebotsbrief unterschreiben soll.
Der Angebotsbrief ist die Verpflichtung des Managers gegenüber dem neuen Mitarbeiter. Mit dem Angebot bestätigt er sein Engagement für den Erfolg des neuen Mitarbeiters. Die Begrüßung eines neuen Mitarbeiters ist Teil des gesamten Einstellungs-, Auswahl- und Einstellungsprozesses. Sie sind alle Komponenten im Onboarding-Prozess.
Das Jobangebot ist ein weiterer Teil der Begrüßung des neuen Mitarbeiters in Ihrer Organisation und der Wunsch, dass der neue Mitarbeiter sich gewünscht fühlt. Es sendet eine mächtigere Botschaft, wenn es vom neuen Chef des zukünftigen Angestellten kommt.
Ausnahmen zu empfohlenen Praktiken
Im öffentlichen Sektor, in Fortune-500-Unternehmen und in gewerkschaftlich organisierten Betrieben erkenne ich an, dass diese Praxis unterschiedlich sein kann. Wenn eine Organisation groß ist und die Mitarbeiter logistisch auf viele Standorte verteilt sind, führt dies zu mehr Zeit und Verwirrung bei der Erstellung von Stellenangeboten.
Größere Organisationen haben die zusätzliche Herausforderung der Konsistenz über mehrere Standorte hinweg. Ein Großteil der Systematisierung von Beschäftigungspraktiken liegt in der Personalabteilung.
In einem von der Gewerkschaft vertretenen Arbeitsplatz, insbesondere im öffentlichen Sektor, hat der Manager möglicherweise nicht das letzte Wort darüber, wer den Job erhält. Es kann durch Faktoren wie Dienstalter und Ausbildung vertraglich festgelegt werden. In diesen Fällen ist es auch sinnvoll, dass die Unterlagen von den Personalverantwortlichen stammen. Sie sind dafür verantwortlich, dass die Arbeitsbedingungen und -praktiken dem Vertrag entsprechen.
In jedem dieser Fälle sollte die HR ihren Anwalt bitten, das Format und Verfahren des Angebotsschreibens zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie korrekt, legal und arbeitgeberschützend sind.
Sofern das Angebotsschreiben nicht vom Standardformat abweicht, ist es normalerweise nicht erforderlich, einen Anwalt zu bitten, jeden einzelnen Brief zu überprüfen.
Sollte ein HR Manager oder Director alle Job Offer Letters prüfen?
Meine Erfahrung, die ich bereits in diesem Artikel erwähnt habe, ist, dass jedes Dokument, das das Unternehmen rechtlich oder finanziell verpflichtet, von einem Personalleiter oder Direktor überprüft werden muss. Hier ist der Grund:
- Ein Angebotsschreiben und viele andere Dokumente, die von Personalverantwortlichen versandt werden, verpflichten das Unternehmen rechtlich. Sicher, wenn ein Fehler von $ 10.000 gefunden wird, können Sie das Angebot zurückziehen und erklären, dass es ein Tippfehler eines unerfahrenen Mitarbeiters war, aber warum öffnen Sie das Unternehmen für eine Situation, in der ein geändertes Gehaltsangebot erweitert werden muss, ein unglückliches neues Der Angestellte könnte den Job trotzdem übernehmen, oder Sie könnten einen perfekt geeigneten Kandidaten verlieren, der aufgrund eines Fehlers deflationiert und verwundet ist. Darüber hinaus könnte es Ihre Firma für rechtliche Schritte öffnen.
- Um das falsche Jobangebot zu honorieren, das gleiche Beispiel zu verwenden, ist ebenso unattraktiv. Bevor das Unternehmen das Angebot erweiterte, recherchierte jemand in der Personalabteilung den Markt, überprüfte, was andere Mitarbeiter in ähnlichen Jobs machen und schloss mit einem entsprechenden Stellenangebot ab. Die Auswirkungen sind also noch größer, wenn andere Mitarbeiter die Gehaltsdifferenz lernen.
- Unabhängig vom Grad der Erfahrung eines HR-Assistenten, der in einem HR-Büro das Angebot für das Senden vorbereiten sollte, ein zweites Augenpaar, das alles überprüft, was möglicherweise das Unternehmen finanziell verpflichten könnte oder die Tür zu einem Rechtsstreit öffnen könnte, ist klug. Unternehmen erwarten von Mitarbeitern, die Manager oder Geschäftsführer sind, mehr Wachsamkeit und Aufsicht.
- Ein Versäumnis zu kommunizieren könnte zu falschen Arbeitsbedingungen führen, die nicht ausgehandelt oder einem Kandidaten zugesagt wurden. Zum Beispiel könnte der HR-Assistent wissen, dass der Job $ 40.000 bezahlen würde, aber während des Verhandlungsprozesses wurde dem Kandidaten mehr plus einen Signing-Bonus angeboten und im Tagesgeschäft konnte der Manager den HR-Assistenten nicht informieren.
Wenn ein Stellenbewerber ein falsches Angebot erhält, überprüft er oder sie die Integrität Ihres Unternehmens neu. Sie schaffen ein Hindernis für die Akzeptanz, das unnötig war, da sich der Kandidat Sorgen darüber macht, wie er mit der Situation umgehen soll. - Dokumente, die an Personen gesendet werden, die Sie für Ihre Firma gewinnen möchten, müssen fehlerfrei sein. Sie signalisieren dem potentiellen Mitarbeiter eine Botschaft über die Kultur Ihres Unternehmens. Selbst ein Tippfehler kann einem Kandidaten eine Pause machen. Eine Kopie des Dokuments wird auch jahrelang in Ihren Unternehmensdateien gespeichert. In den meisten Fällen ist ein zweites Augenpaar, das das Dokument überprüft, eine kluge Methode.
Ich sehe keine Überprüfung von Dokumenten, die das Unternehmen finanziell oder potenziell rechtlich binden, als Kritik am Wissen, der Erfahrung oder der Sorgfalt eines HR-Assistenten. Es ist eine kluge Geschäftspraxis aus all diesen Gründen.
Hinweis zu Stellenangeboten: Die Personalabteilung sollte ihren Anwalt bitten, das Format und Verfahren des Angebotsschreibens zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß und rechtmäßig sind und dem Arbeitgeber rechtlichen Schutz bieten. Sofern das Angebotsschreiben nicht vom Standardformat abweicht, ist es normalerweise nicht erforderlich, einen Anwalt zu bitten, jeden einzelnen Brief zu überprüfen.
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