Zeitabrechnung 101
Tracking und Abrechnungszeiten für Kunden sind ein wichtiger und unvermeidlicher Teil der Arbeit in einer Anwaltskanzlei. Partner, Associates, Paralegals, Litigation Support Mitarbeiter und andere Zeitnehmer berechnen ihre Zeit in sechs-, zehn- oder fünfzehnminütigen Schritten, je nach Richtlinien- und Kundenrichtlinien. Wenn Sie Ihre Rechnung nicht fakturieren, kann das Unternehmen dem Kunden keine Rechnung stellen und das Unternehmen wird nicht bezahlt. Daher ist die Zeitmessung eine wichtige Funktion für den Erfolg von Anwaltskanzleien.
Mit steigender Anwaltskosten sind Kunden kostenbewusster und technisch versierter geworden. Folglich prüfen die Kunden Gesetzesentwürfe genauer und verwenden eine Vielzahl von Datenbankanwendungen, um Rechnungsdaten elektronisch zu sortieren und zu analysieren. Ein wachsender Trend zur E-Rechnung (elektronische Rechnungen) hat rechtliche Rechnungen verstärkt geprüft, verhandelt und streitig gemacht.
Unabhängig davon, ob Sie neu in der Abrechnungszeit sind oder ein erfahrener Zeitnehmer sind, können Ihnen die folgenden Tipps helfen, zeitnahe, genaue und präzise Zeiteingaben zu erstellen.
Fertige detaillierte Rechnungsbeschreibungen
Detaillierte Aufgabenbeschreibungen sind ein wesentlicher Bestandteil einer gut ausgearbeiteten Rechnung. Es ist wichtig, dass die Beschreibung Ihrer Bemühungen ausreichende Einzelheiten enthält, damit der Prüfer die Art und den Wert der Aufgabe beurteilen kann.
Das richtige Gleichgewicht zwischen Kürze und Detail zu finden, kann schwierig sein. Eine zu lange und wortwörtliche Aufgabenbeschreibung erhöht die Mehrdeutigkeit und verwässert das Verständnis. Eine zu kurze Beschreibung erschwert die Beurteilung der Angemessenheit der ausgeführten Aufgabe und der aufgewendeten Zeit. Zum Beispiel machen oberflächliche Ausdrücke wie "Aktenprüfung", "Probevorbereitung" und "Dokumentenprüfung" wenig aus, um die Geschichte darüber zu erzählen, was Sie getan haben und warum Sie sich einer bestimmten Aufgabe verschrieben haben. Anstelle einer "Dokumentenprüfung" ist eine bessere Beschreibung "Überprüfung der zweiten Fragebogengruppe des Klägers".
Vermeiden Sie die Blockabrechnung
Bei der Blockabrechnung wird eine Gruppe von Aufgaben in einer Blockzusammenfassung unter einem einzigen Zeiteintrag aufgelistet. Zum Beispiel: "Draft interrogatorische Anfragen; Telefonkonferenz mit Dr. Brown zu: Expertenbericht; fassen Sie Ablagerung von Herrn Smith zusammen; Überprüfung und Überarbeitung der Korrespondenz mit dem gegnerischen Anwalt. 7, 3 Stunden. "
Kunden erkennen Blockabrechnung als eine Strategie, um Ineffizienz zu verschleiern. Darüber hinaus erlauben viele Gerichte keine Blockabrechnung, da sie die wirksame Erstattung von Anwaltskosten nach einem Urteil verhindert. Eine effektivere Art der Rechnungsstellung besteht darin, jede unabhängige Aktivität und ihre entsprechende Zeit separat aufzuführen.
Rekordzeit
Die Erfassung der Uhrzeit unmittelbar nach Abschluss einer Aufgabe ist der beste Weg, um die Genauigkeit sicherzustellen. Der Versuch, die Aktivitäten eines Tages (oder einer Woche oder Monate) nachträglich zu rekonstruieren, ist schwierig und fördert das "Auffüllen" der Zeit (das Aufblähen der tatsächlichen Zeit, die für eine Aufgabe aufgewendet wurde, um Lücken mit nicht berücksichtigter Zeit zu füllen).
Es kann für Sie unpraktisch sein, jede Aufgabe in die Zeitnahmesoftware einzugeben, sobald Sie sie abgeschlossen haben. Daher ist es ratsam, ein System für die Aufnahme von Zeit zu entwickeln, das eine schnelle Zeitmessung ermöglicht. Einige Zeitmesser diktieren jede Aufgabe unmittelbar nach ihrer Ausführung und lassen sie am Ende des Tages transkribieren. Andere finden es einfacher, ein Zeitnotizbuch zu führen, jede Aufgabe von Hand aufzuzeichnen und dann am Ende des Tages, der Woche oder des Abrechnungszeitraums einzugeben (oder eine Sekretärin einzutragen).
Erinnere dich an dein Publikum
Wie jedes Dokument, das Sie für die Überprüfung eines anderen vorbereiten, ist es wichtig, dass Sie Ihre Zielgruppe bei der Aufzeichnung von Zeiteinträgen berücksichtigen. Sie kennen vielleicht die Person, die Ihre Rechnungen überprüft - vielleicht den internen Anwalt, der der Akte zugewiesen ist. Verstehen Sie jedoch, dass die Überprüfung dort möglicherweise nicht endet. In vielen Fällen wird eine Rechnung von einer Reihe von Personen auf verschiedenen Ebenen innerhalb und außerhalb des Unternehmens verarbeitet, einschließlich Juristen, Buchhalter mit dem Kundenunternehmen und externen Prüfern. Wenn Sie Ihre Zeit aufzeichnen, vermeiden Sie am besten Abkürzungen, Umgangssprache und komplexen Jargon.
Verwenden Sie kurze juristische Terminologie, aber bedenken Sie, dass Ihre Arbeitszeittabellen von Personen überprüft werden können, die nicht gesetzlich geschult sind.
Machen Sie sich mit den Abrechnungsrichtlinien des Kunden vertraut
Jeder Kunde hat seine eigenen Rechnungsrichtlinien und -verfahren. Diese Richtlinien sind oft in der Kundenbindung oder dem Auftragsschreiben enthalten. Diese Abrechnungsrichtlinien können Personalbeschränkungen, Haushaltsrichtlinien, Auszahlungsrichtlinien und spezifische Zeitmessrichtlinien enthalten. Wenn Sie sich von Anfang an der Grundregeln bewusst werden, können Sie Ihre Zeit verantwortungsvoller wahrnehmen und die Erwartungen der Kunden erfüllen.
Firmenkunden nutzen zunehmend die aufgabenbasierte Abrechnung. Aufgabenbasierte Abrechnung verfolgt die Abrechnung eines Unternehmens nach Prozess. Jeder inhaltlichen Aktivität wird ein vom Client vorausgewählter Computercode zugewiesen. Die verschlüsselte Rechnung wird dann elektronisch sortiert und analysiert, was eine tiefgehende Analyse einer Rechnung ermöglicht. Um sich mit den Abrechnungsrichtlinien für Kunden vertraut zu machen, müssen Sie die unzähligen spezialisierten aufgabenbasierten Abrechnungscodes, die für jeden Kunden einzigartig sind, lernen und richtig anwenden.