Die Rolle des Projektmanagers
Ich werde oft gefragt, was ein Projektmanager tut, weil die Rolle so umfassend ist. Hier ist meine Meinung über die Rolle des Projektmanagers. Das machen Projektmanager den ganzen Tag.
Projektmanager…
Entwickle die große Idee
Die erste Aufgabe des Projektmanagers ist es, die große Idee zu entwickeln. Es war nicht immer so. Vor nicht allzu langer Zeit wurde von Projektmanagern erwartet, dass sie eine vollständige Idee, wahrscheinlich einen vollständigen Geschäftsfall, aufgriffen und daraus einen Projektplan machten, der ausgeführt werden konnte. Heute hat sich die Rolle des Projektmanagers etwas entwickelt, und Sie werden sich wahrscheinlich früher oder früher im Projekt engagieren, bevor es überhaupt zu einem "Projekt" wird.
Sie arbeiten mit dem Projektsponsor zusammen, um die Idee zu konkretisieren, ein erstes Bild des Projekts zu erstellen und herauszufinden, ob es machbar ist.
Stellen Sie das Team zusammen
Wenn Ihre große Idee für machbar gehalten wird, besteht Ihr nächster Schritt darin, ein Team zusammenzustellen, das daran arbeitet, diese Idee in die Realität umzusetzen. Sie benötigen eine Reihe von Personen, die verschiedene Rollen in einem Projektteam erfüllen können.
Idealerweise suchen Sie in jedem Funktionsbereich Fachexperten, müssen aber auch die Verfügbarkeit berücksichtigen. Projektmanager können nicht immer die gewünschten Mitarbeiter in einem Team finden, da diese Experten in anderen Projekten beschäftigt sind. Wenn Sie nicht darauf warten können, dass sie verfügbar werden, müssen Sie mit den verfügbaren Personen arbeiten.
Sie werden nicht alle Beteiligten im Team brauchen. Einige Funktionsexperten, wie Anwälte oder Pressereferenten, müssen sich nur an den entsprechenden Stellen im Team aufhalten. Ein Teil der Fähigkeiten des Projektmanagements und des Ressourcenmanagements besteht darin, sicherzustellen, dass Sie wissen lassen, dass ihre Aufgaben anstehen, und sie dann so schnell wie möglich über das Projekt informieren, sobald ihr Fachwissen benötigt wird.
Organisieren, was passieren wird
Während der Projektinitiierung und der frühen Startphase arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um genau festzulegen, was zu tun ist. Dazu müssen Sie eine klare Definition für die Arbeit festlegen und sicherstellen, dass alle die Ziele verstehen.
Es lohnt sich, all dies in Bezug auf den geschäftlichen Wert oder die Vorteile zu formulieren: Mit anderen Worten, erklären Sie, warum Sie diese neue Arbeit beginnen.
Führe das Team
Jetzt haben Sie Ihr Team zusammengestellt, und Sie alle wissen, was Sie gemeinsam erreichen müssen. Es ist die Aufgabe des Projektmanagers, dafür zu sorgen, dass das gesamte Team zusammenarbeitet, um dies zu erreichen.
Es ist schwieriger als es klingt! Ein Team erfolgreich zu führen bedeutet, die Herausforderungen von Meinungsverschiedenheiten und Konflikten zu bewältigen und jederzeit auf dem Laufenden zu sein. Sie müssen Ihr Team motivieren, auch in schwierigen Zeiten großartige Arbeit zu leisten. Es beinhaltet auch Coaching, Training, Mentoring und Entwicklung der Menschen, die am Projekt arbeiten, auch wenn sie nicht direkt für Sie arbeiten. Das ist ein Overhead, der bei Projekten oft vergessen wird, aber denken Sie daran, dass Menschen bessere Leistungen erbringen, wenn sie sich respektiert und ermutigt fühlen, ihre beste Arbeit zu leisten.
Wenn Sie Ihr Projekt zu einem Ort machen können, an dem Menschen wachsen und neue Fähigkeiten entwickeln, dann werden die Menschen mit Ihnen zusammenarbeiten wollen.
Zur Führung des Teams gehört auch das Einrichten und Verwalten der Zusammenarbeit im Team. Dies könnte durch Online-Projektmanagement-Tools oder persönliche Team-Meetings oder etwas dazwischen sein. Durch die Zusammenarbeit und den Aufbau eines Team-Teams können Sie Ihre Projektressourcen bewältigen, wenn es Konflikte oder schwierige Zeiten im Projekt gibt, wie z. B. eine plötzlich vorgebrachte Frist.
Verwalten des Geldes
Projekte kosten Geld und die Möglichkeit, ein Projektbudget zusammenzustellen, ist eine Schlüsselqualifikation für einen Projektmanager. Ihre Rolle endet jedoch nicht dort. Sie müssen in der Lage sein, das Geld zu verwalten und die Kosten für das zukünftige Projekt zu kontrollieren.
Sie können dies tun, indem Sie:
- Entwicklung von Schätzungen, die alle erforderlichen Projektaufgaben und Ressourcen abdecken.
- Arbeiten Sie mit Ihren Fachexperten zusammen, um sicherzustellen, dass diese umfassend und vollständig sind.
- Verwenden Sie Ihre Schätzungen, um ein Projektbudget zu erstellen.
- Verwenden Sie Ihr Budget, um dem Projektsponsor zu erklären und sich darüber klar zu sein, wie viel das Projekt kosten wird.
Während des gesamten Projekts können Sie Ihre Kosten durch eine genaue Kostenkontrolle steuern. Dazu müssen Sie vergleichen, was Sie im wirklichen Leben ausgeben, mit den Schätzungen und dem Projektbudget, die Sie zusammenstellen. Hoffentlich sind sie nicht zu weit auseinander, aber wenn Sie einen Trend zu zu viel oder falsche Schätzungen bemerken, dann werden Sie früh genug sein, um es zu korrigieren, mit etwas Glück. Sie können nur beheben, was Sie bemerken, daher ist eine gute Kostenkontrolle wichtig.
Expertentipp: Eine gute Kostenkontrolle beinhaltet mehr als nur das Nachverfolgen von Ausgaben. Sie müssen auch den Umfang der Arbeit überwachen, die an dem Projekt geleistet wird. Es ist die Kombination aus Geld und Aufgaben, die Ihnen einen Überblick darüber gibt, ob das Projekt über seine Möglichkeiten hinausgeht.
Entscheidungen treffen
Lassen Sie uns eines klarstellen: Während der Projektträger für die gigantischen Entscheidungen da ist, sind Sie Projektleiter und verantwortlich für die meisten Entscheidungen, die über das Projekt getroffen werden. Sogar die Großen. Selbst wenn Sie die Entscheidung nicht treffen, werden Sie eine Empfehlung für die Entscheidung abgeben, die der Sponsor Ihrer Meinung nach treffen sollte, weil Sie alle Details haben und über Jahre hinweg darüber nachgedacht haben, und sie sind möglicherweise nicht dazu in der Lage Das.
Stakeholder engagieren
Vor nicht allzu langer Zeit wurde in der Projektmanagement-Literatur über "Stakeholder-Management" gesprochen. Heute ist klar, dass man einen Stakeholder nicht "managen" kann. Es ist naiv und ein bisschen beleidigend, das zu sagen, also sprechen wir über "eingreifen" stattdessen.
In der Praxis haben sich die Werkzeuge nicht verändert - es ist nur die Rhetorik und die Einstellung, die anders ist. Sie werden immer noch herausfinden, wer die Beteiligten an dem Projekt sind und ob sie besonders stark oder einflussreich in Bezug auf Ihre Arbeit sind. Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan und setzen Sie ihn in die Praxis um.
Stakeholder-Engagement bedeutet, mit den Menschen zu arbeiten, die von dem Projekt betroffen sind, um sicherzustellen, dass sie die kommenden Veränderungen verstehen.
Lesen Sie weiter: Umgang mit schwierigen Interessengruppen (weil nicht jeder einfach zu arbeiten ist).
Liefern Sie die Projektziele
Sie tun dies mit der Beteiligung Ihres Teams, und das ist es, was die ganze bisherige Arbeit gebracht hat.
In der Lage zu sein, effektiv zu liefern, was Sie versprochen haben, hängt davon ab, sich darüber klar zu sein, was das sein sollte. Sie müssen wichtige Erfolgsfaktoren und die Maßnahmen dokumentieren, mit denen Sie beurteilen können, ob Sie das erreicht haben, was Sie tun wollten.
Dies sollte im Geschäftsfall des Projekts oder im Projektinitiierungsdokument (oder in beiden Fällen mit unterschiedlichen Detaillierungsgraden) dargelegt werden. Daher sollte es relativ einfach sein zu sehen, was diese Ziele sind - es ist weniger einfach sicherzustellen, dass Sie diese Ziele erreichen.
Gute Planung, starke Führung und die Fähigkeit, das große Ganze sowie das Detail zu sehen, werden immens helfen.
Verwalten Sie die Übergabe, um zu leben
Die Umsetzung der Projektziele ist nicht das Ende Ihrer Rolle als Projektmanager. Das Wichtigste am Ende der Ausführungsphase ist sicherzustellen, dass Sie dem Team, das das Projekt in Zukunft leiten wird, eine klare und vollständige Übergabe geben.
Eine gute Übergabe bedeutet, dass Sie einen Schritt zurücktreten können. Sie werden nicht länger die "Gehende" Person in Bezug auf das Projekt sein, und Sie werden in der Lage sein, zu Ihrem nächsten Projekt überzugehen, in dem Wissen, dass das Business-Team in der Lage ist, das Beste aus dem zu machen, was Sie an Sie geliefert haben.
Teile das Wissen
Mit "Lessons Learned" beschreiben wir, was im Rahmen des Projekts gelernt wurde und in Zukunft für andere Initiativen genutzt werden könnte. Der Projektleiter sollte am Ende des Projekts ein Lessons-Learned-Meeting abhalten. Dies hilft dem Team, zu wachsen und das organisatorische Wissen beizubehalten. Mit anderen Worten, es verhindert, dass die Firma wieder dieselben Fehler macht.
Das macht ein Projektmanager den ganzen Tag. Ihre tatsächliche Aufgabenliste sieht vielleicht etwas anders aus als diese Liste, aber im Wesentlichen werden alle Aufgaben, die Sie dort ausführen, zu diesen Elementen eines Projektmanagers beitragen. Es ist eine vielseitige und herausfordernde Arbeit, aber es ist auch abwechslungsreich und eine großartige Karrierewahl!