Wie kann man die Teilnahmequote am Exit Interview verbessern?

Warum nehmen Mitarbeiter nicht an Ausgangsgesprächen mit ihrem Arbeitgeber teil?

Exit-Interviews sind eine der besten Möglichkeiten, um echtes und ehrliches Feedback von Mitarbeitern zu erhalten. Der Nachteil ist, dass es einige Zeit braucht, um eine signifikante Menge an Daten aus Exit-Interviews aufzubauen. Wenn Sie jedoch Ihre Teilnahmequote erhöhen, können Sie aus Ihren Ausgangsbefragungen eine größere Menge an umsetzbaren Informationen schneller erhalten.

Was ist eine gute Teilnahmequote für Exit-Interviews?

Untersuchungen zeigen, dass die durchschnittliche Rücklaufquote bei Interviews mit Papier- und Bleistiftausgängen bei etwa 30-35 Prozent liegt. Dies bedeutet, dass ein Unternehmen mit 2000 Mitarbeitern und einer Umsatzrate von 15 Prozent mit rund 100 abgeschlossenen Exit-Interviews pro Jahr rechnet. Auf dieser Beteiligungsebene erhält die Organisation nur 5 Prozent der gesamten Belegschaft eine Rückmeldung.

Mit etwas mehr Aufwand sollten Sie die Antwortrate verdoppeln können. 65 Prozent oder besser ist ein gutes Ziel für die Teilnahme am Exit-Interview. Sie können dies mit Papier-und Bleistift-Exit-Interviews, web-basierten Online-Exit-Interviews und Telefon-Exit-Interviews erreichen.

Messen Sie Ihre Teilnahme am Exit-Interview

Um die Rücklaufquote zu messen, teilen Sie die Anzahl der abgeschlossenen Bewerbungsgespräche mit der Anzahl der Mitarbeiter, von denen Sie ein Bewerbungsgespräch angefordert haben. Idealerweise sollte die zweite Zahl der Gesamtzahl der Beendigungen entsprechen, dies ist jedoch aus praktischen Gründen in der Regel nicht der Fall.

Wenn Sie zum Beispiel 125 abgeschlossene Ausgangsbefragungen von 300 Personen haben, die Sie gebeten haben, ein Exit-Interview zu absolvieren, beträgt Ihre Teilnahmequote 125/300, was 416 oder 41, 6 Prozent entspricht.

Es ist wichtig sicherzustellen, dass Sie über eine gute Methode verfügen, um diese Art von Beteiligung zu verfolgen. Zumindest möchten Sie die Teilnahmequote zu Beginn eines Verbesserungsprojekts und danach regelmäßig verfolgen.

Ein ideales Szenario besteht darin, einen laufenden Durchschnitt zu behalten, auf den Sie sich regelmäßig beziehen können. Diese Echtzeit-Nummer weist Sie sofort auf einen Rückgang (oder eine Erhöhung) der Mitarbeiterbeteiligung bei Exit-Interviews hin. Ein Online-Interview-Management-System sollte dies automatisch für Sie tun.

Große Unternehmen möchten möglicherweise die Beteiligungsquoten separat für Tochtergesellschaften, große Geschäftsbereiche oder geografische Regionen erfassen. Kleine bis mittlere Unternehmen können im Allgemeinen von einer Gesamtbeteiligungsquote für die Organisation profitieren.

Wenn Sie sich entscheiden, dass Ihre Teilnahmequote bei Exit-Interviews verbesserungswürdig ist, besteht der nächste Schritt darin, Ihren aktuellen Prozess der Exit-Befragung zu analysieren. Die zwei wichtigsten Bereiche für die Überprüfung sind:

1. Warum entscheiden sich Mitarbeiter dafür, das Exit-Interview nicht zu beenden?
2. Gibt es logistische Probleme, die Personalressourcen davon abhalten, die Informationen zeitnah und effektiv an die Mitarbeiter zu übermitteln?

Mitarbeiter, die ihr Exit-Interview nicht abschließen

Einige der Gründe, warum Mitarbeiter sich entscheiden, keine Ausgangsinterviews zu absolvieren, sind:

• Das Ausgangsinterview ist zu lang.
• Die Fragen zum Exit-Interview sind verwirrend oder persönlich invasiv.
• Der Mitarbeiter glaubt nicht, dass das Exit-Interview gelesen wird oder einen Unterschied macht.
• Der Mitarbeiter hat Angst vor Rückwirkungen.
• Der Angestellte ist auf die Firma wütend.
• Der Angestellte zögert oder vergisst.
• Der Prozess ist schwierig oder unbequem.

Wenn Sie eine Exit-Interview Umfrage mit bewerteten Fragen verwenden, ist 35-60 Fragen über die richtige Umfrage Länge. Mehr als 60 Fragen fühlen sich für den Mitarbeiter lang und unangenehm an. Wenn Sie 70 Fragen übertreffen, sollten Sie auf eine höhere Anzahl nicht abgeschlossener Ausgangsbefragungen vorbereitet sein.

Überprüfen Sie Ihre Fragen zum Exit-Interview zur Vereinfachung. Setzen Sie sich in die Schuhe des Mitarbeiters und fragen Sie sich, wie Sie sich fühlen würden, die Fragen zu beantworten. Vermeiden Sie viele Fragen zum Ausgangsinterview, die nach Gefühlen und Emotionen fragen.

Viele Mitarbeiter sind nicht im Einklang mit ihren Gefühlen (oder wenn sie es nicht möchten, möchten sie diese mit Ihnen teilen). Es ist viel einfacher für einen Mitarbeiter, die Effektivität eines Prozesses zu bewerten, als wie er sich über den Prozess fühlt.

Interview-Feedback ignorieren

Mitarbeiter werden ihre Exit-Interviews nicht abschließen, wenn sie glauben, dass das Feedback, das sie liefern, nicht gelesen oder sofort ignoriert wird. Es ist wichtig, die Mitarbeiter wissen zu lassen, dass sie ihr Feedback schätzen. Wenn Sie auf der Grundlage von Vorschlägen aus Exit-Interviews Verbesserungen vornehmen, haben Sie keine Angst, den Mitarbeitern zu sagen, woher die Idee kommt.

Im Laufe der Zeit werden die Mitarbeiter lernen, dass Sie zuhören. Sobald dies ein Teil der Unternehmenskultur wird, können Sie sich auf viele offene und ehrliche Ideen, Vorschläge und Kritiken verlassen.

Auswirkungen von ehrlichem Feedback

Seien Sie auch bei den Mitarbeitern klar, dass ehrliches Feedback keine Auswirkungen hat. Aussagen, die in einem Exit-Interview gemacht wurden, sollten niemals dazu verwendet werden, zukünftige Ansprüche auf eine Wiedereinstellung zu verhindern.

Es gibt viele vermeintliche Experten, die den Mitarbeitern sagen, dass sie auf ihrem Formular für den Ausstieg nicht ehrlich sein sollen oder gar keinen ausfüllen sollen. Sie behaupten, dass Unternehmen diese Informationen gegen die Mitarbeiter verwenden. Human Resource-Experten wissen, dass dies Unsinn ist, jedoch müssen sie diese unbegründete Wahrnehmung bekämpfen.

Angry Mitarbeiter Feedback

Mitarbeiter, die auf das Unternehmen wütend sind, haben das Gefühl, dass sie durch die Teilnahme am Exit-Interview nicht helfen wollen. Sie können diese Mitarbeiter ermutigen, ihre Wut im Ausgangsinterview zu äußern. Viele dieser verärgerten Mitarbeiter sind begeistert von der Möglichkeit, sich Gehör zu verschaffen - vor allem, wenn sie wissen, dass sie von der Geschäftsleitung gehört werden.

Ein sauberer und vereinfachter Prozess ist ebenfalls wichtig. Ob es webbasiert oder Papier und Bleistift ist, sollte das Exit Interview Form gut mit einem intuitiven und leicht verständlichen Umfrageformular ausgelegt werden.

Logistische Probleme sind der zweite große Bereich für die Überprüfung in Ihrem Exit-Interview-Prozess. Im Allgemeinen gibt es Schwachstellen in jedem Prozess und Ausgangsgespräche sind keine Ausnahme. Ihre Untersuchung sollte die gesamte Ereigniskette umfassen, die beginnt, wenn ein Mitarbeiter kündigt und endet, wenn der Mitarbeiter das Exit-Interview einreicht.

Audit Ihres Exit-Interview-Prozesses

Sie können damit beginnen, Ihren Exit-Interview-Prozess zu überprüfen, indem Sie die folgenden Informationen herausfinden.

• Wie geben Mitarbeiter generell ihre Kündigung bekannt?
• Wer ist die erste Person, die benachrichtigt wird, und wie oft wird normalerweise benachrichtigt?
• Wer sagt der Personalabteilung und wie? Wie schnell, nachdem der Mitarbeiter benachrichtigt hat, wird HR benachrichtigt? Wer im HR wird zuerst benachrichtigt?
• Wer ist für die Einleitung des Exit-Interviews verantwortlich? Wann werden diese Personen über Mitarbeiterkündigungen benachrichtigt?
• Wie wird der Mitarbeiter über das Exit-Interview informiert? Von wem? Welche Methode? Wann?
• Gibt es in der Personalabteilung eindeutige Eigentumsverhältnisse im Prozess der Ausgangsbefragung? Verstehen die am Prozess Beteiligten die Wichtigkeit und Dringlichkeit der Exit-Interviews?

• Was sagt der Mitarbeiter zum Exit-Interview? Auf welche Weise werden sie ermutigt, das Exit-Interview zu beenden? Werden Mitarbeiter mehr als einmal und in mehr als einer Weise erzählt?
• Ist das Exit-Interview einfach zu vervollständigen?
• Wann und wo beendet der Mitarbeiter das Exit-Interview? Gibt es einen einfachen Zugang zu den notwendigen Ressourcen?
• Verfügt der Mitarbeiter über eine Privatsphäre, um das Exit-Interview zu vervollständigen, wenn er bei der Arbeit fertig ist?
• Unterstützen Vorgesetzte und Manager den Exit-Interview-Prozess? Haben sie Angst davor, negative Rückmeldungen von Mitarbeitern zu erhalten? Sind Sie auf ängstliche Vorgesetzte angewiesen, um Informationen über das Ausgangsinterview an die Mitarbeiter weiterzuleiten?

• Ist es für Mitarbeiter leicht, ihre Ausgangsinterviews einzureichen?

Überprüfen Sie jede der oben genannten Prüfungsfragen und sehen Sie sich Ihren Exit-Interview-Prozess genau an. Bestimmen Sie, was Sie tun können, um jeden dieser Bereiche zu verbessern. Nachdem Sie Ihre Überprüfung abgeschlossen haben, können Sie sofort mit Verbesserungen beginnen.

Messen Sie Ihren Exit-Interview-Prozess erneut

Einige der Änderungen, die Sie vornehmen, werden die Teilnahmequoten sehr schnell spürbar verbessern. Andere benötigen mehr Zeit, um die Unternehmenskultur effektiv zu durchdringen.

Messen Sie Ihre Teilnahmequoten nach drei Monaten, sechs Monaten, neun Monaten und zwölf Monaten neu. Bis zur 12-monatigen Marke sollten Sie eine dramatische Verbesserung der Teilnahmequoten für Exit-Interviews erwarten. Dies bedeutet, dass Ihnen mehr Daten zur Verfügung stehen, mit denen Sie den Umsatz begrenzen und die Mitarbeiterbindung erhöhen können.

Fazit

Sie können den Wert Ihrer Exit-Interviews signifikant erhöhen, indem Sie die Anzahl der beendenden Mitarbeiter erhöhen, die am Exit-Interview-Prozess teilnehmen. Indem Sie den Inhalt und die Struktur des Exit-Interviews zusammen mit Ihren eigenen internen Prozessen überprüfen und verbessern, können Sie Ihre Teilnahmequoten erheblich steigern.

Betrachten Sie schließlich die Möglichkeit, dass ein persönliches Interview mit einem HR-Mitarbeiter nicht nur Ihre Teilnahmequoten verbessert, sondern auch bessere Informationen liefert. Sie können den Wert der Follow-up-Befragung nicht unterschätzen.

Siehe empfohlene Fragen zum Exit-Interview.