Die fünf Phasen eines Projekts verstehen

Während einige Projektmethoden wie agile Ansätze die folgenden Phasen in schnelleren, iterativen Zyklen komprimieren oder wiederholen, ist die Arbeit jeder Stufe in jedem Projekt sichtbar und eindeutig.

Formale Projekte folgen einem fünfstufigen Prozess wie folgt

1. Initiierung: Projektteambildung, Projektvermittlung und Kick-off.
2. Planung: Abschließen des Projektumfangs, Definieren des detaillierten Arbeitsaufbaus, Bewerten des Risikos, Identifizieren des Ressourcenbedarfs, Fertigstellen des Zeitplans und Vorbereitung auf die eigentliche Arbeit.
3. Ausführung: Ausführung der tatsächlichen Arbeit, die für die Projektdefinition und den Projektumfang erforderlich ist.
4. Überwachung und Kontrolle: Die tatsächliche Verwaltung, Berichterstattung und Kontrolle der Ressourcen und Budgets während der Ausführungsphase.
5. Projektabschluss: Lieferung des Projekts, Bewertung der gewonnenen Erkenntnisse, Vertagung des Projektteams.

Traditioneller Projektablauf

Unabhängig von der Größe des Projekts ist die Bewegung durch die Stufen gleich. Das Projekt wird mit einer Charta eingeleitet oder eingeleitet, die den Projektmanager identifiziert und die Wichtigkeit des Projekts beschreibt.

Ist das Projekt angelaufen, geht es in die Planungsphase. Hier identifizieren die Kern- und Arbeitsteams die notwendigen Arbeiten, die zur Erreichung des Projektumfangs erforderlich sind, und entwickeln Schätzungen und Bewertungen für Zeit, Kosten, Ressourcen und Risiken.

Nach der Planungsphase beginnt die Arbeit und tritt in einer definierten Reihenfolge auf, die notwendig ist, um von einem Vorgänger oder vorhergehenden Aktivitäten zu Folgeaktivitäten überzugehen. Projektabhängigkeiten spielen in dieser Phase eine wichtige Rolle.

Während die Ausführung fortschreitet, überwachen der Projektmanager und die Teammitglieder das gesamte Projekt, berichten über das Projekt und steuern es, wobei der Schwerpunkt auf den Aktivitäten des kritischen Pfads liegt. Diese Arbeit wird fortgesetzt, bis die Ausführungsphase abgeschlossen ist und das Projekt an den Kunden ausgeliefert wird.

In der letzten Phase, dem Projektabschluss, wird die Lieferung abgeschlossen, die gewonnenen Erkenntnisse bewertet und das Projektteam vertagt, so dass die Mitglieder ihre nächste Initiative fortsetzen können.

Bei agilen oder iterativen Entwicklungsprojekten erfolgen Planung und Ausführung in kurzen Abständen oder Sprints, wobei sich die Phasen wiederholen, bis das Projekt zur Zufriedenheit des Kunden abgeschlossen ist.

Detaillierte Erklärung für jede Phase

Initiierung: Eine solide Projektinitiierung wird nicht nur Ihr Projekt zum Erfolg führen, sondern auch die Grundlage für alle zukünftigen Phasen schaffen. Während der Initiierung erhalten Sie die zugewiesenen Projektteammitglieder, informieren Sie über die allgemeinen Projektziele und fragen den Kunden oder Projektverantwortlichen so viele Fragen wie möglich, damit Sie das Projekt effizient planen können. Es ist auch eine gute Zeit, Teambegeisterung über das Projekt aufzubauen und letzte Details zu sammeln, die die Projektplanung beeinflussen könnten. Zusätzliche Schritte umfassen:

• Stakeholder-Analyse
• Übertragung eines leitenden Sponsors
• Charta Dokumentenentwicklung und Kommunikation
• Formale Kick-Off-Sitzung

Planung : Sobald Sie das Projekt initiiert und alle relevanten Informationen gesammelt haben, beginnen Sie mit der Planung Ihres Projekts. Die Planungsphase hängt von der Größe Ihres Projekts ab, wie viele Informationen Sie organisieren müssen und wie groß Ihr Team ist. Das Ergebnis der Planung sollte ein klarer Projektplan oder -plan sein, von dem jeder seinen zugewiesenen Aufgaben folgt. Die Verwendung eines Projektplanungsprogramms wie Microsoft Project oder Basecamp ist sehr hilfreich bei der Planung eines Projekts. Wenn Sie keinen Zugriff auf eines dieser Programme haben, führen Sie online eine allgemeine Suche nach kostenloser Projektplanungssoftware durch.

Auch wenn die Verwendung eines Projektierungs-Programms hilfreich ist, ist es nicht immer notwendig. Mit Excel und Word, um Ihren Plan zu erstellen und es dem Team zu kommunizieren, ist ebenso effektiv. Zu den spezifischen Aufgaben in der Planungsphase gehören:

• Erstellen eines Kommunikationsplans für die verschiedenen beteiligten Akteure.
• Entwicklung eines detaillierten Projektstrukturplans
• Identifizieren des kritischen Pfads
• Zeichnen von Ressourcen für den Projektplan und Verfeinern der Abfolge der Arbeit basierend auf Projektabhängigkeiten und Ressourcenbeschränkungen.
• Entwicklung eines detaillierten Zeitplans
• Bewertung von Risiken und Entwicklung eines Risikopriorisierungs- und Risikoplanungsplans

Ausführung: Nachdem Sie nun einen soliden Projektplan haben, kann das Team mit der Ausführung des Projekts für die zugewiesenen Aufgaben beginnen. Es ist die Phase, in der jeder mit der Arbeit beginnt. Sie sollten die Ausführungsphase offiziell mit persönlichen Besprechungen beginnen, um sicherzustellen, dass jeder über das verfügt, was er benötigt, um mit der Ausführung seines Teils des Projekts zu beginnen. Das Team auf den richtigen Weg zu bringen, ist ein wesentlicher Faktor für den Projekterfolg, um den Zeitplan und den Kommunikationsplan klar zu artikulieren.

Überwachen und Steuern: Während sich das Projekt in der Ausführungsphase befindet, werden Sie es überwachen und steuern, um sicherzustellen, dass es sich wie geplant bewegt. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Projekt zu überwachen und zu steuern. Gelegenheits-Check-Ins mit Teamleitern, organisierte tägliche "Stand-ups" oder formellere wöchentliche Status-Meetings sind effektiv. Die Informationen, die aus diesen Besprechungen oder Kommunikationskanälen stammen, werden die Rückkopplungsschleife und letztlich jede Neuplanung und Anpassungen, die für das Projekt notwendig sind, informieren.

Weitere wichtige Aktivitäten in dieser Phase umfassen:

• Halten Sie sich an Ihren vorgegebenen Kommunikationsplan, um sicherzustellen, dass die Stakeholder über den Projektstatus informiert sind.
• Überwachung von Arbeitsteams und Arbeitsaktivitäten auf dem kritischen Pfad.
• Identifizieren von Möglichkeiten zur Verbesserung der Zeitplanleistung durch schnelles Verfolgen oder Ausführen von Aktivitäten parallel oder bei Bedarf durch Abstürzen des Zeitplans durch Hinzufügen von Ressourcen.
• Überwachung der tatsächlichen gegenüber den geplanten Kosten.
• In einigen Fällen Überwachung, Berechnung und Berichterstattung über den erzielten Wert für den Projektplan.
• Risiken überwachen und mindern und den Risikoplan nach Bedarf verfeinern.

Projektabschluss: Sobald alle Details und Aufgaben Ihres Projekts abgeschlossen und vom Kunden oder Projektbesitzer genehmigt wurden; Sie können Ihr Projekt endlich schließen. Der Abschluss eines Projekts ist ebenso wichtig wie dessen Initiierung, Planung und Durchführung. Sie sollten alle Informationen aus dem Projekt dokumentieren und ordentlich organisieren, damit Sie bei Bedarf darauf zurückgreifen können. Es ist auch eine gute Zeit, eine Obduktion für das Projekt durchzuführen, damit alle Teammitglieder darüber reflektieren können, was während des Projekts richtig oder falsch gelaufen ist.

Es sollte auch dokumentiert werden, damit das Ergebnis mit anderen Projektmitgliedern geteilt und in einem Projektverlaufsordner abgelegt werden kann. Schließlich ist es wichtig, das Projektteam formell zu vertagen und Feedback und Leistungsbewertungen gemäß den Richtlinien Ihres Unternehmens zu geben.