Erfahren Sie mehr über die Rollen und Verantwortlichkeiten eines Konferenzleiters

Meeting Leader sind der Schlüssel zu einem erfolgreichen Meeting, das seine Ziele erreicht

Der Meetingleiter ist der Mitarbeiter, der für die Planung, Organisation, Verwaltung der Details und Einladung der Teilnehmer zu einem Meeting verantwortlich ist. Er oder sie ist der Angestellte, der für den Fortschritt des eigentlichen Treffens verantwortlich und verantwortlich ist. Sie ergreifen vor, während und nach dem Treffen Maßnahmen, um sicherzustellen, dass das Treffen seine Ziele erfolgreich erreicht.

Wer führt das Treffen?

Der Meetingleiter ist der Schlüssel, um Meetings und Teams erfolgreich zu machen. Der Mitarbeiter, der als Meetingleiter fungiert, ist von entscheidender Bedeutung. In einigen Sitzungen ist der Leiter der Abteilungsleiter, der Teamleiter oder die Person, die von der Geschäftsleitung für die Leitung einer Initiative ernannt wird. Diese Mitarbeiter wurden wegen ihrer wahrgenommenen Fähigkeiten als Führungskraft oder Führungskraft zu ihrer Führungsrolle ausgewählt.

Zu anderen Zeiten kann ein Angestellter natürlich als Anführer auftreten. Diese Führungskräfte sind Mitarbeiter, zu denen andere Mitarbeiter aufschauen und sie respektieren. Bei anderen Gelegenheiten kann ein Team entscheiden, die Führungsrolle unter allen Mitgliedern zu wechseln. Auf diese Weise können alle Teammitglieder ihre Fähigkeiten als Meetingleiter weiterentwickeln und im Allgemeinen zu erfolgreichen Meetings beitragen.

Verantwortlichkeiten des Konferenzleiters

Im Folgenden sind die wichtigsten Aufgaben eines Meeting-Anführers aufgeführt.

• Bestimmt das Ziel, die Aufgabe oder den Zweck, die erfüllt werden müssen. Dies ist oft eine Aufgabe oder ein Teil der Jobbeschreibung des Anführers.
• Entscheidet, ob eine Besprechung die bestmögliche Methode ist, um das Ziel oder den Zweck zu erreichen oder das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Beantworten Sie die Frage: Wird ein Meeting benötigt?
• Legt fest, wer bei der Planung des Meetings helfen muss.
• Mit einem Team oder als Leiter, entscheidet über die Tagesordnung für das Treffen. (In laufenden Sitzungen wird diese Aufgabe am Ende des aktuellen Meetings erledigt.)
• Bestimmt das Datum, die Uhrzeit und den Ort am häufigsten mithilfe eines freigegebenen Unternehmenskalenders.

• Passt zusammen, um Vorarbeiten wie Lesen, Finanzinformationen, Geschichte, Team-Meeting-Protokolle usw. zu erledigen.
• Lädt Teilnehmer ein und verteilt Aufgaben und Vorarbeiten so viel Zeit wie möglich, damit die Teilnehmer sich auf das Treffen vorbereiten können.
• Stellt sicher, dass die Besprechung über einen Protokoll- oder Protokollführer verfügt, um die Vorgänge und alle Verpflichtungen, Maßnahmen oder Entscheidungen zu dokumentieren. Ernennet einen Zeitnehmer, wenn dies für die ordnungsgemäße Durchführung eines Meetings erforderlich ist.
• Kann einen Eisbrecher verwenden, um die Teilnehmer aufzuwärmen und ein Umfeld zu schaffen, in dem die Teilnehmer bequem miteinander kommunizieren und Ideen und Informationen austauschen können.

• Kommt früh an und leitet das Meeting, indem es auf der Strecke bleibt und alle Teilnehmer einbezieht, so dass jeder das Gefühl hat, dass seine Anwesenheit während des Meetings wichtig war. Dies sichert ihre Teilnahme am nächsten Treffen
• Würzt das Firmenmeeting, damit sich die Teilnehmer nicht langweilig und gelangweilt fühlen. Ob Eisbrecher, Humor oder lustige Beispiele, kein Treffen sollte ohne Lachen enden.
• Stellt sicher, dass die nächsten Schritte und Aktionselemente zugewiesen und bearbeitet werden.
• Debriefs das Treffen und plant die Tagesordnung für das nächste Treffen.

• Treffen Sie die Teilnehmer zwischen den Treffen auf, um sicherzustellen, dass die Maßnahmen in Ordnung sind und um Hilfe und / oder Ressourcen anzubieten, wenn der / die Freiwillige Probleme hat.

Zusätzliche Führungsrollen

Der Meetingleiter übernimmt diese Aufgaben, hat aber auch Rollen in Bezug auf Kommunikation, Berichterstattung und Teamkameradeistung.

Jedes Mitglied eines Teams oder Meetings, das funktionsübergreifend ist, ist verpflichtet, seine Abteilung oder Funktion über die Aktivitäten und den Fortschritt eines Meetings oder eines laufenden Teams informiert zu halten. Sie sind auch dafür verantwortlich, Eingaben von Mitarbeitern einzuholen, die nicht im Team oder in der Besprechung sind. Nicht jeder Mitarbeiter kann an jedem Meeting teilnehmen.

Der Leiter hat die zusätzliche Verantwortung, die leitenden Angestellten durch effektive Kommunikation und Rückmeldung einzubeziehen und zu informieren. Der Aufbau von Eigentumsrechten von Mitarbeitern außerhalb des Teams oder Meetings, insbesondere von Organisationsleitern, stellt sicher, dass das Team oder Meeting erfolgreich seine Lösungen oder Ideen entwickelt, implementiert und integriert.

Wenn ein Besprechungsteilnehmer in der Besprechung ineffektiv vorgeht, hat der Leiter die Verantwortung, das Verhalten während der Besprechung durch effektive Besprechungsleitertechniken und effektives Coaching außerhalb der Besprechung zu korrigieren. Ein Meeting-Teilnehmer, der das Meeting mit seinen Meinungen monopolisiert oder andere Mitglieder für seine Mitglieder kritisiert, muss korrigiert werden, bevor der Teilnehmer den Erfolg des Meetings sabotiert.

Diese Maßnahmen sind notwendig, bis die Teilnehmer ein Maß an Komfort und Reife erreichen, das es ihnen ermöglicht, den Anführer zu unterstützen, indem sie sich selbst einläuten, wenn sich ineffektive Ereignisse entfalten und dysfunktionale Mitglieder den Fortschritt unterbrechen.

Ein effektiver Meetingleiter garantiert nicht, dass ein Projekt oder Team erfolgreich ist, aber er oder sie trägt entscheidend dazu bei, wenn Projekte, Abteilungen, Meetings oder Teams erfolgreich sind.

Besprechungsprotokolle sind ein wirksamer Beitrag zu erfolgreichen Besprechungen, wenn Protokolle angemessen geschrieben und zeitnah verteilt werden.