Die Rolle der Rechtssekretäre, die auch als Verwaltungsassistenten und Rechtsbeistand bekannt sind, hat sich in den letzten zwei Jahrzehnten entwickelt. Da die Technologie die Rechtsanwaltskanzlei immer weiter transformiert, haben die Rechtssekretäre die traditionellen Rollen der Eingabe und Beantwortung von Telefonen überschritten, um hochwertige Aktivitäten durchzuführen, die früher Fach- und Führungskräften vorbehalten waren, wie die Auswahl von Lieferanten, die Verwaltung von Kundenbeziehungen und die Erstellung juristischer Dokumente.
Trotz des Übungsumfelds, der Unternehmensgröße oder der rechtlichen Spezialisierung des Rechtssekretärs sind bestimmte Kernaufgaben jedoch gleich geblieben. Um in der heutigen Rechtsanwalts- oder Gesellschaftsrechtsabteilung erfolgreich zu sein, müssen Rechtssekretäre die folgenden 10 Fähigkeiten beherrschen. Um mehr über den Erfolg als Rechtsanwaltsgehilfe oder Rechtsbeistand zu erfahren, überprüfen Sie diese Eigenschaften eines erfolgreichen Rechtssekretärs.
Technologie-Fähigkeiten
Viele Anwälte haben weder die Zeit noch das Fachwissen, um Anwaltskanzlei zu betreiben. Sie verlassen sich auf technisch versierte Rechtssekretäre, um eine Vielzahl von computergestützten Aufgaben durchzuführen, wie: Erstellen von Tabellen, Erstellen von Präsentationen, Eingabe von Zeit für Rechnungszwecke, Erstellen und Eingeben von Dokumenten, Verwalten von Kalendern und Nachverfolgen von Terminen.
Daher haben Rechtssekretäre, die eine Vielzahl von Computer-Software-Anwendungen beherrschen, die meisten Karrieremöglichkeiten. Zu den häufigsten Technologien, die von Rechtssekretären beherrscht werden müssen, gehören:
- Textverarbeitung
- Kalkulationstabelle
- Präsentation
- Dokumenten-Management
- Zeit und Abrechnung
- Kalender & Termine
- Transkription
- Desktop-Publishing
- Videokonferenzen
Zwischenmenschliche Fähigkeiten
Rechtssekretäre interagieren täglich mit Rechtsanwälten, Rechtsanwaltsgehilfen, Mitarbeitern, Mandanten, gegnerischen Anwälten, Justizpersonal, Verkäufern und anderen Dritten.
Daher sind erstklassige zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten unerlässlich. Zusätzlich zum persönlichen Kontakt kommunizieren Sekretäre per E-Mail, Telefon und Videokonferenzsystem.
Schreibfähigkeiten
Denken Anwälte führen alle das Schreiben aus? Denk nochmal. Rechtssekretäre sind häufig für die Erstellung routinemäßiger Korrespondenz und Aktennotizen sowie für das Korrekturlesen juristischer Dokumente wie Schriftsätze, Schriftsätze, Entdeckungs- und Transaktionsdokumente zuständig.
Schreiben ist ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit des Rechtsanwalts; Diejenigen, die starke Schreibfähigkeiten entwickeln, werden für die Anwälte, die sie unterstützen, unentbehrlich.
Organisatorische Fähigkeiten
Anwälte sind notorisch desorganisiert. Da Rechtssekretäre die "rechte Hand" des Rechtsanwalts sind, sind organisatorische Fähigkeiten unerlässlich, um eine Anwaltskanzlei oder Rechtsabteilung effizient zu verwalten.
Rechtssekretäre müssen Papier- und elektronische Dateien verwalten, Projekte verwalten, mehrere Fristen verfolgen, Kalender verwalten, Besprechungen planen, Veranstaltungen organisieren und alles geordnet und zugänglich halten.
Transkriptionsfähigkeiten
Transkriptionsfähigkeiten sind grundlegend für das Sekretariat. Zusätzlich zu einer schnellen Tippgeschwindigkeit (die Anforderungen des Arbeitgebers variieren von 50 bis 100 Wörtern pro Minute) sind für das Verständnis der Sprachdiktierdateien sehr gute Hörfähigkeiten erforderlich.
Starke Grammatik, Rechtschreibung, Wortschatz und Sprachkenntnisse sind ebenso notwendig wie ein Verständnis der Rechtsterminologie. Darüber hinaus müssen Sekretäre in Textverarbeitungsanwendungen und Transkriptionsgeräten kompetent sein.
Aufmerksamkeit fürs Detail
Die Liebe zum Detail ist in der Anwaltschaft entscheidend. Wenn Sie beispielsweise 600.000 USD in ein Abfindungsangebot statt 60.000 USD eingeben, könnte Ihre Firma einen Kunden kosten. Rechtssekretäre kümmern sich um die Details der täglichen Rechtspraxis und die Aufmerksamkeit für Details ist bei fast jeder Sekretariatsaufgabe wichtig, von der Erstellung und Korrektur von Dokumenten bis hin zur Planung von Besprechungen und Terminabsprachen.
Vertrautheit mit juristischen Dokumenten und Terminologie
Was ist der Unterschied zwischen einer Sekretärin und einer juristischen Sekretärin? Rechtssekretäre sind mit allen rechtlichen Dingen vertraut. Begriffe wie subpoena, pro se und voir dire verwirren sie nicht.
Sie verstehen die Feinheiten juristischer Verfahren und wissen, wie Schriftsätze, Discovery- und Transaktionsdokumente erstellt und formatiert werden.
Zusammenspiel
Teamarbeit ist für die Rolle der Rechtssekretäre bei der Erbringung von Rechtsdienstleistungen von entscheidender Bedeutung. In allen Praxisbereichen - von der großen juristischen Abteilung des Unternehmens bis zum Solopraktiker - müssen sich Rechtssekretäre mit Anwälten, Rechtsanwaltsgehilfen, Sekretärinnen, Archivaren, Verkäufern und anderen zusammenschließen, um die Rechtsdienstleistungen effektiv zu erbringen.
Die effizientesten Rechtssekretäre wissen, wie man mit Kollegen auskommt und mit Dritten zusammenarbeitet, um die Arbeit zu erledigen.
Multi-Tasking Fähigkeiten
Die meisten Rechtssekretäre arbeiten für mehr als eine Person in mehr als einer Datei. Die gleichzeitige Ausführung mehrerer Aufgaben ist für einen zuständigen Rechtsberater eine Selbstverständlichkeit.
Sie wissen, wie man mehrere Aufgaben und konkurrierende Prioritäten jongliert und wie man in der heutigen Kanzlei, in der eine Person häufig drei Aufgaben erledigt, mit wachsender Arbeitsbelastung fertig wird.
Forschungskompetenz
Rechtssekretäre führen Internet-Recherchen für eine Vielzahl von Aufgaben durch, wie zum Beispiel die Suche nach Wegbeschreibungen, die Sammlung von Kundeninformationen, die Recherche des Wettbewerbs und die Suche nach Experten.
Viele Rechtsreferenten, insbesondere solche in kleinen Anwaltskanzleien, führen auch Rechtsanwaltsaufgaben durch, einschließlich der juristischen Forschung, der Überprüfung und Aufspürung der Rechtsprechung. Juristische Forschungsplattformen wie Westlaw oder Lexis / Nexis können Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.