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Was sind Besprechungsprotokolle und wer zeichnet sie bei einem Meeting auf?

Wie und warum, um Besprechungsprotokolle aufzuzeichnen

Besprechungsprotokolle sind die schriftliche oder aufgezeichnete Dokumentation, die verwendet wird, um Teilnehmer und Nicht-Teilnehmer darüber zu informieren, was während eines Meetings besprochen und was passiert ist. Das Sitzungsprotokoll wird in der Regel während des Meetings erstellt oder aufgezeichnet, so dass die Teilnehmer eine Aufzeichnung dessen haben, was während des Meetings passiert ist.

Das Protokoll enthält normalerweise:

  • die Namen der Teilnehmer
  • die Tagesordnungspunkte abgedeckt
  • Entscheidungen der Teilnehmer
  • Folgemaßnahmen, die von den Teilnehmern durchgeführt werden
  • Fälligkeitstermine für die Erfüllung der Verpflichtungen
  • alle anderen Ereignisse oder Diskussionen, die es wert sind, für eine zukünftige Überprüfung oder Geschichte dokumentiert zu werden

Sitzungsprotokolle als historisches Dokument

Als historisches Dokument sind Protokolle nützlich, um die Schlüsselideen oder Diskussionspunkte zu dokumentieren, die zu einer Entscheidung geführt haben. Zum Beispiel können effektive Sitzungsprotokolle die fünf Alternativen angeben, die das Team diskutiert hat, und den Hauptgrund, warum einer ausgewählt wurde, gegenüber den anderen.

Besprechungsprotokolle für das typische Geschäftstreffen müssen nicht jede Diskussion aufzeichnen. Sie müssen und sollten auch nicht angeben, wer was gesagt hat. Sie sollten auch nicht dokumentieren, was jeder Teilnehmer im Detail sagt. Natürlich ist diese Regel anders für andere Arten von Sitzungen, wie zum Beispiel Situationen, in denen rechtliche Schritte diskutiert werden, Gerichtsverhandlungen usw. Diese Minuten erfordern eine genaue Aufzeichnung der Konversation und der Aussagen. Aber solange HR nicht über einen Rechtsstreit verhandelt, dokumentiert Ihr typisches Arbeitsplatztreffen nicht jeden einzelnen Punkt.

Wann und wie kann ich die Besprechungsprotokolle teilen?

Im Idealfall werden die Sitzungsprotokolle am Ende des Meetings elektronisch an die Sitzungsteilnehmer verteilt. Auf diese Weise haben die Teilnehmer ihre Verpflichtungen und Termine sofort zur Kenntnis genommen und können Fragen stellen oder Klärung herbeiführen. Wenn dies nicht möglich ist (z. B. wenn der Protokollführer nach Fehlern suchen möchte), sollte der Protokollführer das Sitzungsprotokoll immer innerhalb von 24 Stunden nach dem Meeting verbreiten.

Das Protokoll dient auch als Erinnerung an die Verpflichtungen, die die Mitglieder des Teams während des Treffens eingegangen sind. Sie helfen Teilnehmern, ihre Besprechungsverpflichtungen in ihre Kalender und ihre täglichen Aufgabenlisten zu übertragen.

Außerdem sollten Sie die Protokolle Ihres vorherigen Meetings zu Beginn des nächsten Meetings überprüfen, damit die Benutzer sie auf Korrektheit und die nächsten Schritte überprüfen können.

Wie gehen Organisationen mit Besprechungsprotokollen um?

Entscheidend für den Erfolg einer Besprechung ist der Notizennehmer oder Rekorder, der das Meeting für Teilnehmer dokumentiert, eine aufgezeichnete Historie hat und für Mitarbeiter, die nicht am Meeting teilnehmen konnten. Ohne das vollständige Protokoll der Sitzung werden die Erfolgsaussichten des Treffens beeinträchtigt, da die Menschen im Großen und Ganzen nicht in der Lage sind, eine Fülle von Informationen auf einmal aufzunehmen und sich dann daran zu erinnern.

Der Mitarbeiter, der das Sitzungsprotokoll nimmt, ist normalerweise ein Mitglied des Teams und nimmt die Notizen während der Teilnahme an dem Meeting entgegen. Bei Sitzungen, bei denen es sich um rechtliche oder behördliche Verfahren handelt, oder bei Sitzungen von Unternehmenssitzungen nimmt eine nicht teilnehmende Person das offizielle Protokoll und führt häufig das Verfahren auf.

Der Mitarbeiter, der die Protokolle aufzeichnet, muss ein Ohr für Details haben, um genau aufzuzeichnen und die Fähigkeit, fokussiert zu bleiben. Der Mitarbeiter muss auch mehrere Sitzungen gleichzeitig bearbeiten, um an der Besprechung teilzunehmen und gleichzeitig die Protokolle zu protokollieren.

In einigen Meetings nimmt derselbe Mitarbeiter bei jedem Meeting das Protokoll vor. Oder die Rolle des Minutennehmers geht von Mitarbeiter zu Mitarbeiter über. Die Rolle des Note Nehmers baut Führung, Kommunikation und effektive Führungsqualitäten auf und kann ein begehrter Job sein.

Anforderungen an ein Meeting-Protokoll Note Taker?

Die Anforderungen für den Protokollführer umfassen die Fähigkeit:

  • Notieren Sie die Entscheidungen, Verpflichtungen und wichtigen Diskussionspunkte, die bei einem Treffen gemacht wurden, genau
  • Notieren Sie die Aktionselemente, zu denen sich die Meeting-Mitglieder verpflichtet haben, sowie das Fälligkeitsdatum, an dem sich die Mitglieder verpflichtet haben. (Aktionsgegenstände haben einen Namen, aber in der allgemeinen Diskussion wird nicht angegeben, wer in informellen Treffen am Arbeitsplatz was gesagt hat.)
  • Überprüfen Sie die wichtigsten Entscheidungen und die Aufgaben oder freiwilligen Verpflichtungen und Maßnahmen am Ende des Treffens, damit die Teilnehmer sich auf Verpflichtungen einigen können, bevor sie das Meeting verlassen
  • Seien Sie ein Teamplayer und seien Sie flexibel, denn die Teilnehmer können in den Minuten alles hinzufügen oder korrigieren, was ihnen nicht zusagt.
  • Arbeitet zweckdienlich, um Kopien des Sitzungsprotokolls innerhalb von 24 Stunden nach dem Treffen zu verteilen, was seit Jahrzehnten die Standardempfehlung von Moderatoren ist. Da die meisten Recorder die Minuten auf einem elektronischen Gerät wie einem Laptop oder iPad erfassen, sollte der Protokollführer die Besprechungsnotizen nach einer kurzen Überprüfung der Rechtschreibung, Grammatik und Klarheit verteilen.

    
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