Mit Worten kommunizieren
Von allen Klassen, die ich am College und an der Graduate School gemacht habe, waren die zwei, die mir am meisten in meiner Karriere geholfen haben, Englisch Composition und Business English. In diesen Klassen habe ich effektive Schreibfähigkeiten gelernt, die ich in jedem Job, den ich je hatte, benutzt habe. Kein anderer Job, aber meine Arbeit auf dieser Seite beinhaltete das Schreiben als Teil meiner Jobbeschreibung. Trotzdem musste ich in jedem Job schreiben, und es war selbstverständlich, dass ich das schaffen würde. Dies ist bei den meisten Jobs der Fall, unabhängig davon, ob Sie interne Memos schreiben, mit Kunden korrespondieren oder beim Entwurf von Verkaufsmaterialien helfen müssen.
Schöne Prosa und Poesie zu schreiben ist ein Talent. Effektiv schreiben ist jedoch eine Fähigkeit, die gelernt werden kann.
Organisieren Sie Ihr Schreiben
Unabhängig davon, ob Sie ein Memo für Ihren Kollegen oder einen Bericht für Ihren Chef verfassen, sollten Sie entscheiden, welche Informationen Sie übermitteln möchten. So geht's:
- Listen Sie alle Punkte auf, die Sie in Ihrem Memo oder Bericht besprechen müssen.
- Ordnen Sie sie - von den meisten bis zu den wenigsten wichtig.
- Schreibe eine kurze Zusammenfassung deines gesamten Memos - das wird dein erster Absatz sein.
- Erweitern Sie für jeden in Schritt 1 aufgelisteten Artikel.
- Wenn der Empfänger Maßnahmen ergreifen muss, geben Sie dies in Ihrem abschließenden Absatz an.
Einige Hinweise
Schreibe für dein Publikum. Verwenden Sie eine einfache Sprache. Sie möchten nicht, dass der Leser ein Wörterbuch braucht, um zu entziffern, was Sie sagen wollen. Sie sollten nicht versuchen, Ihren Leser mit Ihrem großen Wortschatz zu beeindrucken. Wahrscheinlich werden Sie Ihren Leser stattdessen frustrieren. Die meisten Leute jonglieren mehrere Aufgaben gleichzeitig und sind daran interessiert, nur die notwendigen Informationen zu erhalten. Sie sind dafür verantwortlich, dass dies geschieht. Anstatt zu sagen: "Seine gesellige Art bezeugt ihn als einen Superlativkandidaten für den Job, " sagen Sie "Seine Freundlichkeit macht ihn einen Spitzenkandidaten für den Job."
Finger weg von Jargon, den Ihr Leser vielleicht nicht versteht. Wenn Ihre Arbeit sehr technisch ist, aber die Person, an die Sie schreiben, sich in diesem Bereich nicht gut auskennt, bleiben Sie bei den Wörtern, die diese Person verstehen wird. Wenn Sie beispielsweise ein Website-Designer sind, macht dieser Satz in einem Memo für Ihren Kunden, einen Psychologen, keinen Sinn: "Was möchten Sie, dass ich als BGCOLOR für Ihre Site verwende: # ADD8E6 oder #FFFFFF?" Jeder, der mit dem Design von Webseiten vertraut ist, weiß, dass diese Frage übersetzt werden kann zu "Was möchten Sie, dass die Hintergrundfarbe Ihrer Site: Hellblau oder Weiß ist?" Erwarten Sie jedoch nicht, dass Ihre Klientin mit diesem Fachjargon besser vertraut ist als mit ihrer Diskussion eines psychologischen Begriffs wie Trichotillomanie.
Ein Klischee am Tag hält den Leser fern - oder zumindest lässt er sich nicht daran erinnern, was Sie sagen. Sie möchten, dass Ihr Schreiben unvergesslich bleibt. Weil wir oft Klischees hören, werden wir für sie desensibilisiert. Die Wörter sind also nicht eindeutig mit Ihrem Schreiben verbunden. Anstatt zu sagen, "Verschieben Sie nicht bis morgen, was Sie heute tun können", versuchen Sie in einem Memo an einen Untergebenen zu motivieren. Sag einfach: "Hör auf zu zögern. Mach den Job jetzt fertig."
Verwenden Sie nach Möglichkeit die aktive Stimme. Die aktive Stimme macht Ihren Satz stärker und in der Regel kürzer. Lass uns diese Beispiele ausprobieren. Passive Stimme: "Der Umsatz stieg aufgrund der Vernetzung, die ich gemacht habe." Aktive Stimme: "Meine Vernetzung hat den Umsatz gesteigert."
Sei nicht überflüssig. Es ist nicht notwendig, "14 Uhr nachmittags" oder "die werdende schwangere Frau" zu sagen. Die Worte "14 Uhr" oder "2 Uhr nachmittags" oder "die werdende Frau" oder "die schwangere Frau" vermitteln, was Sie sagen wollen und sind weniger wortreich.
Achte natürlich auf Grammatik. Verwenden Sie Strunk und White Elements of Style, die im Internet verfügbar sind. Ein gutes Wörterbuch sollte in der Nähe sein, zusammen mit einem Thesaurus. Ein Thesaurus ermöglicht es Ihnen, Ihr Schreiben frisch zu halten, indem es Ihnen hilft, eine Vielzahl von Wörtern zu finden. Viele dieser Ressourcen sind online verfügbar.
Korrekturlesen ist eines der wichtigsten Dinge, die Sie tun können. Da Sie wahrscheinlich die meiste Zeit auf einem Computer schreiben, haben Sie Zugriff auf automatisierte Rechtschreib- und Grammatikprüfer. Aber Vorsicht - einige Wörter, die im falschen Kontext verwendet werden, könnten von computergestützten Rechtschreibprüfern übersehen werden. Zum Beispiel würde der Satz "An Mitarbeiter, die an Meetings teilgenommen haben, zwei über die Gnu-Software lernen", die Rechtschreibprüfung durchlaufen, ohne dass Rechtschreibfehler entdeckt wurden. Lassen Sie Ihr Dokument nach Möglichkeit von jemand anderem Korrektur lesen.
Wenn es die Zeit erlaubt, lege deine Komposition weg und lese sie später, oder noch besser, am nächsten Tag.