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5 Schlüsselelemente eines erfolgreichen Projekts

Regierungsorganisationen unternehmen Projekte, wenn sich ein Teil der Arbeit der Menschen ändern muss. Laut dem Project Management Institute ist ein Projekt "eine temporäre Gruppenaktivität, die ein einzigartiges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis hervorbringen soll". Wenn ein Projekt den Geschäftsbetrieb eines Unternehmens verändert, werden die Endprodukte des Projekts in die tägliche Arbeit integriert und verbessern so das Organisation der Arbeit auf Dauer.

Es klingt vielleicht einfach, ist es aber nicht. Veränderungen sind schwierig und Projekte können sehr schnell von der Stange laufen. Jeder Tag bringt Herausforderungen mit sich, die den Fortschritt und den Erfolg eines Projekts gefährden. Um diese Gefahr zu bekämpfen, benötigen Projekte bestimmte Schlüsselelemente. Mit den folgenden Elementen hat ein Projekt eine große Chance auf Erfolg.

  • Ein engagierter Projektsponsor

    Der Projektsponsor ist die hochrangige Person in der Organisation, die Eigentümer des Projekts ist. Ein engagierter Projektsponsor erwartet, dass das Projekt Erfolg hat und tut alles, um den Erfolg zu sichern.

    Ein Projektsponsor hat vier Hauptaufgaben im Zusammenhang mit dem Projekt. Zuerst tritt der Sponsor für das Projekt ein. Er oder sie jubelt dem Projektteam öffentlich und privat zu. Zweitens unterstützt der Sponsor den Projektleiter. Wenn ein Projektmanager Hindernisse beseitigt, ruft er oder sie den Sponsor zur Unterstützung auf, weil der Sponsor den organisatorischen Einfluss hat, um die Dinge in Gang zu bringen. Drittens richtet der Sponsor Ressourcen aus, indem er sie direkt bereitstellt oder mit anderen hochrangigen Personen zusammenarbeitet, um Ressourcen zu erhalten. Wenn der Sponsor ein starker Champion für ein Projekt ist, tragen die Peers des Sponsors mit größerer Wahrscheinlichkeit sinnvolle Ressourcen bei. Viertens erleichtert der Sponsor die Entscheidungsfindung. Wenn das Projektteam niedergebrannt ist, kann der Sponsor die Entscheidung vermitteln oder die Entscheidung treffen.

    Der Sponsor bleibt durch ständige Kommunikation mit dem Projektleiter informiert. Die beiden arbeiten zusammen, um festzustellen, wann der Sponsor eingreifen und die Verantwortlichkeiten des Sponsors zur Unterstützung des Projektleiters stärker ausüben muss. Zum Beispiel könnte ein Projektmanager Schwierigkeiten haben, Informationen von der Finanzabteilung der Organisation zu erhalten. Der Projektsponsor kann sich an den Finanzvorstand wenden und fragen, ob die Aufgabe, Informationen zu erhalten, Vorrang vor konkurrierenden Aufgaben hat.

  • Ziele und Umfang klären

    Bevor die Arbeit an einem Projekt durchgeführt oder geplant wird, muss der Projektträger die Ziele und den Umfang des Projekts artikulieren. Die Ziele sind die großen Dinge, die das Projekt erreichen soll. Nehmen Sie zum Beispiel ein Software-Erweiterungsprojekt. Eine Personalabteilung verwendet eine bekannte anpassbare Unternehmenssoftware zur Verwaltung der Gehaltsabrechnung. Die Organisation möchte ein Modul zum Lernmanagement hinzufügen. Die Ziele des Projekts bestehen darin, die Lernmanagementsoftware an die Geschäftsanforderungen der Organisation anzupassen und sie in das bestehende Lohnsystem zu integrieren.

    Der Bereich definiert die Parameter des Projekts. Weiter mit dem Beispiel des Softwareprojekts; Der Umfang dieses Projekts beschränkt sich darauf, das Lernmanagementsystem einzuführen und in das Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem zu integrieren. Oft ist es hilfreich, Dinge zu identifizieren, die nicht in der Lage sind zu verstehen, was im Umfang ist. Für dieses Projekt ist das Hinzufügen anderer Module nicht möglich. Die Buchhaltung kann nicht zum Projektmanager kommen und nach Abrechnungs-, Debitoren- oder Kreditorenmodulen fragen.

    Wenn ein Modul hinzugefügt wird, nachdem das Projekt definiert wurde, kann der Bereich verschoben werden. Gute Projektsponsoren und Projektmanager schützten sich vor dem Problem der Vergrößerung der Reichweite und zögern sehr, den Projektumfang zu erhöhen. Die Erhöhung des Projektumfangs erhöht den Bedarf des Projekts an Ressourcen wie Zeit und Geld. Darüber hinaus gefährdet die Arbeit an dem zusätzlichen Umfang die Qualität von Arbeitsprodukten.

  • Ein guter Projektmanager

    Ein Projektmanager plant die Arbeit und organisiert Ressourcen, um ein Projekt zu erledigen. Diese Person ist das Bindeglied zwischen dem Projektsponsor, der die Vision festlegt, und dem Projektteam, das sie durchführt. Wenn es angemessen und rechtzeitig ist, bringt der Projektmanager Interessenvertreter mit ein, um Beiträge zu leisten.

    Projektmanager haben normalerweise die folgenden Eigenschaften, die ihnen helfen, das Projekt voranzutreiben. Projektmanager sind Planer. Sie denken über die Abfolge der Arbeit nach und wissen, was geschehen muss, nachdem das Team die Aufgabe erledigt hat. Sie machen gute Pläne, wissen aber auch, wann sie flexibel sein und von einem Plan ablenken sollten. Projektmanager sind vertrauenswürdig. Mit ihrem Erfolg, der von der Arbeit anderer abhängt, brauchen Projektmanager Menschen, denen sie ihre guten Absichten und Kompetenzen anvertrauen. Vertrauen ist besonders wichtig in der Beziehung zwischen dem Projektmanager und dem Projektsponsor. Projektmanager neigen dazu, extrovertiert zu sein, da die überwiegende Mehrheit ihrer Arbeit mit Kommunikation zu tun hat.

    Sie halten Menschen für ihre Verpflichtungen zur Rechenschaft. Hier ist ein Beispiel. Ein Betreuer des Projektteams teilte dem Projektleiter mit, dass das Teammitglied dem Projekt vier Stunden pro Woche widmen könne. Dieses Teammitglied hat zwei wöchentliche Besprechungen in Folge verpasst und bei den ihm zugewiesenen Aufgaben in der Projektstrukturstruktur keine Fortschritte gemacht. Nach dem ersten verpassten Treffen traf sich der Projektmanager mit dem Teammitglied, um die Abwesenheit und die verpassten Termine zu besprechen. Das Teammitglied sagte, er hätte dringendere Prioritäten. Der Projektleiter vermutete, dass dies nicht der Fall war. Nach dem zweiten verpassten Treffen traf sich der Projektmanager mit dem Vorgesetzten des Teammitglieds. Der Supervisor sagte der Projektmanagerin, dass sie sicherstellen würde, dass sich das Verhalten des Teammitglieds ändert.

  • Engagierte Stakeholder

    Beteiligte an einem Projekt sind Personen, die ein berechtigtes Interesse am Erfolg des Projekts haben, aber nicht Mitglieder des Projektteams sind. Sie denken nicht täglich über das Projekt nach, wie der Projektmanager oder die Projektteammitglieder, aber sie wollen über Schlüsselentscheidungen und den allgemeinen Fortschritt in Richtung der Projektziele auf dem Laufenden sein.

    Stakeholder haben ihre eigenen Beweggründe dafür, sich über Projektaktivitäten auf dem Laufenden zu halten, aber es liegt in der Verantwortung des Projektmanagers, diese auf eine Weise einzubringen, die die Arbeit an den Projektzielen vorantreibt. In vielen Fällen besteht dabei ein empfindliches Gleichgewicht zwischen zu viel Input und zu wenig Input. Stakeholder können nicht jede Entscheidung berücksichtigen. Das würde das Projekt ins Wanken bringen und jede Entscheidung zum Kampf machen. Umgekehrt können die Interessengruppen nicht ausgeschlossen werden, da ein Großteil von fast jedem Projekt die Interessengruppen zufriedenstellt.

  • Engagierte Projektteammitglieder

    Projektteammitglieder erledigen die Arbeit des Projekts. Oftmals werden Projektteammitglieder zusätzlich zu ihren regulären Aufgaben einem Projekt zugewiesen, was bedeutet, dass keine anderen Arbeiten abgebaut werden, um die zusätzliche Arbeit des Projekts zu kompensieren. Projektmanager können den Teammitgliedern helfen, mit ihren Vorgesetzten über dieses Problem zu verhandeln, aber der Projektmanager hat keine Kontrolle über die Verantwortlichkeiten, die Projektteammitglieder außerhalb des Projekts haben.

    Das Engagement der Teammitglieder für das Projekt ist sehr wertvoll. Ohne Hingabe fallen die Fristen, und die Arbeitsprodukte sind nicht von guter Qualität. Engagierte Teammitglieder sind motiviert, die Projektziele pünktlich, innerhalb des Budgets und bis zu den Qualitätserwartungen zu erreichen.

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