Welche Struktur funktioniert am besten für Sie?
Die Struktur Ihrer Organisation beeinflusst, wie Sie Projekte verwalten und ausführen. Es kann auch beeinflussen, wie viel Autorität und Reichweite Sie als Projektmanager haben.
Es gibt drei gemeinsame Organisationsstrukturen, in denen Projektmanager arbeiten: Funktional, Projekt und Matrix. Werfen wir einen Blick auf die Vor- und Nachteile von jedem, damit Sie wissen, womit Sie konfrontiert sind, wenn Sie einer neuen Struktur beitreten.
Funktionale Organisationsstruktur
In einer funktionalen Organisationsstruktur arbeiten der Projektmanager und alle Ressourcen in der gleichen Unternehmensabteilung wie der Vertriebs- und Marketingabteilung. Im Allgemeinen hat der funktionale Manager mehr Autorität als der Projektmanager.
Vorteile
Die funktionale Struktur gibt Ihnen die geringste Macht als Projektmanager, bietet aber viele weitere Vorteile:
- Es funktioniert gut für kleine Teams und kleine Projekte, da die Funktion die volle Kontrolle über die Teammitglieder und andere benötigte Ressourcen hat.
- Sie können einfach auf die Experten zugreifen, die Sie benötigen, da sie sich im selben Funktionsbereich befinden.
- Es ist schnell, alle zusammen zu bringen, um Probleme im Zusammenhang mit dem Projekt zu lösen.
- Sie können die Projektkommunikationswerkzeuge einschränken, die Sie verwenden müssen, da das Team relativ klein und einfach ist.
- Sie erhalten oft begeisterte Teammitglieder, die daran interessiert sind, an dem Projekt zu arbeiten, weil es ihnen Karrieremöglichkeiten bietet. Projektarbeit kann eine großartige Möglichkeit sein, Ihr Team zu motivieren.
- Wenn Sie das Projekt an ein funktionierendes Team übergeben, wird es das funktionale Team, in dem Sie arbeiten, was das Schließen eines Projekts erleichtern kann.
Nachteile
Obwohl diese Struktur viele Vorteile hat, sollten Sie auch einige Nachteile in Betracht ziehen:
- Die Arbeit findet in einem Silo statt, was bedeutet, dass Sie keinen Zugang zu Personen außerhalb Ihrer funktionalen Abteilung haben.
- Die Mitarbeiter des Projektteams sind ihrer Abteilung oder ihrem Teammanager möglicherweise loyaler als ihrer Arbeit am Projekt, wodurch Konflikte entstehen können.
- Ein großes Projekt kann mit einem funktionalen Projektmanager für jede Funktion enden. Es kann dazu führen, dass Arbeit durch die Risse fällt, wenn alle Projektleiter nicht harmonisch zusammenarbeiten.
- Funktionale Arbeit kann isolierend sein, da Sie nicht die Möglichkeit haben, sich weit mit dem Unternehmen zu vernetzen. Die Aufrechterhaltung eines strategischen Fokus kann schwieriger sein.
Projekt Organisationsstruktur
Engagierte Teams werden zusammengestellt, um an Projekten in einer Projektorganisationsstruktur zu arbeiten. Der Projektmanager trägt wahrscheinlich die Verantwortung für das Linienmanagement der Mitglieder des Projektteams. Beispiele hierfür sind große Bauprojekte, aber auch Unternehmensinitiativen, die ein engagiertes Team erfordern. Der Projektmanager hat die oberste Autorität und berichtet dem Projektträger und der Projektleitung. Die Personen in der Teamarbeit direkt für den Projektleiter.
Vorteile
Der offensichtliche Vorteil einer Projektstruktur ist, dass Sie mehr Kontrolle über das Team haben, aber auch andere Vorteile sind vorhanden.
- Teams können ein starkes Identitätsgefühl haben. Es ist die einfachste Struktur, um eine starke Teamkultur zu schaffen.
- Das gesamte Team konzentriert sich auf die Ziele des Teams, daher besteht ein Loyalitätskonflikt mit dem Tagesjob für die an dem Projekt beteiligten Personen. Ihr Job ist das Projekt.
- Die Ressourcen sind dem Projekt gewidmet, so dass es viel einfacher ist, die Arbeit zu planen. Sie werden wissen, wann die Teammitglieder verfügbar sind, und es besteht kein Risiko, dass sie kurzfristig für einen anderen Manager wie gewohnt übernommen werden.
- Projekte, die in dieser Struktur ausgeführt werden, sind großartige Umgebungen für die Verbesserung Ihrer Projektmanagementfähigkeiten sowie für mehr technische Führungsfähigkeiten.
Nachteile
Die Projektstruktur ist am einfachsten zu bearbeiten, hat aber immer noch einige Nachteile.
- Ein Team für ein Projekt zu haben ist eine teure Verpflichtung. Es ist eher eine Option nur bei großen Projekten.
- Wenn Sie Personen von ihren funktionalen Aufgaben entfernen, kann es für sie schwierig werden, zurückzukehren, insbesondere wenn das Projekt lang ist. Die Projektarbeit dehnt sich aus und die Rückkehr zu dem, was Sie zuvor getan haben, nachdem eine Zeit in einem multidisziplinären Umfeld an einem neuen, herausfordernden Projekt gearbeitet hat, ist für viele Menschen keine attraktive Perspektive. Die Verwaltung des Teamwechsels beim Schließen eines Projekts wird noch wichtiger.
- Manchmal kann das Schließen eines Projekts bedeuten, dass Sie Ihren Job verlieren, wenn das Geschäft weitergeht und eine andere Rolle für Sie nicht verfügbar ist.
- Von Natur aus saugen engagierte Teams Ressourcen auf, um nur an einer Sache zu arbeiten. Sie können die Anzahl der Projekte begrenzen, die das Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt durchführen kann, insbesondere wenn verschiedene Projekte die gleichen Fähigkeiten erfordern.
- Projektmanager in dieser Art von Struktur führen auch Linienmanagement für ihre Teams durch, was bedeutet, dass Sie Zeit und Aufwand für Personalaufgaben aufwenden müssen, die Sie in anderen Strukturen nicht benötigen würden. Wenn Sie dieses Element der Arbeit mit Menschen genießen, könnte dieser Faktor ein Vorteil sein.
Matrix Organisationsstruktur
Die dritte Option ist eine Matrixstruktur. Ressourcen werden sowohl für die Arbeit als auch für die Projektarbeit zur Verfügung gestellt. Es kann bedeuten, dass zwei Manager oder eine "gepunktete" Verantwortung für einen Projektmanager sowie für den Teammanager vorhanden sind. Die Linienstruktur der funktionalen Verwaltung ist normalerweise zuerst vorhanden, und der Projektmanager nimmt die gepunktete Linie.
Diese Struktur teilt Macht und Autorität zwischen dem Funktions- oder Divisionsteammanager und dem Projektmanager auf. Sie müssen Ihre Verhandlungsfähigkeiten voll ausschöpfen!
Vorteile
Matrixstrukturen sind sehr häufig, da sie es den Managern ermöglichen, flexibel zu entscheiden, wie die Menschen ihre Zeit verbringen. Sie werden wahrscheinlich irgendwann in Ihrer Karriere in einer Matrix-Umgebung arbeiten. Die Vorteile dieser Struktur sind wie folgt:
- Ressourcen werden effizient genutzt und können bei Bedarf zwischen Projekten ausgetauscht werden.
- Sie können an vielen verschiedenen Dingen arbeiten, manchmal parallel - obwohl dieser Punkt auch als Nachteil argumentiert werden kann.
- Teams und Einzelpersonen können sehr entgegenkommend sein. Wenn ein neues Projekt kommt, das Vorrang haben muss, ist es einfach genug, sich zu drehen und sich plötzlich auf etwas anderes zu konzentrieren. In einer Projektstruktur, die länger dauert, um sich aufzulösen und neu zu gruppieren, ist das nicht so einfach.
- Die Struktur erfordert, dass jeder den gleichen Lebenszyklus und die gleiche Methodik für das Projektmanagement verwendet, sodass der Wechsel zwischen Projekten einfach ist. Menschen können einem Projektteam beitreten, das relativ wenig Onboarding erfordert, wenn die Terminologie und die Prozesse häufig sind.
Nachteile
Wie bei allen Setups hat auch dieser seine Fallstricke. Obwohl es eine gemeinsame Struktur ist, haben nicht viele moderne Arbeitsplätze die Probleme der Überlastung geknackt. Es kann leicht sein, Einzelpersonen zu viel zu geben, wenn Sie keine Systeme zur Verwaltung und Überwachung der gesamten Arbeitslast haben. Andere Nachteile sind wie folgt:
- Der Konflikt zwischen Projekten ist üblich, weil Sie möglicherweise für dieselben Ressourcen wie ein anderes Projekt kämpfen.
- Das andere Projekt könnte die besten Ressourcen - die am besten geeigneten Leute mit den richtigen Fähigkeiten - abgesperrt haben, oder ihr Vorgesetzter würde sie vielleicht nicht für die Projektarbeit zur Verfügung stellen.
- Es kann zu einem Konflikt zwischen den üblichen Aufgaben und der Projektarbeit für Einzelpersonen kommen, insbesondere wenn beide Manager ihnen unterschiedliche Prioritäten geben.
- Ressourcen könnten einen Konflikt darüber haben, welchen Entwicklungspfad sie für ihre zukünftige Karriere einschlagen. Obwohl Sie vielleicht wissen, dass Sie im Projektmanagement bleiben möchten, haben Sie möglicherweise die Möglichkeit, in eine höhere funktionale Rolle oder eine eher projektorientierte Rolle einzusteigen. Aber viele Karrieremöglichkeiten zu haben, ist eine gute Sache, auch wenn es zu schwierigen Entscheidungen führt.
Eine Organisationsstruktur, die perfekt für alle Business-as-usual-Arbeit funktioniert, funktioniert nicht immer für Projekte, und Sie müssen in der Umgebung verwalten, in der Sie arbeiten. Erfahrung in jeder dieser Strukturen ist eine gute Idee, so dass Sie sie aus erster Hand erfahren können. Es wird Ihnen helfen zu entscheiden, welche Umgebung am besten zu Ihnen passt und Ihren Fähigkeiten und Vorlieben entspricht. Dann können Sie eine fundierte Entscheidung treffen, wenn Sie die Möglichkeit haben, Ihre zukünftige Arbeitsumgebung zu bestimmen.
Wenn Sie die Vor- und Nachteile der jeweiligen Organisationsstruktur Ihres Projekts verstehen, können Sie herausfinden, wo Sie am besten Zeit und Einfluss verbringen, um das Beste aus Ihrem Team zu machen und Ihr Projekt erfolgreich abzuschließen.