Mitarbeitervorschlagsprogramm muss über das sprichwörtliche Vorschlagsfeld hinausgehen
Die Fallstricke eines schlecht durchdachten Mitarbeitervorschlagsprogramms sind vielfältig, legendär und am häufigsten - leicht zu vermeiden. Ein sorgfältig aufgebautes Mitarbeitervorschlagsprogramm, das mit organisatorischem Engagement, Klarheit und laufender Kommunikation auf den Weg gebracht wird, kann sich positiv auf Ihr Endergebnis und die Motivation und Begeisterung Ihrer Mitarbeiter auswirken.
Ein schlecht durchdachtes, hastig ins Leben gerufenes, undefiniertes Programm kann die Menschen abweisen und zu Missständen, Zynismus und Missverständnissen führen.
Braucht Ihr Unternehmen ein Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm?
Bevor Sie ein Mitarbeitervorschlagsprogramm starten, sollten Sie Ihre Unternehmenskultur berücksichtigen. Erhalten Sie aktuell frische und durchdachte Ideen?
Treten bei Mitarbeiterbesprechungen und in zwanglosen Gesprächen bereits Vorschläge der Mitarbeiter auf? Wenn dies der Fall ist, sind vielleicht eher informelle Methoden für die Entwicklung neuer Ideen gerechtfertigt, als ein vollwertiges Programm für Mitarbeiterempfehlungen.
Vielleicht können Sie während eines Teils Ihres wöchentlichen Mitarbeitertreffens Abteilungssitzungen oder Ideen zu bestimmten Themen planen. Sie können einen Tag pro Monat für ein Mittagessen festlegen, bei dem jeder Mitarbeiter aufgefordert wird, mindestens eine Idee einzureichen.
Sie können Ihre Manager bitten, drei Mitarbeiterideen zu jedem Managertreffen zu bringen. Kreativität dient dir gut bei der Ideenfindung.
Wenn nicht, fragen Sie zuerst, was Ihre Kultur derzeit im Keim erstickt? Bleiben diese Probleme bestehen, wenn Sie ein Mitarbeitervorschlagsprogramm implementieren? Wenn dies der Fall ist, muss Ihr erfolgreiches Mitarbeitervorschlagsprogramm diese Hindernisse beseitigen oder umgehen, bevor Sie überhaupt beginnen.
Mitarbeiter-Vorschlagsprogramme müssen sorgfältig aufgebaut und umgesetzt werden, da sie schwerfällig, schwierig zu handhaben, zeitaufwendig sind, härtere Gefühle hervorrufen als positive Ergebnisse und streng und fair gehandhabt werden müssen.
Elemente in einem erfolgreichen Mitarbeitervorschlagsprogramm
Einige Programme für Mitarbeitervorschläge waren erfolgreich, aber die gemeinsamen Vorschläge für Mitarbeitervorschläge hatten gemeinsame Erfolgselemente. Sie können eine Pause bei der Anzahl der Faktoren einlegen, die für den Erfolg eines Mitarbeitervorschlags als wichtig erachtet werden, aber dies sind Faktoren, die für jeden erfolgreichen Arbeitsprozess typisch sind, der Zeit benötigt und die Möglichkeit für signifikante Belohnungen und Anerkennung bietet.
Wenn Sie ein betriebliches Vorschlagswesen verfolgen, muss Folgendes für seinen Erfolg geschehen.
Ernennen Sie ein funktionsübergreifendes Suggestion Review Team
Ein funktionsübergreifendes Team muss die Vorschläge überprüfen, die innerhalb von 48 Stunden bestätigt werden müssen. Wenn dieses Team alle Manager oder alle Direktoren sind, kann dies als "ohne Kontakt" oder als blockierende Veränderung wahrgenommen werden. Es wird jedoch die Befugnis haben, die Vorschläge umzusetzen, die es erhält.
Wenn es andere Mitarbeiter involviert, kann der Prozess zeitaufwändig sein und als Eigeninteresse wahrgenommen werden. Senior Management Agreement und Ownership werden zu einem zweiten Schritt im Genehmigungsprozess. Die Leute im Team müssen bereit sein, sich zu ändern und bereit zu sein, "Warum nicht" und nicht "Warum" zu fragen?
Vor allem die Finanzen und alle anderen Abteilungen müssen im Team für die Vorschlagsprüfung vertreten sein. Wenn die Manager oder Direktoren Vorschläge prüfen, muss die Überprüfung Teil einer regelmäßig stattfindenden Sitzung sein, bei der Vorschläge im Voraus verteilt und berücksichtigt werden.
Wenn sich das Team öfter als monatlich trifft, wird es mehr Arbeit, als die Leute normalerweise tun möchten. Drehen Sie Mitglieder dieses Teams 4-6 Mal pro Jahr, aber nicht alle Mitglieder auf einmal, wenn ein funktionsübergreifendes Mitarbeiterteam Ihr ausgewähltes Überprüfungsvehikel ist. Die Auswahl der Teammitglieder für das Team zur Vorschlagsprüfung sollte widerspiegeln, wie das Geschäft in Ihrer Kultur im Allgemeinen abläuft.
Hier finden Sie weitere Ideen für die Gestaltung und Verwaltung eines effektiven Mitarbeitervorschlagsprogramms - über den Vorschlagskasten hinaus.
Der für die Vorlage und Überprüfung von Vorschlägen im Vorschlagswesen vorgesehene Prozess sollte öffentlich kommuniziert werden. Teilen Sie alle Richtlinien und insbesondere die Ziele, die Sie erreichen möchten, indem Sie ein Mitarbeitervorschlagsprogramm starten.
Legen Sie Richtlinien für Ihr Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm fest
Sie müssen Richtlinien festlegen, z. B. welche Themen für Vorschläge geöffnet sind. Dazu gehören wahrscheinlich Ideen, die sich auf Kosteneinsparungen, Qualität, Produktivität, Prozessverbesserungen, Umsatzgenerierung und Moralverbesserung auswirken.
Ansonsten, wie ein Kunde in Florida entdeckte, als er $ 25 pro Mitarbeiter Vorschlag versprach; Er erhielt eine Reihe von Vorschlägen von Mitarbeitern wie: Stellen Sie eine Eismaschine in den Speisesaal, stellen Sie eine Maispopsmaschine in den Speisesaal und jeder Mitarbeiter, der die täglichen Produktionszahlen erreicht, sollte zu jeder Tageszeit nach Hause gehen können .
Ein Mitarbeitervorschlag muss mehr sein als ein Vorschlag. Es muss einige Details darüber enthalten, wie der Antragsteller der Meinung ist, dass der Vorschlag umgesetzt werden sollte. Es ist leicht, von einer Idee abzukommen, ich würde verlangen, dass zusätzliche Details die Idee begleiten - nicht ein ausgewachsener Aktionsplan - aber mindestens mehr Details als eine Idee.
Auf jeden Fall muss das "Warum" und "Wie" die Idee auf das Unternehmen einwirken, einschließlich einer Kosteneinsparungsanalyse. Gleichzeitig sollte der Vorschlagsprozess innerhalb dieser Parameter einfach sein. Ich kannte einmal ein Unternehmen, das ein dreiseitiges Vorschlagsformular für Arbeitnehmer hatte, dessen Manager sich wunderten, warum sie keine Vorschläge von Mitarbeitern erhielten.
Ideen, die integral mit der Arbeit einer Person verbunden sind, sollten nicht berücksichtigt oder anders behandelt werden. Bei Toyota werden jedes Jahr Millionen von Vorschlägen generiert. Es ist mein Verständnis, dass der Grund dafür, dass sie so viele Vorschläge von Mitarbeitern haben, dass die Mitarbeiter sich darauf konzentrieren, ihre eigenen Jobs zu verbessern.
Der Mitarbeiter denkt an eine Verbesserungsidee, teilt sie mit seinem Vorgesetzten und dann, wenn nötig, wird die Idee sofort umgesetzt. Es gibt keinen zeitraubenden Prozess oder eine Gruppe von Managern, die die meisten Ideen berücksichtigen müssen. In diesem Szenario müssen Manager in der Lage sein, Menschen zu belohnen, die Ideen entwickeln, die zu den Parametern des Programms passen.
Weitere Richtlinien für Ihr erfolgreiches Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm
Sie müssen einen Administrator für das Mitarbeitervorschlagsprogramm bestimmen, der sicherstellt, dass der Prozess wie versprochen verläuft. Eine mittelgroße Produktionsfirma in Michigan fand sich mit einer Liste von über hundert Vorschlägen wieder, die in einem Prüfungsausschuss stecken geblieben waren, der die Sitzungen immer wieder verschoben hat. Was für ein Moralbrecher für die Leute, die so hoffnungsvoll diese Vorschläge in Betracht gezogen hatten!
Kommuniziere öffentlich mit allen Richtlinien und insbesondere mit den Zielen, die du erreichen willst, indem du ein Programm für Mitarbeiterempfehlungen beginnst. Legen Sie Richtlinien wie die Themen offen für Vorschläge: Kosteneinsparungen, Qualität, Produktivität, Prozessverbesserungen, umsatzgenerierende Ideen und verbesserte Mitarbeitermotivation und positive Moral.
Ein Senior Manager muss sich für das Mitarbeitervorschlagsprogramm einsetzen und im Bewertungsausschuss sitzen. Dies verleiht dem Vorschlagswesen eine Glaubwürdigkeit und gibt den Anlegern das Gefühl, wichtig zu sein.
Finden Sie zehn wichtige "Muss" für das erfolgreiche Mitarbeitervorschlagsprogramm.
Hier finden Sie weitere Ideen für die Gestaltung und Verwaltung eines effektiven Mitarbeitervorschlagsprogramms - über den Vorschlagskasten hinaus.
Belohnungen und Anerkennung in Ihrem Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm
Die Belohnung für umgesetzte Vorschläge muss am Frontend klar definiert sein. Handelt es sich bei dem Vorschlag um eine Idee der Kosteneinsparung, erhält der Mitarbeiter in vielen Vorschlagsprogrammen einen Prozentsatz der Kosteneinsparungen: oft kann dieser Preis fünf bis zwanzig Prozent der nachgewiesenen Kosteneinsparungen ausmachen.
Denken Sie bei Ihrem Vorschlag für Ihr Mitarbeiterangebot daran, dass Kosteneinsparungen schwer zu "beweisen" sind, wenn Sie nicht über gute Zahlen verfügen, die den Prozess definieren, bevor der Vorschlag des Arbeitnehmers umgesetzt wird. Daher besteht der erste Schritt bei der Implementierung eines kostensparenden Vorschlags oft darin, den Prozess zu "messen", um sicherzustellen, dass Sie wissen, wie der Prozess derzeit abläuft.
Andere, weniger messbare Prozessideen benötigen eine Standardbelohnung. Oft ist die Anerkennung für den Mitarbeiter am wichtigsten.
Belohnungen können Waren mit dem Firmenlogo, Geschenkgutscheine, Mittagessen mit einem Manager der Wahl des Mitarbeiters, ein vierteljährlich ausgezeichnetes Abendessen und Punkte für den Kauf von teureren Artikeln aus Katalogen beinhalten.
In Anbetracht der Schwierigkeit, das Ergebnis vieler Vorschläge von Mitarbeitern zu messen, bieten einige Unternehmen diese Anerkennungsprämien sogar an, wenn die Ideen wesentlich zum Gewinn beitragen. Meiner Erfahrung nach ist dies nicht so motivierend wie der Arbeitnehmer, der einen Teil der Ersparnisse in einem bestimmten Zeitraum, z. B. einem Jahr, erhält.
Feedback in Ihrem Mitarbeitervorschlagsprogramm
Machen Sie das Feedback zu Personen mit privaten Vorschlägen, besonders wenn die Idee abgelehnt wird. Sonst werden die Menschen sich weigern, ihnen den Kopf zu verderben, indem sie ungewöhnliche und möglicherweise fruchtbarste Vorschläge machen.
Auf der anderen Seite, wenn ein Vorschlag eines Mitarbeiters umgesetzt wird und es zu einer Belohnung kommt, würde ich den Beitrag bei einer Mitarbeiterversammlung mit der Erlaubnis des beteiligten Mitarbeiters öffentlich anerkennen. Zusätzlich können Sie den Vorschlag des Mitarbeiters, die Namen der Mitarbeiter im Implementierungsteam und die Belohnung posten.
Es ist wichtiger, die Teilnehmer des Vorschlags-Programms über den Fortschritt ihrer Vorschläge im Programm auf dem laufenden zu halten, als dem Versorger schnelle Antworten zu geben. Mitarbeiter wollen einfach nur wissen, was mit ihren Ideen passiert.
In vielen Organisationen scheinen die Vorschläge in ein dunkles Loch zu verschwinden, aus dem sie vielleicht nicht monatelang hervorgehen - ein garantierter Fehlschlag für das Vorschlagswesen.
Ein beliebter Ansatz zur Implementierung von Vorschlägen besteht darin, den Suggester in ein Implementierungsteam aufzunehmen. Dies hält auch die Vorschläge in vernünftigem Rahmen. Wenn ein Vorschlag angenommen wird, müssen Sie mindestens einen Zeitplan für die Implementierung haben, den der Vorschlagende kennt und versteht.
Weitere Hinweise für Ihr erfolgreiches Mitarbeiter-Vorschlagsprogramm
Mitarbeitervorschlagsprogramme müssen eher die Qualität der Vorschläge als die Menge der Vorschläge hervorheben. Viele Programme fördern das Gegenteil, was einer der Gründe ist, warum Menschen so leicht von ihnen abgehalten werden; Sie liefern nicht viel Geld für das Geld und die investierte Zeit.
Ich glaube nicht an anonyme Mitarbeitervorschläge. Menschen sollten bereit sein, öffentlich hinter ihren Ideen zu stehen. Zumindest ist das die Unternehmenskultur, von der ich hoffe, dass Sie in Ihrer Organisation Mut machen.
In der Tat ist Peter Block, einer der wichtigsten Organisation Development Gurus arbeiten heute, gegen jedes anonyme Feedback (von Mitarbeiterbefragungen usw.), weil die Kultur anonyme Feedbacks ermutigt. Werden einige Mitarbeiter keine Vorschläge einbringen? Wahrscheinlich, aber fragen Sie sich, welche Art von Unternehmen möchten Sie erstellen? Ermutigen Sie den Mut der Organisation.
Belohnen Sie nicht nur die Mitarbeiter, die gewinnbringende Ideen einreichen. Belohne und anerkenne die Manager und Vorgesetzten, die den besten Job gemacht haben, sowohl die Vorschläge der Mitarbeiter zu fördern als auch den Fortschritt zu vermeiden.
Erwägen Sie auch, Kunden und Lieferanten als Vorschläge zu berücksichtigen, insbesondere wenn Ihr Vorschlagswesen reift und erfolgreich ist.
Ich habe viele Vorschlagsprogramme gesehen, die in den letzten dreißig Jahren umgesetzt wurden. Die meisten scheiterten an dem Versagen der Organisationen, auf diese Punkte zu achten.
Menschen neigen dazu, schlecht definierte, unscharfe Programme zu starten, die keine Belohnungen, Implementierungsstrategien und Kommunikationssysteme definieren. Menschen, die nicht rechtzeitig Feedback erhalten, hören auf, Ideen einzureichen.
Wenn jede Idee zu einem "Warum sollte wir" wird, anstatt zu einem "Warum sollten wir nicht", werden die Menschen schnell entmutigt. Der Prozess wird zum Witz. Oder einfach ignoriert. Wie viele leere Vorschlagskästen sitzen in Unternehmen in Amerika? Mehr als ich zählen möchte. Verwenden Sie diese Vorschläge, um sicherzustellen, dass Ihr Mitarbeitervorschlagsprogramm gedeiht.