Was ist Projektsteuerung?

Weißt du, was Projekt-Governance ist und wie es aussieht? Oder was tun, wenn Sie in einer Umgebung arbeiten, in der es nicht existiert? Beginnen wir mit einer Definition.

Projekt-Governance: eine Definition

"Governance" in Bezug auf das Projektmanagement bezieht sich auf Richtlinien, Prozesse, Standards, Verfahren und Richtlinien, die bestimmen, wie Projekte von Ihrer Organisation geleitet, ausgeführt und kontrolliert werden.

Governance kann umfangreich und "schwer" sein, mit viel Bürokratie, oder skizzenhaft und "leicht" (in diesem Fall ist es wahrscheinlich ineffizient). Manager sollten das richtige Governance-Niveau für ihre Umwelt und Kultur anstreben. Sicherzustellen, dass Ihre Governance-Richtlinien für ihren Zweck geeignet sind, ist ein Schlüsselfaktor, um sicherzustellen, dass sie effektiv sind.

Die Governance beginnt ganz oben. Der Unternehmensvorstand sollte sich der Idee einer guten Regierungsführung und der Tatsache, dass Projekte innerhalb festgelegter Richtlinien ordnungsgemäß verwaltet werden sollten, verpflichtet fühlen. Diese Einstellung und die zu erwartenden Standards werden auf Projektvorstände und Projektleiter (und Programmteams, wo solche existieren) übertragen.

Warum Project Governance wichtig ist

Ihr Projektsponsor und andere wichtige Interessengruppen möchten wissen, dass Sie das Projektbudget auf die richtige Art und Weise ausgeben. Sie möchten sehen, dass Sie den Fortschritt Ihres Projekts effektiv verfolgen und das Projektrisiko nach Bedarf steuern.

Die Gründe für eine gute Governance in Projekten gehen jedoch noch weiter.

Governance wird von Kunden, insbesondere im öffentlichen Sektor, gefordert. Regierungen und Aufsichtsbehörden fordern bestimmte Standards für bestimmte Projekte (und erzwingen sie in bestimmten Fällen). Governance ist nicht nur ein internes Problem: Viele Unternehmen, die auf geregelten Märkten tätig sind, müssen sich an externe Gesetze wie Sarbanes-Oxley halten. Projekt-Governance ist ein kleiner Teil davon, dass Sie nachweisen können, dass Ihr Unternehmen effektiv und innerhalb der spezifizierten Richtlinien und Vorschriften für Ihre Branche arbeitet.

Projekt-Governance hilft Ihnen auch:

• Verbessern Sie Ihre Kapitalrendite und verfolgen Sie diese Investitionen effektiv
• Gewinnen Sie Buy-In für Projekte
• Vermeiden Sie die allgemeinen Gründe, warum Projekte fehlschlagen
• Kommunizieren Sie effektiver
• Einführung von Standardisierung in Projekte, um den Vergleich der Leistung zu erleichtern
• Minimiere das Risiko
• Mitarbeiter in einer strukturierten Umgebung entwickeln und motivieren

Wie sieht die Projektsteuerung aus?

Jetzt wissen wir, was Projekt-Governance ist, wie sieht es in einem Projekt aus? Hier sind die Arten von Aktivitäten, die Governance in einer Projektumgebung demonstrieren:

• Es gibt einen disziplinierten Projektmanagement-Lebenszyklus, der definierte Punkte zur Genehmigung enthält. Dies sind Punkte, an denen die Durchführbarkeit des Projekts diskutiert und eine Entscheidung getroffen wird, ob die Arbeit fortgesetzt werden soll oder nicht.
• Projekte haben einen klaren Business Case und Business Cases verfügen über genügend Informationen, um Managementteams in die Lage zu versetzen, die richtigen Entscheidungen zu treffen.
• Diese Entscheidungen werden angemessen dokumentiert und kommuniziert.
• Mitarbeiter, die an Projekten arbeiten, haben Rollen und Verantwortlichkeiten definiert.
• Es gibt eine Kultur des kontinuierlichen Lernens, die es den Projektteams ermöglicht, sich kontinuierlich zu verbessern und die in einer tadellosen Umgebung gelernten Lektionen zu diskutieren.

• Es gibt Prozesse und Verfahren, die es den Projektteams ermöglichen, ihr Projekt zu überprüfen und bei Bedarf um unabhängige Unterstützung zu bitten.
• Stakeholder sind engagiert und sie vertrauen dem Prozess.
• Projektteams bestehen aus Personen, die in den relevanten Rollen erfahren und qualifiziert sind.

Die Steuerung von Projekten ist mit den Governance-Strukturen in der Organisation insgesamt verbunden. Wenn Sie der Meinung sind, dass das Hauptziel von Project Governance darin besteht, sicherzustellen, dass Projekte auf die richtige Art und Weise durchgeführt werden, können Sie sehen, wie es mit der finanziellen Governance auf Unternehmensebene, dem Risikomanagement von Unternehmen und vielem mehr zusammenhängt.

Die Projektsteuerung sollte sich nahtlos in Ihre aktuellen Organisationsprozesse einfügen. Mit anderen Worten, erstellen Sie keinen neuen Finanzverwaltungsprozess, wenn Sie bereits einen haben, der in anderen Bereichen funktioniert! Verwenden Sie das, was derzeit existiert, und optimieren Sie Unternehmensprozesse, um sie für die Verwendung in einer Projektumgebung geeignet zu machen.

5 Schwerpunkte für die Projektsteuerung

Wenn Sie anfangen, sich damit zu befassen, werden Sie feststellen, dass die Projektsteuerung durch alle Elemente des Projektmanagements durchdringt. Es gibt jedoch einige Schwerpunktbereiche, in denen Governance besonders relevant ist.

1. Methoden und Prozesse: Sie helfen Ihnen, Arbeit zuverlässig und nachhaltig zu liefern.
2. Wissensmanagement: Dies ist entscheidend für die gelernten Lektionen und um sicherzustellen, dass die Organisation aus der Projekterfahrung lernt. Wissensmanagement ist unerlässlich, wenn Sie mehrere Fehler mehrmals vermeiden möchten.
3. Reife des Projektmanagements: Mit zunehmender Reife Ihres organisatorischen Projektmanagements steigt auch Ihre Fähigkeit, erfolgreich zu liefern.
4. Buy-In auf Senior-Ebene: Das Engagement für die Projektsteuerung beginnt an der Spitze. Wenn Sie Management-Unterstützung haben, wird dies auf allen Ebenen des Unternehmens stattfinden und der Governance-Ansatz wird nachhaltiger sein.

1. Unterstützende Kultur: Eine Kultur der Unterstützung, nicht der Schuld, wird dafür sorgen, dass Projektmanager das richtige Umfeld haben, um erfolgreich zu sein. Eine unterstützende Kultur, die vom Project Management Office oder vom Project Director geleitet wird, hilft den Projektmanagern, ihre Ziele und die Ziele des Projekts zu erreichen.

Was zu tun ist, wenn es keinen Unternehmensstandard gibt

Viele Projektmanager in kleineren Organisationen finden Projekte in einem Umfeld statt, das unterstützend ist, und wo Buy-In für das Konzept des Projektmanagements ist, aber ohne die formellen Organisationsstrukturen, von denen sie sich ernähren können.

In dieser Situation - und das gilt nicht nur für kleine Organisationen - entwerfen Sie Ihr Projekt-Governance-Modell von Grund auf neu. Wenn es keinen Project-Governance-Ansatz gibt, den Sie aus dem Regal nehmen und an Ihr Projekt anpassen können, müssen Sie Ihr eigenes erstellen.

Das ist nicht so schwierig, wie es scheint!

Beginnen Sie mit der Einrichtung der Grundlagen:

• Erstellen Sie ein Rollen- und Verantwortungsdokument
• Stellen Sie sicher, dass Sie einen Projektsponsor haben
• Stellen Sie sicher, dass Sie einen Projektausschuss oder eine Lenkungsgruppe haben, und vereinbaren Sie regelmäßige Treffen, für die Sie ein Protokoll erstellen und verteilen
• Richten Sie einen Risikomanagementprozess ein
• Richten Sie einen Änderungsverwaltungsprozess ein
• Erstellen Sie Punkte in Ihrem Projektplan, in dem Sie die Durchführbarkeit des Projekts gegen die ursprünglichen Ziele des Geschäftsfalles prüfen (das Ende jeder Phase der Phase ist der natürliche Punkt, um diese Kontrollen zu setzen).

Letztendlich obliegt es dem Projektträger, eine angemessene Governance sicherzustellen, aber auch Projektmanager können hier eine aktive Rolle spielen.

Governance ist vielleicht eines der trockeneren Themen im Projektmanagement, aber es ist eines der wichtigsten. Auf diese Weise wissen die Führungskräfte, dass Sie einen guten Job machen, und sie sind davon überzeugt, dass sich das Projekt so entwickelt, wie es sollte. Darüber hinaus bietet es die erforderlichen Kontrollmechanismen, damit Manager wissen, dass Geld auf angemessene und an den Geschäftsfall angepasste Weise ausgegeben wird.