Was Arbeitgeber nicht in Personalakten aufbewahren sollten

Was sollte (und sollte nicht) Sie in eine Mitarbeiterdatei des Mitarbeiters legen?

Arbeitgeber sollten niemals bestimmte Punkte in Ihre allgemeinen Personalakten aufnehmen. Der Inhalt Ihrer Personalakten und -aufzeichnungen steht Mitarbeitern der Personalabteilung, dem Mitarbeiter sowie dem Vorgesetzten und dem Vorgesetzten des Mitarbeiters in einigen Unternehmen allgemein zur Verfügung.

In anderen Fällen ist der Zugriff auf HR-Mitarbeiter beschränkt, und Mitarbeiter können Zugriff auf ihre Datensätze anfordern. Rechtsanwälte können auch den Inhalt der Personalakten für Gerichtsverfahren und Beschwerden der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) vorladen.

Ein ehemaliger Mitarbeiter kann auch eine Kopie seiner Personalakten anfordern.

Bei all diesen potenziellen Verwendungen und potentiellen Zuschauern Ihrer Personalakten muss ein Arbeitgeber darauf achten, dass er in seinen Personalakten eine unvoreingenommene, faktische Dokumentation der Beschäftigungshistorie eines Arbeitnehmers führt. Wenden Sie diese allgemeinen Richtlinien daher auf die Dokumentation an, die Sie in den Personalakten Ihrer Organisation aufbewahren.

Allgemeine Richtlinien für den Inhalt der Mitarbeiterdatei

• Informationen in Personalakten müssen sachlich sein. Mitarbeitermeinungen von Supervisor oder Personal; zufällige Noten; Klatsch; unbegründete Gerüchte; Fragen, Berichte oder Tattletale-Anschuldigungen von anderen Mitarbeitern, die unerforscht sind; Behauptungen, die nicht verfolgt, untersucht und abgeschlossen wurden; und alle anderen nicht faktischen Informationen, Kommentare oder Notizen sollten aus der Personalakte eines Mitarbeiters ausgeschlossen werden.
  
  Eines der schlimmsten Beispiele für beleidigende Kommentare, die ein HR-Manager in einer Personalakte gefunden hatte, waren die Interviewnotizen eines Einstellungsmanagers. Einer sagte: "Vielleicht zu dick, um bei Bedarf die Treppe auf und ab zu gehen." Stellen Sie sich vor, der Angestellte, ein Anwalt und sogar zukünftige Angestellte und Vorgesetzte, die Kommentare wie diese lesen.
  
  In einer anderen Firma fand der Manager unbegründete Notizen, die Manager und andere in die Akten des Mitarbeiters geschrieben hatten: "Mary ist wütend, weil sie keine Gehaltserhöhung bekommen hat. Sie hat ihre Arbeit gezielt reduziert, um mit ihrem Manager fertig zu werden." Siehst du das Problem?

• Personaldatensätze müssen sorgfältig den entsprechenden Dateipositionen zugeordnet werden. Legen Sie ein Protokoll für die Personalakten Ihres Unternehmens fest, das auf staatlichen und bundesstaatlichen Gesetzen, Arbeitsgesetzen wie dem Krankenversicherungs-Portabilitäts- und Rechenschaftsgesetz von 1996 (HIPAA) und den Best Practices der Arbeitgeber basiert.
  
  Bleiben Sie dann beim Protokoll. Sie wollen keine zufälligen Arztentschuldigungen in der Personalakte finden, wenn sie in eine medizinische Akte gehören. Sie wollen auch nicht die Begründung und Rechtfertigung für die Beförderung eines Mitarbeiters in der Gehaltsabrechnungsdatei.
  
  Sie wollen auch nicht die Aufzeichnungen einer Einstellungsentscheidung, die eine Hintergrundprüfung oder Notizen aus Gesprächen mit ehemaligen Arbeitgebern in der Personalakte enthalten.

• Vorgesetzte, Manager und andere Mitarbeiter, die die Dokumentation in Personalakten legen, müssen geschult werden, um die Dokumentation entsprechend zu schreiben. Wenn Sie einem Mitarbeiter einen Verweis geben, dass der Mitarbeiter ein totaler Deatbeat war, werden Ihre Personalakten keine Preise gewinnen, aber ungeschulte Vorgesetzte sind dafür bekannt, ähnliche Aussagen zu machen.
  
  Besser noch: Beschränken Sie den Zugriff auf die Dateien auf Ihre Personalmitarbeiter, die für die Aufzeichnungen verantwortlich sind und wissen, was in einer Personalakte gespeichert werden soll und nicht.
• Stellen Sie die Informationen, die Sie in die Personalakten eintragen, so zusammen, dass sowohl die positiven als auch die negativen Aspekte der Beschäftigungsgeschichte eines Mitarbeiters berücksichtigt werden. Zu oft betonen die Personalakten jedes negative Ereignis und verpassen die positiven Komponenten.
• Erkennen Sie den Unterschied zwischen den persönlichen Notizen eines Vorgesetzten zu seinem Berichtspersonal und den offiziellen Personalakten des Unternehmens. Die Notizen des Supervisors, die für die Leistungsverbesserung verwendet werden, um Projekte und die Zielerfüllung zu verfolgen und um beispielsweise Erhöhungs- und Leistungsentwicklungspläne fair zu bestimmen, gehören in die private Datei eines Supervisors und nicht in die offiziellen Personalakten des Unternehmens.
  
  Erkennen Sie auch die Notwendigkeit, die Aufsichtsbehörden darin zu schulen, wie sie sich Notizen machen und die Dokumentation in ihrer Verwaltungsakte aufbewahren können. Die gleichen Kriterien für Fakten, nicht Meinungen und spezifische Beispiele, nicht Hörensagen, gelten für private Notizen.
  
  Die privaten Notizen des Vorgesetzten können im Fall eines Rechtsstreits vorgeladen werden, so dass auch für private Notizen Vorsicht geboten ist. Die Praxis der Aufsichtsbehörden, Kopien der in der offiziellen Personalakte des Personals enthaltenen Unterlagen in ihrer Verwaltungsakte zu behalten, wird nicht empfohlen.

• Einstellungsunterlagen und Interviewnotizen stellen ein kleines Dilemma dar. Die beste Vorgehensweise besteht darin, für jede Position, die Sie ausfüllen, eine separate Datei zu führen, die die gesamte Dokumentation zum Füllen dieser Position von der Stellenausschreibung bis zur Referenzprüfung enthält. Die Lebensläufe der Bewerber, Bewerbungsschreiben und Bewerbungen gehören in diese Datei, mit der Ausnahme, dass Sie den Antrag des Arbeitnehmers auf die Personalakte des Arbeitnehmers verschieben sollten.
  
  Diese Datei enthält die offiziellen Checklisten und Formulare, die eine unvoreingenommene Darstellung der Qualifikationen eines potenziellen Mitarbeiters anstreben und Ihre Entscheidung unterstützen, den qualifiziertesten Kandidaten einzustellen. Die Meinungen und Notizen des Personalchefs, die während des Einstellungsprozesses gemacht wurden, gehören nicht in diese Datei. Die Personalabteilung kann diese Aufzeichnungen sammeln, um eine vollständige Dokumentation über eine Einstellungsentscheidung zu erhalten, aber sie gehören nicht in die Personalakte.

• Sachdokumente über Beschäftigungsentscheidungen wie Beförderung, Übergang zu einer Gelegenheit und Gehaltserhöhungen gehören zu den Personalakten. Die Meinung des Supervisors oder HRs über den Angestellten nicht. Offizielle Disziplinarmaßnahmen, wie eine schriftliche Verwarnung, gehören ebenfalls in die Personalakte des Mitarbeiters.

Spezifische Beispiele für die Dokumentation, die nicht in Personalakten enthalten sein sollten

Die folgenden Informationen sollten nicht in Personalakten abgelegt werden. Die Dokumentation kann eine separate Datei erfordern, kann als Überwachungs- oder Management-Notizen klassifiziert werden oder sollte von einem Arbeitgeber überhaupt nicht aufbewahrt werden.

• Jede medizinische Information gehört in die medizinische Akte.
• Personalabrechnungsinformationen gehören in die Abrechnungsdatei.
• Dokumente, die Sozialversicherungsnummern von Arbeitnehmern oder Informationen über geschützte Klassifikationen eines Mitarbeiters wie Alter, Rasse, Geschlecht, nationale Herkunft, Behinderung, Familienstand, religiöse Überzeugungen usw. enthalten, sollten niemals in den Personalakten aufbewahrt werden.
• Aufsichtsdokumente, die dazu dienen, die Arbeit eines Mitarbeiters zu managen, Ziele zu setzen, Feedback zu geben usw., sollten in einer privaten, für den Supervisor oder den Manager bestimmten Mappe abgelegt werden.
• Untersuchungsmaterial einschließlich der Mitarbeiterbeschwerde, Zeugenbefragungen, Mitarbeiterbefragung, Befunde, Rechtsanwaltsempfehlungen und -lösung sowie Nachverfolgung, um sicherzustellen, dass keine Vergeltungsmaßnahmen getroffen werden, sollte in einer Ermittlungsakte liegen, die von Personalakten getrennt ist.
• Datei- Angestellter I-9 bildet in einer I-9-Datei oder einem Ort, weg von Personalakten der Mitarbeiter.
• Legen Sie Hintergrundüberprüfungen einschließlich Vorstrafen, Kreditauskünften usw. und die Ergebnisse der Drogentests in einer separaten Datei an, auf die Vorgesetzte, Manager und der Mitarbeiter nicht zugreifen können. SHRM empfiehlt entweder diese separate Datei oder empfiehlt, dass diese Informationen auch in der medizinischen Akte des Mitarbeiters abgelegt werden können.
• Employee Equal Opportunity-Unterlagen wie Formulare zur Selbstidentifikation und Regierungsberichte sollten nicht in der Personalakte oder an einem anderen Ort aufbewahrt werden, an dem der Supervisor Zugang hat.

Wenn Sie diese Richtlinien befolgen, speichert Ihre Organisation faktische, unterstützbare Beschäftigungshistorie und Personalakten an den entsprechenden Standorten.

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