Erstellen Sie ein Projektrisikoregister, das jeder leicht verwenden kann
Wie oft haben Sie gesehen, dass ein Risikoregister im Dateisystem hängen geblieben ist? Sie werden am Anfang eines Projekts erstellt, dann sind sie vergessen und werden schnell veraltet.
Wir alle wissen, dass ein gutes Risikomanagement die regelmäßige Identifizierung neuer Risiken sowie die Überprüfung bestehender Risiken und die Planung von Minderungsmaßnahmen erfordert. Wie können wir das wahrscheinlicher machen?
Gutes Risiko Register Design
Eine Möglichkeit, die Teilnahme am Risikomanagement zu fördern, ist ein gutes Risikoregister-Design. Ein gut gestaltetes Register wird Ihnen und anderen Projektteammitgliedern schnell das Gesamtrisiko des Projekts mitteilen.
Es sollte Benutzern den Zugriff auf Details zu einzelnen Risiken erleichtern, wenn dies erforderlich ist. Dies sollte wiederum jeden dazu anregen, in Bezug auf Risiken zu denken - neue zu entdecken, zu beobachten und Maßnahmen zu ergreifen, um bestehende Risiken zu mindern.
Fügen Sie die richtigen Felder hinzu
Ihr Risikoregister sollte mindestens Folgendes enthalten:
- Eine eindeutige Kennung für jedes Risiko
- Eine Beschreibung des Risikos, einschließlich der Ursache, des Risikoereignisses und der Auswirkung, wie z. B. "Wegen starken Regens besteht die Gefahr, dass das Feld überflutet wird und die Kulturpflanzen verderben".
- Maßnahmen zur Risikobewältigung
- Risikoinhaber
Zusätzliche Maßnahmen
Sie möchten möglicherweise quantitative Maßzahlen für Wahrscheinlichkeit, Auswirkung und Gesamtrisiko sowie Restwerte nach Minderung für risikoreichere Projekte einbeziehen.
Zahlen und Felder, die automatisch berechnet werden, können hilfreich sein, wenn Sie eine Risikobewertungstechnik wie die Monte-Carlo-Methode oder den erwarteten Geldwert verwenden. Weitere nützliche Felder sind Schlüsseldaten, Risikokategorie, Risikokategorie, Nähe, Minderungskosten und Status.
Die Anzahl der Felder, die Sie einschließen können, ist nicht begrenzt. In der Listenansicht aller Risiken sollten jedoch nur Schlüsselfelder angezeigt werden. Andernfalls kann die Listenansicht mit zu vielen Details überflutet werden. Im Idealfall werden die Zuschauer in die Detailansicht geführt, in der alle Felder für dieses spezielle Risiko angezeigt werden, wenn sie auf den Risikoeintrag in der Listenansicht klicken.
Andere Option
Möglicherweise möchten Sie auch für jedes Projekt eine Risikoregisterdatenbank erstellen, damit Sie nicht auf einen Standardsatz von Feldern beschränkt sind. Obwohl eine Tabelle Ihnen helfen kann, Ihre Projekte, insbesondere kleinere Projekte, zu verfolgen, kann eine aktuelle Datenbank besser sein, z. B. solche, die Sie in Kahootz oder Podio erstellen können. Sie erleichtern das Hinzufügen von Dokumenten und großen Textmengen bei Bedarf.
Ampeln
Es ist schwer, das Ampelsystem für visuelle Wirkung zu schlagen. Benutzer wissen intuitiv, dass Rot ein hohes Risiko bedeutet, dass Bernstein ein mittleres Risiko bedeutet und dass Grün ein geringes Risiko darstellt. Dies bietet den Lesern schnelle visuelle Hinweise, um ihr Verständnis zu erleichtern.
Sicherheitsfunktionen
Vielleicht möchten Sie die Teilnahme fördern, indem Sie allen Mitgliedern des Projektteams und möglicherweise einigen Interessengruppen erlauben, das Risikoregister einzusehen. Sie sollten jedoch Benutzerzugriffsrechte für Ihr Register festlegen, sodass nur bestimmte Projektrollen, z. B. Projektmanager, Projektunterstützung oder Risikoinhaber, diese bearbeiten können. Sie können einen Audit-Trail erstellen, wer was wann geändert hat.
Zusammenfassung Risikoprofil
Ältere Projektteammitglieder und Stakeholder wie der Projektausschuss und das Unternehmens- / Programmmanagement haben möglicherweise nicht die Zeit, die Listenansicht aller Risiken zu analysieren. Für sie gibt ein zusammenfassendes Risikoprofil einen Überblick über das aggregierte Risiko des Projekts auf einen Blick. Es veranschaulicht die Anzahl der Risiken auf jeder Wahrscheinlichkeits- und Auswirkungsebene.
Es dreht sich alles um Kommunikation
Denken Sie daran, dass es nicht nur darum geht, Risiken und Minderungsmaßnahmen aufzulisten, wenn Sie ein Projektrisiko-Register entwerfen. Ziel ist es, Ihre Kollegen im Risikomanagement zu kommunizieren und einzubinden. Ihr Design sollte dieses Ziel mit unterschiedlichen Ansichten für unterschiedliche Zielgruppen widerspiegeln. Ein gut gestaltetes Risikoregister kann auf diese Weise das Risikomanagement in Ihrem Projekt verbessern.