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Personaldateien Übersicht und Beispieldateirichtlinie

Was Sie über den Inhalt von Personalakten wissen müssen

Eine Personalakte ist eine vom Arbeitgeber gespeicherte Dokumentation der Geschichte und des Status des gesamten Arbeitsverhältnisses mit einem einzelnen Angestellten. Der Arbeitgeber führt diese Beschäftigungsdokumentation aus drei Gründen in einer Personalakte.

  • Der Arbeitgeber möchte genaue Informationen griffbereit und organisiert haben, wenn Sie aus irgendeinem Grund Zugang zu den Informationen benötigen. Änderungen bei Notfallkontakten, Anschriften von Mitarbeitern, Nachverfolgung von Leistungsbewertungen, Disziplinarbriefen, Mitarbeiteranerkennung und Bewerbungsunterlagen sind Beispiele für die Art von Informationen, auf die der Arbeitgeber schnell zugreifen möchte.
  • Der Arbeitgeber muss Unterlagen zu Personalthemen wie Mitarbeiterauswahl, Leistung, Arbeitshistorie, Kompensationsgrundlagen und interne Förderungsanträge aufbewahren, um nur einige zu nennen.

    Eine EEOC-Forderung, eine Klage oder sogar die Notwendigkeit, das Fehlen einer Gehaltserhöhung oder Beförderung für einen Arbeitnehmer zu rechtfertigen, erfordern, dass der Arbeitgeber diese Art von Mitarbeiterdokumentation gesammelt und aufbewahrt hat.
  • Einige Mitarbeiter Aufzeichnungen sind von Bund oder Ländern für Arbeitgeber zu halten. Die Organisation der Mitarbeiterinformationen in einer Personalakte ist sinnvoll für den Zugang und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Bereitschaft.

Arten von Personalakten

Ein Arbeitgeber unterhält im Allgemeinen mehrere Arten von Personalakten, die für geschäftliche Zwecke, für die Vertraulichkeit von Mitarbeitern, für den Schutz der Privatsphäre und für die Einhaltung von Rechtsvorschriften verwendet werden. Mir ist kein Gesetz bekannt, das angibt, wie viele Dateien ein Arbeitgeber aufbewahren muss.

Es gibt jedoch viele Gesetze, und es gibt Best Practices für die Mitarbeitervertraulichkeit, die den Inhalt von Personalakten regeln und wer Zugang zu diesen Informationen hat.

Dies sind die Personalakten, die die meisten Arbeitgeber in den USA führen. (Die weltweiten Gesetze und Praktiken können abweichen.)

  • Personalakte: Dies ist die Hauptdatei der Mitarbeiter, die die Geschichte des Arbeitsverhältnisses enthält.
  • Abrechnungsdatei: Sie möchten eine separate Datei für alle Gehaltsfragen bezüglich Gehalt und Leistungen pflegen.
  • Ärztliche Unterlagen für Arbeitnehmer: Das Bundesgesetz über die Übertragbarkeit und die Verantwortlichkeit von Krankenkassen von 1996 (HIPAA) verpflichtet die Arbeitgeber, die medizinischen Unterlagen ihrer Angestellten als vertraulich zu behandeln.
  • I-9 Mitarbeiterformulare: Sie müssen eine separate Datei für alle I-9-Formulare für Mitarbeiter (nicht für Mitarbeiter) pflegen, da Sie nicht möchten, dass Regierungsangestellte, die berechtigt sind, diese Formulare unter einer Vielzahl von Umständen zu prüfen wichtigste, vertrauliche Mitarbeiter-Personalakten.

Mitarbeiterzugriff auf Personalakten

Mitarbeiter haben Zugang zu ihren Personalakten unter Anleitung und Aufsicht von Personalpersonal. Personalakten von Mitarbeitern gelten als Eigentum des Arbeitgebers, der die Verantwortung hat, sie zu pflegen und zu schützen.

Beispieldatei für Personalakten

Im Folgenden finden Sie eine Beispieldatei für Personalakten zur Verwendung in Ihrem Unternehmen. Es beschreibt die verschiedenen Dateien, die empfohlen werden und die Zugriff auf jede Datei haben sollten.

Beispielrichtlinie

Das Unternehmen unterhält drei Mitarbeiterdateien für jeden Mitarbeiter.

Für jeden Mitarbeiter wird eine Personalakte gepflegt (Ihr Firmenname). Diese Personalakten enthalten vertrauliche Dokumente und werden von Mitarbeitern der Personalabteilung verwaltet und gewartet.

Der Zugriff auf diese Datei ist auf HR-Mitarbeiter beschränkt und setzt voraus, dass der Manager jedes Mitarbeiters seine eigene Datei mit Dokumenten beibehält, die für die Arbeitsleistung des Mitarbeiters relevant sind.

Zu den typischen Dokumenten in einer Personalakte gehören der Anstellungsvertrag, ein Notfallkontaktformular für Familienangehörige, eine dokumentierte Disziplinarmaßnahme, ein Lebenslauf, ein Mitarbeiterhandbuch und ein vom Arbeitgeber unterschriebener Arbeitsvertrag, aktuelle persönliche Informationen und Arbeitszeugnisse.

Nicht alle Personalakten enthalten die gleichen Dokumente, aber jede Personalakte enthält einige Dokumente, die identisch sind.

Abrechnungsdateien werden ebenfalls gepflegt; Abrechnungsdateien enthalten eine Historie der Jobs, Abteilungen, Vergütungsänderungen und so weiter. Der Zugriff auf die Gehaltsabrechnungsdatei ist auf die entsprechenden Buchhaltungs- und Personalmitarbeiter beschränkt.

Eine Mitarbeiterakte wird ebenfalls gepflegt. Der Inhalt der medizinischen Akte ist für niemanden verfügbar, außer für Personal, das von der Personalabteilung ernannt wurde, und für den Mitarbeiter, dessen Aufzeichnungen in der Datei aufbewahrt werden. Bei Ihrem Firmennamen erhalten medizinische Akten den höchsten Grad an sicherer Aufbewahrung und Vertraulichkeit.

Ein Mitarbeiter kann seine Personalakte einsehen, indem er sich während der normalen Geschäftszeiten an einen Mitarbeiter des Personalwesens wendet. Kein Mitarbeiter darf Dokumente aus seiner Personalakte ändern oder entfernen, die in Anwesenheit einer Person des Personalwesens eingesehen werden müssen.

Auch bekannt als Mitarbeiterdateien, Mitarbeiterdaten, Personalakten, Dokumentation

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