Wie Sie Ihr erstes Projekt erfolgreich verwalten

Herzliche Glückwünsche! Sie wurden gerade für ein wichtiges neues Projekt verantwortlich gemacht. Offensichtlich bietet Ihr Vorgesetzter diese Möglichkeit als Vertrauensbeweis für Ihre Fähigkeiten an. Und während Sie aufgeregt sind, ist dies das erste Mal, dass Sie für ein Gesamtprojekt verantwortlich sind und es ist ein bisschen beängstigend

Eine Reihe von Fragen gehen Ihnen durch den Kopf:

• Wie fange ich an?
• Welche Schritte sind erforderlich, um das Projekt von der Einleitung bis zum Abschluss zu verschieben?
• Wie baue ich ein leistungsstarkes Projektteam?
• Wen bitte ich um Hilfe in diesem Prozess? Gibt es einen leitenden Sponsor?

Dieser Beitrag konzentriert sich darauf, Neulingen dabei zu helfen, eine Projekt-, Ausschuss- oder Teaminitiative für eine Aktivität zu leiten, die für das Unternehmen einzigartig ist. Ob Sie eine Ferienfeier organisieren oder neue Produktentwicklungsinitiativen leiten, die Tools und Prozesse des Projektmanagements sind vorhanden, um Ihre Erfolgswahrscheinlichkeit zu erhöhen.

5 Phasen des Projektprozesses:

1. Initiierung: Start des Projekts.
2. Planung: Planung der gesamten Projektarbeit.
3. Ausführung: die Arbeit tatsächlich durchführen.
4. Verwalten und Steuern: Alle Arbeiten, die Sie während des Projekts ausführen, um den Fortschritt zu überwachen.
5. Abschluss: Fertigstellung und Lieferung des Projekts und Vertagung des Teams.

Diese Schritte sind für jedes Projekt identisch.

13 grundlegende Schritte für das Projekt Novice:

1. Definieren Sie den Umfang: Der erste und wichtigste Schritt in einem Projekt definiert den Umfang des Projekts. Was sollst du erreichen oder erschaffen? Was ist das Projektziel? Genauso wichtig ist es zu definieren, was nicht in den Umfang Ihres Projekts eingeschlossen ist. Wenn Sie von Ihrem Chef keine ausreichende Definition erhalten, klären Sie den Umfang selbst und senden Sie ihn zur Bestätigung nach oben. Während das Beispiel etwas vom Geschäftsthema abweicht, können wir uns alle auf einen Hochzeitsempfang beziehen. Wenn Sie einen Hochzeitsempfang planen, haben Sie vielleicht die Möglichkeit, einen Hochzeitsempfang für 100 Gäste vorzubereiten, mit einem Abendessen, einer offenen Bar, einer Hochzeitstorte und einer Live-Band zum Tanzen zu einem Preis von nicht mehr als 20.000 $.

1. Ermitteln der verfügbaren Ressourcen: Welche Personen, Ausrüstung und Geld stehen Ihnen zur Verfügung, um die Projektziele zu erreichen? Als Projektmanager haben Sie in der Regel keine direkte Kontrolle über diese Ressourcen, müssen diese jedoch über die Matrixverwaltung verwalten.
2. Zeitleiste verstehen: Wann muss das Projekt abgeschlossen sein? Während Sie Ihren Projektplan entwickeln, haben Sie vielleicht eine gewisse Flexibilität, wie Sie die Zeit während des Projekts nutzen können, aber die Fristen sind in der Regel festgelegt, wie im Fall der Hochzeitsfeier. Wenn Sie sich dazu entschließen, Überstunden zu verwenden, um den Zeitplan einzuhalten, müssen Sie dies gegen die Einschränkungen Ihres Budgets abwägen.

1. Assemblieren Sie Ihr Projektteam: Bringen Sie die Personen in Ihrem Team zusammen und starten Sie einen Dialog. Sie sind die technischen Experten. Deshalb hat ihr funktioneller Supervisor sie dem Projekt zugewiesen. Ihre Aufgabe ist es, das Team zu managen.
2. Details zur Arbeit, Teil 1: Was sind die wichtigsten Teile oder Komponenten, die erstellt werden müssen, um das Projekt zu vervollständigen? Zum Beispiel erfordert eine Hochzeitsfeier auf hohem Niveau: eine Empfangshalle, Essen, Trinken, einen Kuchen, Gäste und Unterhaltung. Natürlich kann jeder dieser größeren Gegenstände in viele zusätzliche Gegenstände aufgeteilt werden. Das ist der nächste Schritt.

1. Detaillieren Sie die Arbeit, Teil 2: In unserem obigen Hochzeitsbeispiel haben Sie wahrscheinlich ein Team oder eine Person, die für verschiedene Komponenten zuständig ist. Arbeite mit deinen Teammitgliedern zusammen, um die Details zu formulieren, die notwendig sind, um jedes Hauptelement zu erreichen. Der Lebensmittelverantwortliche muss die Optionen und die Kostenbeschränkungen verstehen und eine Auswahl treffen, die die Erreichung des Anwendungsbereichs unterstützt . Listen Sie die kleineren Schritte in jedem der größeren Schritte auf. Wie viele Stufen Sie in immer detailliertere Schritte eintauchen, hängt von der Größe und Komplexität Ihres Projekts ab.

1. Entwickeln Sie einen vorläufigen Plan: Montieren Sie alle Ihre Schritte in einen Plan. Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, ist die Verwendung einer Rangfolgetabelle, die angibt, welche Elemente anderen Elementen vorausgehen müssen. Formale Projektmanagement-Praktiken erfordern die Entwicklung eines so genannten Netzwerkdiagramms und die Identifizierung des kritischen Pfads. Auch wenn dies möglicherweise über Ihre Bedürfnisse oder Ihr Wissen hinausgeht, besteht das Kernproblem darin, die Aktivitäten in der richtigen Reihenfolge ablaufen zu lassen und dann den Aktivitäten Ressourcen zuzuweisen. Fragen zu stellen sind: Was passiert zuerst? Was ist der nächste Schritt? Welche Schritte können gleichzeitig mit unterschiedlichen Ressourcen durchgeführt werden? Wer macht jeden Schritt? Wie lange wird es dauern? Es gibt viele ausgezeichnete Softwarepakete, die viele dieser Details für Sie automatisieren können. Fragen Sie andere in ähnlichen Positionen, was sie verwenden.

1. Erstellen Sie Ihren Baseline-Plan: Erhalten Sie Feedback von Ihrem Team und anderen Stakeholdern zu Ihrem vorläufigen Plan. Passen Sie Ihre Zeitpläne und Arbeitspläne an das Projekt in der verfügbaren Zeit anpassen. Nehmen Sie alle notwendigen Anpassungen am vorläufigen Plan vor, um einen Basisplan zu erstellen.
2. Projektanpassungen anfordern: Es ist fast nie genug Zeit, Geld oder Talent für ein Projekt vorhanden. Ihre Aufgabe besteht darin, mehr mit den begrenzten Ressourcen zu tun, als die Leute erwarten. Einem Projekt, das einfach unrealistisch ist, sind jedoch oft Grenzen gesetzt. Sie müssen Ihren Fall vortragen und ihn Ihrem Chef präsentieren und fordern, dass diese unrealistischen Grenzen geändert werden. Fragen Sie zu Beginn des Projekts nach den Änderungen. Warte nicht bis es in Schwierigkeiten ist, um nach den Änderungen zu fragen, die du brauchst. Wenn Ihr Projekt jedoch eine Hochzeit mit sich bringt, erwarten Sie nicht, dass Sie um viele wichtige Änderungen gebeten werden!

1. Arbeiten Sie Ihren Plan, aber sterben Sie nicht dafür: Den Plan zu machen ist wichtig, aber der Plan kann geändert werden. Sie haben einen Plan, jeden Morgen zur Arbeit zu fahren. Wenn eine Kreuzung durch einen Unfall blockiert wird, ändern Sie Ihren Plan und gehen einen anderen Weg. Machen Sie dasselbe mit Ihren Projektplänen. Ändern Sie sie nach Bedarf, behalten Sie jedoch immer den Umfang und die Ressourcen im Hinterkopf.
2. Überwachen Sie den Fortschritt Ihres Teams: Sie werden am Anfang des Projekts wenig Fortschritte machen, aber dann beginnen Sie zu überwachen, was alle ohnehin machen. Das wird es einfacher machen, Probleme zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden.

1. Dokumentieren Sie alles: Führen Sie Aufzeichnungen. Jedes Mal, wenn Sie Ihren Basisplan ändern, notieren Sie sich, was die Änderung war und warum sie notwendig war. Jedes Mal, wenn dem Projekt eine neue Anforderung hinzugefügt wird, notieren Sie, woher die Anforderung stammt und wie die Zeitlinie oder das Budget angepasst wurden. Du kannst dich nicht an alles erinnern, also schreibe sie auf, damit du sie bei der Überprüfung am Ende des Projekts nachschlagen kannst und von ihnen lernst.
2. Halten Sie alle Beteiligten auf dem Laufenden: Halten Sie alle Projektbeteiligten über die Fortschritte auf dem Laufenden. Lassen Sie sie von Ihrem Erfolg wissen, wenn Sie jeden Meilenstein abschließen, sondern informieren Sie sie auch über Probleme, sobald sie auftauchen. Halten Sie auch Ihr Team auf dem Laufenden. Wenn Änderungen in Betracht gezogen werden, informieren Sie das Team so weit wie möglich darüber. Stellen Sie sicher, dass jeder im Team weiß, was alle anderen tun.

Die Quintessenz

Sie müssen kein formeller Projektmanager sein, um eine Projektinitiative zu leiten. Sie sollten jedoch die Werkzeuge und die Logik des Projektmanagements anwenden, um Ihre Ziele zu klären, die Arbeit zu detaillieren, ein Team aufzubauen und die Arbeit auszuführen und zu überwachen. Best of Erfolg!