Wenn Sie für einen Job als Verwaltungsassistent interviewen, möchte der Interviewer mehr über die Qualifikationen erfahren, die Sie für die Position haben, und darüber, wie Sie in das Unternehmen und in die Abteilung passen. Interviewer der Verwaltungsposition fragen häufig nach den spezifischen Fähigkeiten, die Sie für die Stelle qualifizieren, sowie nach Ihren weniger quantifizierbaren Fähigkeiten.
Tipps zum Umgang mit dem Interview
Wissen Sie, dass die Diskussion wahrscheinlich über Soft Skills wie Ihre Kommunikationsfähigkeiten, Eignung für Organisation oder Aktualität hinausgehen wird. Sie sollten auch bereit sein, über harte Fähigkeiten zu sprechen.
Seien Sie darauf vorbereitet, Softwareprogramme zu diskutieren
Da viele Positionen als Verwaltungsassistent häufig die Verwendung spezieller Software erfordern, müssen Sie möglicherweise verschiedene Programme besprechen, mit denen Sie gearbeitet haben, wie Sie diese Programme verwendet haben und wie hoch Ihr Fachwissen ist.
- Beispiel Antwort: Ich liebe es, Technologie zu verwenden und über neue Programme zu lernen. Ich habe auch ein Talent dafür, Kollegen beizubringen, die vielleicht nicht so versiert sind, Systeme zu benutzen. In meinem letzten Job bei Kent Associates habe ich mich freiwillig für die Überprüfung von Projektmanagementsystemen für das von mir unterstützte Team von Fachleuten eingesetzt. Mein Chef stimmte meiner Empfehlung zu und wir brachten ein webbasiertes System, Asana, mit, das uns hilft, Projekte zu verfolgen und Informationen auf einer Webplattform auszutauschen.
- Beispiel Antwort: Ich bin die Ansprechpartnerin im Büro für PowerPoint-Folien und freue mich, unseren Vertriebsmitarbeitern zu helfen, Kunden mit ihren Präsentationen zu begeistern. Ich bin auch ein fortgeschrittener Benutzer von Excel und erstelle komplexe Makros, um Budgetprojektionen für Projektvorschläge vorzubereiten.
Seien Sie bereit, administrative Prozesse zu diskutieren
Sie sollten bereit sein, Ihre Arbeitsabläufe und administrativen Prozesse in früheren Positionen zu diskutieren. Als Verwaltungsexperte sollte es keine Frage sein, dass Sie organisiert und detailorientiert sind. Ihr Interviewer möchte wissen, wie Sie diese Eigenschaften in Ihrem täglichen Arbeitsablauf manifestieren.
- Sample Answer: Die organisatorischen Fähigkeiten und die Liebe zum Detail zählen zu meinen Stärken. Ich bin in Situationen gediehen, in denen ich Ordnung in komplexe Projekte bringen kann. Zum Beispiel habe ich acht Profis unterstützt, die Werbeveranstaltungen für Kunden planten. Ich entwickelte eine Vorlage, um Ziele und Fortschritte für jedes Projekt zu verfolgen und auf einem gemeinsamen Laufwerk einzurichten, sodass alle Mitarbeiter den Fortschritt der Projekte und Veranstaltungen des Teams verfolgen konnten.
- Beispielantwort: Als ich für die Alfred Group arbeitete, erstellte ich ein Verfahrenshandbuch, in dem die Schritte bei der Bearbeitung von Kreditanträgen beschrieben und online gestellt wurden, damit alle Kreditsachbearbeiter den gleichen Prozess verfolgen konnten.
Halte es immer positiv
Achte auf dein Verhalten während des Interviews. Da Verwaltungsassistenten häufig sehr eng mit den Personen zusammenarbeiten, für die sie arbeiten, ist es wichtig, positiv, professionell und höflich zu sein. Sie möchten, dass der Interviewer keinen Zweifel daran hat, dass die Zusammenarbeit mit Ihnen eine angenehme Erfahrung ist.
- Beispiel Antwort: Ich arbeitete an der Rezeption in unserer Agentur, und es war entscheidend, dass ich einen positiven ersten Eindruck für aktuelle und potenzielle Kunden machte. Ich bin eine natürliche "can do" Person und meine Bewertungen haben regelmäßig meine Kundenorientierung gelobt.
- Beispiel Antwort: Das Unternehmen untersucht Kunden nach Interaktionen, und mein Name ist konsequent als ein Mitarbeiter aufgetaucht, der hilfreich, angenehm und professionell war. Mein Chef hat kommentiert, wie oft Kunden mich um Hilfe bitten.
Vorbereitung auf das Interview
Analysieren Sie die Jobbeschreibung, um herauszufinden, ob es eine bestimmte Domäne gibt, auf die sich die Position konzentriert. Gibt es beispielsweise einen Schwerpunkt auf Reiseplanung, Projektkoordination, tägliche Besprechungsplanung, persönliche Assistenz oder irgendetwas anderes? Wenn dies der Fall ist, sollten Sie Ihre relevantesten Erfahrungen bei der Beantwortung von jobspezifischen Interviewfragen hervorheben.
Machen Sie eine Liste der Fähigkeiten, die sie in der Stellenausschreibung erwähnen, und fühlen Sie sich frei, einige hinzuzufügen, von denen Sie denken, dass sie auch anwendbar wären. Dann werfen Sie einen Blick auf Ihre eigenen Verwaltungs- und Bürofähigkeiten und passen Sie Ihre Qualifikationen der Arbeit an. Dies wird Ihnen helfen, Ihre Antworten auf die relevanteste Weise auf die spezifische Position zuzuschneiden.
Fragen und Antworten zum Administrative Assistant Interview
Bei der Vorbereitung kann es hilfreich sein, die Fragen zu prüfen, die Sie möglicherweise stellen, und sich Gedanken darüber zu machen, wie Sie eine Antwort einrahmen können, indem Sie bestimmte Erfahrungen und Erfolge aus früheren Jobs hervorheben.
- Welche Computerkenntnisse haben Sie und welche Programme verwenden Sie? - Beste Antworten
- Sind Sie bequem mit einem Telefon mit mehreren Leitungen und einer hohen Anzahl von Telefonanrufen? - Beste Antworten
- Wir sehen uns in diesem Unternehmen als ein Team, das gemeinsam auf die gleichen Ziele hinarbeitet. Wie fühlen Sie sich in einer Teamumgebung? - Beste Antworten
- Wie würden Sie sich fühlen, zwei oder drei andere Mitarbeiter zu beaufsichtigen? - Beste Antworten
- Was ist deine größte Stärke und wie wird es deiner Leistung in dieser Position helfen? - Beste Antworten
- Was ist deine größte schwäche? - Beste Antworten
- Wie gehst du mit Stress und Druck um? - Beste Antworten
- Wie war es für deinen Vorgesetzten zu arbeiten? - Beste Antworten
- Was erwartest du von einem Vorgesetzten? - Beste Antworten
- Arbeitest du lieber selbstständig oder im Team? - Beste Antworten
- Arbeiten Sie gut mit Menschen? - Beste Antworten
- Geben Sie einige Beispiele für Teamarbeit. - Beste Antworten
- Fragen des Empfangsdirektorinterviews. - Liste der Fragen
Fragen an den Interviewer
Sie sollten auch etwas über das Unternehmen recherchieren und bereit sein, relevante Fragen zu stellen, wenn Ihnen die Gelegenheit gegeben wird. Es kann hilfreich sein, vorab ein paar Fragen zu stellen, die Sie stellen könnten, oder weiter zu diskutieren, wenn Sie die Möglichkeit nicht früher im Interview hatten. Oft nähert sich das dem Ende des Interviews, deshalb möchten Sie ihnen einen guten Eindruck hinterlassen. Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, Ihr Interesse und Ihre Vorbereitung auf das Bewerbungsgespräch zu zeigen, indem Sie Fragen mit einigen eigenen Fragen verknüpfen.
- Was sind die Verantwortlichkeiten dieser Position?
- Kannst du einen typischen Tag (Woche) in dieser Abteilung beschreiben?
- Was sind die Stärken in dieser Abteilung? Was sind die Schwächen?
- Was würden deine ehemaligen Assistenten am besten für dich tun? Was würden sie sagen, war das Schlimmste?
- In welche Richtung sehen Sie das Unternehmen in den nächsten fünf Jahren? Haben Sie das Gefühl, dass der Erfolg bedroht ist?
- Warum hat deine letzte Assistentin die Position verlassen? Was waren seine Stärken? Was waren seine Schwächen? Was macht er / sie jetzt?
- Welche Eigenschaften hat deine beste Assistentin? Was ist mit deiner schlechtesten Assistentin?
- Wie oft werden Leistungsbewertungen durchgeführt? Wer führt sie?
- Welche Fähigkeiten sind Ihnen in einem Verwaltungsassistenten am wichtigsten?
- Wie belohnen und fördern Sie die Menschen, die in Ihrer Abteilung arbeiten?
- Gibt es laufende Produktionsprobleme in dieser Abteilung?
- Wie haben Sie sich in der Vergangenheit mit Personalproblemen auseinandergesetzt?
- Was sind die größten Herausforderungen für eine Person in dieser Position?
- Was ist deiner Meinung nach der lohnendste Aspekt dieser Position?
- Unterstützen Sie (unterstützt das Unternehmen / die Abteilung) die Mitgliedschaft in Berufsverbänden und die berufliche Weiterbildung?
- Was würdest du als die Rolle des Verwaltungspersonals in diesem Büro beschreiben?
- Werden Überstunden oder Wochenendstunden erwartet?
- Was gefällt dir am meisten an der Arbeit für diese Firma? Gibt es Änderungen, die Sie vornehmen würden?
- Was magst du am wenigsten daran, hier zu arbeiten?
- Ermutigen Sie die Abteilung, als Team zu arbeiten oder sich stärker auf einzelne Beiträge zu konzentrieren?
Allgemeine Job Interview Fragen
Zusätzlich zu den arbeitsspezifischen Interviewfragen werden Ihnen auch allgemeinere Fragen zu Ihrer Beschäftigungsgeschichte, Ausbildung, Stärken, Schwächen, Leistungen, Zielen und Plänen gestellt. Hier finden Sie eine Liste der häufigsten Interviewfragen und Beispielantworten.