7 Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie auf Senden klicken
Seit vielen Jahren sagen die Leute das Ende der E-Mail voraus. Es stimmt zwar, dass wir andere Kommunikationsformen wie SMS und soziale Medien nutzen, um mit unseren Freunden zu "reden" oder unseren Kollegen schnelle Nachrichten zukommen zu lassen. Wir verwenden immer noch E-Mails, insbesondere für die arbeitsbezogene Kommunikation. Es ist auch das wichtigste Mittel zur Kontaktaufnahme, wenn Sie sich für einen Job bewerben. Es ist so wichtig wie immer zu wissen, wie man eine professionelle E-Mail schreibt.
E-Mail kann der erste Kontaktpunkt mit jemandem sein, und deshalb ist es die erste Gelegenheit, einen Eindruck zu hinterlassen. Seien Sie vorsichtig beim Verfassen Ihrer Nachrichten. Bevor Sie auf Senden klicken, beantworten Sie diese 7 Fragen.
1. Ist meine Nachricht fehlerfrei?
Das Überprüfen Ihrer E-Mail auf Fehler ist das Wichtigste, was Sie tun können, bevor Sie sie versenden. Falsche Rechtschreibung und schlechte Grammatik lassen Sie unvorsichtig aussehen. Das widerspricht dem Eindruck, den Sie zu machen versuchen, besonders wenn Sie sich um einen Job bewerben.
Korrekt lesen, bis Sie sicher sind, dass Sie alle Rechtschreib- und Grammatikfehler sowie Tippfehler bemerkt haben. Grammarly.com hat kostenlose Tools, einschließlich einer Erweiterung für den Chrome-Browser, die Ihnen dabei helfen können.
2. Was sagt meine E-Mail-Adresse über mich aus?
Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, die Sie übrigens nie für die Jobsuche verwenden sollten, ist wahrscheinlich sehr einfach. Höchstwahrscheinlich ist es eine Variante Ihres Namens. Möglicherweise haben Sie eine weniger geschäftliche Adresse für persönliche E-Mails gewählt. Eine Adresse, die suggestiv, kindisch oder süß ist, ist in Ordnung, wenn Sie sie nur verwenden, um Nachrichten an Ihre Freunde und Familie zu senden, aber wenn Sie eine professionelle E-Mail schreiben müssen, melden Sie sich für ein neues Konto an, das Professionalität vermittelt.
Richten Sie eine E-Mail-Adresse ein, die Ihren tatsächlichen Namen verwendet. Versuchen Sie Ihren Vor- und Nachnamen; Ihr Vorname, mittlerer Vor- und Nachname; oder eine Kombination davon. Senden Sie niemals Ihre professionelle E-Mail von [email protected].
3. Sind der Name und die E-Mail-Adresse im Feld "An" korrekt?
Wenn Sie beginnen, den Namen eines Empfängers in das Feld "An" einzugeben, füllen die meisten E-Mail-Clients den Rest des Namens mit einem Namen aus Ihren Kontakten aus. Sie könnten leicht mit dem falschen Namen in diesem Feld enden, so achten Sie darauf, dies zu beachten.
Stellen Sie sich vor, welche Probleme auftreten könnten, wenn Sie versehentlich eine E-Mail an den falschen Empfänger senden. Nehmen wir an, Sie suchen einen Job, während Sie noch angestellt sind. Ein Einstellungsmanager bei einem potenziellen Arbeitgeber könnte einen Namen haben, der mit dem gleichen Buchstaben wie der Name Ihres derzeitigen Vorgesetzten beginnt. Wie peinlich wäre es, wenn Sie Ihrem Chef eine Nachricht schicken, die für diesen einstellenden Manager bestimmt ist? Sie möchten nicht nur sicherstellen, dass Ihre Nachricht ihr beabsichtigtes Ziel erreicht, sondern auch sicher sein, dass sie nicht unbeabsichtigt ankommt.
4. Habe ich den richtigen Titel verwendet, um den Empfänger anzusprechen?
Wenn Sie bereits mit der Person, die Sie per E-Mail kontaktieren, in Vornamen kommunizieren, ist es in Ordnung, sie in Ihrer Nachricht so anzusprechen. Wenn Sie jedoch zum ersten Mal mit jemandem kommunizieren oder Sie sich nicht sicher sind, wie sie bevorzugt behandelt werden sollen, ist es vorzuziehen, einen formellen Titel wie Herr, Frau, Frau oder Dr. und den letzten Empfänger zu verwenden Name.
Immer auf der sicheren Seite bleiben. Es kann nicht schaden, formal zu sein. Um einen Hinweis darauf zu erhalten, wie jemand, mit dem Sie bereits eine feste Beziehung haben, angesprochen werden möchte, schauen Sie sich frühere Nachrichten an, um zu sehen, wie sie unterschrieben sind. Das wird dir helfen zu entscheiden, was zu tun ist.
5. Fördert mein Ton meine Nachricht gut?
Wie das Sprichwort sagt: "Es ist nicht das, was du sagst, sondern wie du es sagst." Wenn Sie mit jemandem von Angesicht zu Angesicht sprechen, können Sie sich auf Intonation, Körpersprache und Gesichtsausdruck verlassen, um Ihren Worten eine zusätzliche Bedeutung zu verleihen.
Wenn Sie versuchen, die gleiche Botschaft schriftlich zu vermitteln, gibt es mehr Raum für Missverständnisse, weil der Leser Ihr Gesicht nicht sehen, Ihre Körpersprache nicht lesen oder Ihre Stimme nicht hören kann. Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht höflich ist und freundlich klingt und dass Ihre beabsichtigte Bedeutung klar ist.
6. Ist meine Nachricht einfach, aber nicht kryptisch?
Wenn Sie Ihre Nachrichten kurz und bündig halten, werden sie leichter verständlich. Gleichzeitig sollten Sie nichts Wichtiges auslassen. Sie möchten den Empfänger Ihrer E-Mail nicht dazu zwingen, zu erraten, was Sie sagen möchten. Ihre Nachricht sollte so präzise wie möglich sein, aber alle notwendigen Informationen enthalten.
7. Habe ich unaufgefordert Anhänge beigefügt?
Viele Menschen weigern sich, E-Mail-Anhänge zu öffnen, die sie nicht erwarten. Sie haben Recht, dies zu vermeiden. In diesen Anhängen werden häufig Computerviren übertragen. Wenn Sie eine Datei zum Beispiel an Ihren Lebenslauf senden möchten, fragen Sie zuerst Ihren Empfänger nach seiner Erlaubnis. Sende es nur, wenn er sagt, es ist in Ordnung.