Wie jeder erfahrene Projektmanager weiß, sind große Projekte nicht nur zeitaufwendig; Sie können auch kompliziert zu organisieren sein. Hunderte von zu organisierenden Aufgaben, Akten und Mitarbeiter zu managen und sicherzustellen, dass das Projekt so schnell und effizient wie möglich abgeschlossen wird, ist keine leichte Aufgabe.
An dieser Stelle kommt ein Projektkoordinator ins Spiel. Ein Projektkoordinator ist das Mitglied eines Projektmanagementteams, das dafür verantwortlich ist, das Projekt reibungslos zu organisieren. Der Projektkoordinator arbeitet mit dem Projektmanager zusammen, um alle Informationen zu erfassen und zu verteilen, die die verschiedenen Teammitglieder benötigen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen. Der Projektkoordinator ist verantwortlich für den reibungslosen Ablauf des gesamten Projekts.
Wie unterscheidet sich ein Projektkoordinator von einem Projektmanager?
Während Projektmanager und Projektkoordinatoren oft in ergänzenden Rollen zusammenarbeiten, sind ihre eigentlichen Stellenbeschreibungen einzigartig. Projektkoordinatoren sammeln und verteilen die benötigten Informationen und aktualisieren und koordinieren die Arbeiten während des gesamten Projektlebenszyklus. Sobald das Projekt koordiniert ist, ist es Aufgabe des Projektmanagers, das Projekt bis zur Fertigstellung zu sehen.
Der Projektleiter ernennt den Projektkoordinator, und die beiden Personen arbeiten Seite an Seite während des gesamten Prozesses, aber der Koordinator ist hauptsächlich an Projektinformationen beteiligt, während der Projektmanager dafür sorgt, dass das Projekt durchgeführt wird.
Welche Arten von Aufgaben hat ein Projektkoordinator?
Die Projektkoordinatoren müssen flexibel und im Multitasking geschickt sein, da sie im Allgemeinen eine Vielzahl von Aufgaben täglich, manchmal sogar gleichzeitig erfüllen müssen. Während die spezifische Rolle des Projektkoordinators von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein wird, sind die folgenden Aufgaben, die Projektkoordinatoren normalerweise erfüllen sollen.
- Organisiere Meetings, Teamfeiern
- Vereinbaren Sie Besprechungen zwischen Teammitgliedern sowie zwischen Teammitgliedern und Kunden
- Protokollieren Sie bei den Sitzungen Protokoll
- Halten Sie detaillierte Projektnotizen und Aufzeichnungen bereit
- Entwickeln Sie Projektstrategien
- Erstellen Sie Projektpläne
- Erstellen Sie Aufgabenlisten für Teammitglieder
- Überwachen Sie Projektfortschritt, Budget, Stunden usw
- Verfolgen und verwalten Sie eingehenden Papierkram
- Halten Sie alle Teammitglieder über aktuelle Informationen und Unterlagen auf dem Laufenden
- Kommunizieren Sie mit den Teammitgliedern, um eine optimale Strategie und maximale Effizienz zu gewährleisten
Die Jobanforderungen eines Projektkoordinators
Da der Erfolg eines Projekts von der Fähigkeit des Projektkoordinators abhängt, seine Arbeit gut zu machen, sind Unternehmen, die Projektkoordinatoren einstellen wollen, in der Regel sehr wählerisch, wen sie einstellen werden. Während ein formaler Abschluss in Projektmanagement nicht erforderlich ist, wird Ihr potenzieller Arbeitgeber wahrscheinlich erwarten, dass Sie ein paar Jahre Erfahrung in der Branche haben, für die Sie arbeiten werden, was einen Abschluss in diesem Bereich beinhalten kann.
Neben Training und Erfahrung benötigen Sie Erfahrung in verschiedenen Projektmanagementtechniken oder Softwarepaketen wie PRINCE2, Microsoft Office oder Primavera. Sie werden auf jeden Fall ausgezeichnete verbale und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten, organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit benötigen, in einer schnelllebigen Umgebung effizient zu multitasking zu werden.
Wie es ist, Projektkoordinator zu sein
Der Job eines Projektkoordinators ist beschäftigt, schnelllebig, interessant und herausfordernd. Von den Projektkoordinatoren wird erwartet, dass sie eine Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben erledigen, von denen viele täglich wechseln.
Während Projektkoordinatoren normalerweise im Tagesverlauf mit anderen Personen im Projektteam zusammenarbeiten, können Teile des Jobs möglicherweise von zu Hause oder einem anderen entfernten Standort aus ausgeführt werden, wenn das Unternehmen dies zulässt. Einige Unternehmen verlangen möglicherweise, dass Projektkoordinatoren Überstunden und / oder außerhalb der normalen Geschäftszeiten leisten, was sich nachteilig auf das Familienleben und die Verantwortung auswirken kann.
Was kommt als nächstes für einen Projektkoordinator?
Erfolgreiche Projektkoordinatoren können viele verschiedene Rollen übernehmen. Ihr Engagement in Projekten bedeutet, dass Sie im Laufe der Zeit zweifellos die Fähigkeiten zur Verwaltung kleinerer Projekte erlernen werden. Sie können dann in eine Rolle als Projektmanager wechseln. Alternativ können Sie in das Projektmanagementbüro wechseln und eine Position in einer zentraleren Managementfunktion einnehmen. Sie haben auch weiterhin die Möglichkeit, in eine Abteilungs- oder Linienrolle zurückzukehren, vielleicht als Teamleiter oder als Administrator. Sie werden definitiv die Erfahrung haben, das zu tun.
Viele Menschen nutzen die Projektkoordination, um zu testen, ob sie Projektmanager werden wollen oder nicht, und sie können als Sprungbrett dienen, um mehr Verantwortung zu übernehmen (und dafür mehr bezahlt zu werden). Wenn Sie sich das Projektmanagement ansehen und herausfinden möchten, was Ihnen offen steht, dann ist dies ein guter Ausgangspunkt für Ihre Karriere.
Die Rolle eines Projektkoordinators ist wichtig. Wenn Sie gut organisiert, effizient, gut im Multitasking, exzellent kommunikativ und erfolgreich sind, ist der Projektkoordinator genau der richtige Job für Sie.