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10 Dinge, die jeder neue Programmmanager wissen sollte

Programm-Management ist eine lohnende und gut bezahlte Karriere-Wahl, aber es kann auch eine herausfordernde Rolle sein. Wenn Sie gerade Ihren ersten Programm-Management-Job haben oder wissen möchten, ob Sie den Sprung in eine Karriere als Programm-Manager machen sollten, ist es wichtig zu verstehen, was die Karriere mit sich bringt. Berücksichtigen Sie diese 10 Punkte, die jeder neue Programmmanager beachten sollte, bevor er die Rolle startet.

Programmverwaltung ist nicht dasselbe wie Projektmanagement

Beim Projektmanagement geht es darum, Arbeiten zu planen, Aufgaben und Ressourcen zu organisieren, Prozesse zu steuern und ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Ob es darum geht ein neues Büro zu eröffnen, eine neue App zu starten oder ein Olympiastadion zu bauen, Projekte haben einen definierten Anfang, Mitte und Ende mit einer klaren Zielsetzung.

Das Programm-Management ist anders und generell viel breiter. Ein Programmmanager kann mehrere Projekte gleichzeitig überwachen, von denen jedes sein eigenes Projektteam und Projektmanager haben kann. Diese Projekte könnten Teil eines größeren Programms sein, das der Organisation im Laufe der Zeit etwas von Wert verleihen soll.

Erwarte, dass es Unsicherheit gibt

Programme sind von Natur aus unsicher. Während Sie vielleicht wissen, was das große Bild ist, ist es nur eine Vision Aussage, wenn Sie beginnen. Der genaue Weg, wie man dorthin kommt und welche Projekte über einen längeren Zeitraum hinweg benötigt werden, ist etwas, das man im Laufe der Zeit erarbeiten muss.

Sie beginnen mit einer detaillierten Planung für das, was Sie wissen, und bauen ein Bild auf, wie Sie den Rest des Ganzen angehen können, wenn Sie näher kommen. Verlängern Sie Ihre Planungs- und Lieferhorizonte schrittweise, bis Sie nicht weiter kommen können.

Blockieren Sie die Zeit in regelmäßigen Abständen, um die nächsten Schritte zu planen. Sie können diese Gelegenheit auch nutzen, um sicherzustellen, dass Sie immer noch auf dem richtigen Weg sind, um geschäftlichen Wert zu liefern.

Achten Sie auf Burnout

Während ein Projekt in etwa einem Jahr vorbei sein könnte, können sich die Programme scheinbar unbegrenzt fortsetzen.

Programmmanager müssen ihre Teams vor Burnout schützen. Sie können nicht endlos mit Höchstgeschwindigkeit arbeiten, also stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter angemessene Ausfallzeiten haben. Dies sollte Perioden ruhigerer Arbeitszeiten mit weniger Leistungen und angemessener Abwesenheit vom Büro für Ferien umfassen.

Verwalten Sie krankheitsbedingte Fehlzeiten, beobachten Sie Ihre Überstundenberichte und achten Sie darauf, dass das Wohlergehen Ihres Teams von größter Bedeutung ist, wenn Sie die Fluktuation verringern und Ihre talentierten Mitarbeiter für das gesamte Programm halten möchten.

Sie müssen das Tempo verwalten

Wenn Sie ein Programm mit einem entfernten Abschlussdatum bereitstellen, müssen Sie die Geschwindigkeit der Arbeit verwalten. Es ist schwierig, über viele Jahre hinweg die Dynamik aufrechtzuerhalten. Ihre Rolle als Programmmanager besteht also darin, die Prioritäten und Projekte so zu koordinieren, dass regelmäßig messbare Ergebnisse geliefert werden.

Mischen Sie die schnellen Gewinne und den stetigen Fortschritt zu den größeren Bildzielen. Dies hilft dem Team zu sehen, dass Sie Fortschritte machen und stellt sicher, dass einige kurzfristige Erfolgsgeschichten geteilt werden, um die Motivation hoch zu halten. Schließlich hilft es Investoren und leitenden Managern zu sehen, dass Fortschritte gemacht werden.

Trainiere dein Team für den Erfolg

Programme liefern oft etwas Neues, Einzigartiges oder Transformatives für eine Organisation. Eine der Herausforderungen bei der Arbeit an solchen Initiativen besteht darin, dass Sie wahrscheinlich nicht über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um alle erforderlichen Aufgaben und Projekte durchführen zu können.

Das ist in Ordnung und zu erwarten. Ihre Aufgabe als neuer Programm-Manager besteht darin, sicherzustellen, dass Sie die Mitarbeiter, die Sie haben, weiterqualifizieren, weiterbilden und weiterentwickeln können, sodass Sie alle Ressourcenanforderungen gemeinsam erfüllen können.

Es kann Bereiche geben, in denen Sie nur für eine bestimmte Zeit eine bestimmte Ressource benötigen. Zum Beispiel werden Sie nicht einen Ihrer Mitarbeiter trainieren, wie man einen Gabelstapler fährt, wenn das eine Fähigkeit ist, die Sie nur für eine Woche benötigen. Wenn Sie jedoch die Art und Weise, wie die Online-Präsenz Ihres Unternehmens verwaltet wird, verändern, wäre es wahrscheinlich von Vorteil, wenn Sie über eine eigene Websiteentwicklungskompetenz verfügen und über Fachwissen zu Social Media oder Suchmaschinenoptimierung verfügen. Auf diese Fähigkeiten wird sich das Unternehmen langfristig verlassen.

Treffen Sie Entscheidungen darüber, welche davon in das Team eingebettet werden müssen und welche ausgelagert werden sollten. Stellen Sie dann sicher, dass Ihr Programm die erforderlichen Schulungs- und Einstellungsaufgaben erfüllen kann, um die Ergebnisse bei jedem Projekt zu verwalten.

Governance ist komplexer

Wenn Sie aus einem Projektmanagement-Hintergrund kommen, wird Governance Sie nicht überraschen. Auf diese Weise werden Projekt- und Programmstrukturen organisiert und kontrolliert, um sicherzustellen, dass die Entscheidungsfindung auf die richtige Art und Weise erfolgt und dass die richtigen Leute involviert sind. Es ist entscheidend dafür, dass die Arbeit so weiterentwickelt wird, dass sie dem gesamten Geschäftsfall entspricht, und trägt dazu bei, dass die Mitarbeiter zur Rechenschaft gezogen werden.

Governance ist auch die Art und Weise, wie das Projektmanagementbüro und leitende Angestellte sicherstellen können, dass ein Programm auf dem richtigen Weg ist, um Vorteile zu erzielen. Es bietet auch einen formellen Weg zur Schließung von Projekten oder eines ganzen Programms, wenn nachgewiesen werden kann, dass diese Vorteile nicht mehr erreicht werden.

Governance ist in einer Programmumgebung komplexer als in einer Projektumgebung. Projektvorstände und Steuerungsgruppen haben normalerweise eine Executive-Mitgliedschaft. Dies ist zu erwarten, da das Endergebnis eines Programms normalerweise die Geschäftstransformation ist.

Planung ist schwieriger ...

Projektmanager, die an einem Programm beteiligt sind, legen in der Regel ihre Projektpläne zusammen, dann trifft ein Programmmanagementteam unter Ihrer Leitung als Programmmanager aufeinander und die Pläne werden integriert.

Das ist leichter gesagt als getan. Es erfordert die Identifizierung der Abhängigkeiten zwischen Projekten und Projektaufgaben. Es zwingt Sie dazu, sich die Ressourcenanforderungen für das gesamte Programm anzusehen und Aktivitäten zu jonglieren, um der Verfügbarkeit von Schlüsselpersonen gerecht zu werden.

Sobald Ihr integrierter Programmplan erstellt ist, können Sie ihn in einem Gantt-Diagramm oder einem anderen Softwaretool verfolgen. Während Ihre Projektmanager ihre Projekte in Echtzeit verfolgen, müssen Sie Anpassungen am Programmplan vornehmen, um alle über Änderungen auf dem Laufenden zu halten und zu erklären, was dies für ihre Arbeitsbereiche bedeutet.

... Aber Sie müssen nicht jede Zeile planen

Als Programmmanager verlassen Sie sich bei der Detailplanung auf Ihre Projektmanager. Es ist nicht praktisch oder wünschenswert für Sie, ein Programm mit Tausenden von Aufgaben zu verfolgen.

Sie benötigen eine zusammengestellte Ansicht der Projekte auf hoher Ebene mit genügend Details, um Ihnen zu zeigen, ob etwas auf Programmebene Auswirkungen hat.

Am einfachsten ist dies mit dedizierten Software-Apps. Der Versuch, Ihr Multimillionen-Dollar-Programm in einer einfachen Tabelle zu verwalten, wäre zu schwierig.

Sie müssen delegieren

Wie gut Sie auch sind, wenn Sie delegieren, bedeutet eine Programmverwaltungsrolle, dass Sie noch besser werden müssen.

Die gute Nachricht ist, dass Sie ein Team von Projektmanagern haben sollten, und vielleicht haben Sie sogar ein spezielles Programmmanagementbüro, um Ihre transformativen Veränderungen zu unterstützen.

Es gibt eine Menge Arbeit an einem Programm, und es ist eine große Anstrengung, es so einzurichten, dass alle beweglichen Teile zur richtigen Zeit zusammen bewegt werden. Du kannst es nicht alleine machen und du solltest es nicht versuchen. Berechnen Sie, wie viel Zeit Sie für die Programminitiierung benötigen und stellen Sie sicher, dass Sie über ein Team verfügen, das Sie unterstützen kann.

Wenn Sie niemanden in Ihrem Programmverwaltungsbüro haben, bitten Sie jemanden um eine Abordnung zum Programmverwaltungsteam. Es gibt viel für sie zu tun. Zum Beispiel wäre jemand in einer Projektkoordinierungsrolle perfekt in der Lage, die auf der Programmebene erforderliche Koordination zu liefern und Sie für strategische Aufgaben zu gewinnen.

Habe keine Angst vor Konflikten

Es gibt viele Stränge für Programme. Von Projekten mit schwierigen Stakeholdern bis hin zu scheinbar unerreichbaren Terminen - jeder Tag bietet Ihnen Möglichkeiten für Konflikte. Achten Sie auf die Dinge, die die Projektleistung stören, und seien Sie darauf vorbereitet, einzugreifen, wenn es erforderlich ist, um eine Konfliktsituation zu beheben, bevor sie beginnt.

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