Diese 10 Tipps machen Mitarbeiter Ihre All-Company Meetings schätzen
Sind Sie der Planer des monatlichen oder periodischen Firmen- oder Abteilungstreffens? Sie können tödlich langweilig sein, wenn Sie nicht vorsichtig sind. Sie kennen den Bohrer. Ein Haufen von Sprechern steht Schlange, um den Leuten Firmeninformationen zu geben. Ja, es ist definitiv ein großes Lob an Sie, dieses periodische Treffen abzuhalten.
Mitarbeiter benötigen die Informationen, um sich an der strategischen Ausrichtung des Unternehmens zu orientieren. Sie möchten wissen, was im Unternehmen passiert, insbesondere wenn die Informationen ihre Arbeit oder den Gesamterfolg des Unternehmens berühren.
Sie sind aufrichtig interessiert an dem, was in den verschiedenen Abteilungen vor sich geht.
Also, Ihre Mitarbeiter sind interessiert, aber geben Sie ihnen eine Pause von den sprechenden Köpfen und endlosen Powerpoints. Die effektivsten Treffen wecken ihre Aufmerksamkeit mit nachdenklichen Fragen und Antworten, audiovisuellen Bildern und Partizipation. Diese Tipps bringen Ihnen Erfolg.
1. Beginnen Sie Ihre Meetings, Präsentationen und Trainingseinheiten mit einem Eisbrecher- oder Aufwärmprogramm. In einem großen Meeting oder einer kurzen Besprechung kann der Eisbrecher eine einzige Frage sein, die Menschen dazu bringt, mit ihren Nachbarn zu denken und zu reden. Stellen Sie als Beispiel eine Frage, die dazu führt, dass Menschen ihre Hände heben. Die Länge des Eisbrechers hängt von der Länge deines Treffens ab, also plane weise.
2. Diversifizieren Sie Ihre Präsentationsmethoden. Wenn jeder Redner im Vortragsformat mit dem Publikum spricht, nicken selbst interessierte Köpfe bald. Bitten Sie die Leute, in kleinen Gruppen zu sprechen.
Verwenden Sie audiovisuelle Materialien wie Videos, Folien und PowerPoint-Präsentationen und Bilder. Wenn Sie über einen neuen Malprozess sprechen, zeigen Sie Ihren Mitarbeitern vor und nach den lackierten Teilen. Pass auf positive Kundenumfragen und Kommentarkarten.
3. Laden Sie Gastredner für die Teilnahme und Begeisterung des Publikums ein.
Ihre Kunden haben ihren Mitarbeitern viel zu ihren Bedürfnissen und Qualitätsanforderungen zu sagen. Eine Kundenorganisation, die mit gemeinnützigen, gemeinnützigen Vereinigungen zusammenarbeitet, bietet Gastredner von den Organisationen, die ihre Spenden erhalten. Redner aus Organisationen, die Ihre Mitarbeiter finanziell unterstützen, sind Dynamit.
4. Ermutige Fragen, um den Dialog in Gang zu bringen. Bitten Sie die Leute, ihre Fragen vor dem Treffen und während des Treffens niederzuschreiben. Erlauben Sie Zeit für Fragen, die an jeden Redner gerichtet sind.
Wenn Sie die Frage nicht sofort und korrekt beantworten können, sagen Sie den Leuten, dass Sie sie zurückbekommen werden, wenn Sie die richtige Antwort haben. Wenn Fragen die Zeit überschreiten, planen Sie ein Meeting zum Thema.
5. Eine oft übersehene, aber entscheidende, erfolgreiche Sitzungstaktik besteht darin, jeden Redner zu bitten, jede Frage, die er oder sie gestellt bekommt, laut zu wiederholen. Die Person, die die Frage stellt, weiß dann, dass der Sprecher die Frage verstanden hat. Andere Leute, die an dem Treffen teilnehmen, können die Frage auch hören und kennen, nicht nur die Frage - vielleicht fälschlicherweise - aus der Antwort des Sprechers vermuten.
6. Legen Sie Ziele für Ihre regelmäßige Besprechung fest. Sie können nicht alle Aspekte des Unternehmens in einem einstündigen Meeting vorstellen.
Entscheide also über die wichtigen, zeitnahen Themen und verbringe die Zeit für das Treffen mit ihnen. Berücksichtigen Sie auch die Interessen der meisten Teilnehmer.
Denken Sie daran, dass Sie andere Methoden zur Übermittlung von Unternehmensinformationen wie Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype for Business, Flowdock, E-Mail und Instant Messaging verwenden. Die Kommunikation aller strategischen Unternehmensinformationen muss nicht in einem Meeting stattfinden.
7. Formulieren Sie Ihre Agenda sorgfältig. Identifizieren Sie die Bedürfnisse und Interessen der Mehrheit der Teilnehmer. Beginnen Sie mit den guten Nachrichten, die den Teilnehmern ein gutes Gefühl geben.
8. Variieren Sie die Reihenfolge der Redner auf der Tagesordnung jeden Monat. Sie wollen nicht, dass Menschen mit Gleichheit gelangweilt sind. Verteilen Sie die erforderlichen Geschäftselemente auf die Tagesordnung, damit die Teilnehmer das Ende des Meetings nicht abschalten oder die endgültigen Elemente weniger wichtig finden.
Ein Artikel im "Wall Street Journal" vor einigen Jahren sagte, dass US-Manager 80 Prozent der Zeit, die sie in Meetings verschwenden, einsparen würden, wenn sie zwei Dinge richtig machten. Der erste war immer eine Agenda zu haben. Der zweite sollte pünktlich beginnen und pünktlich enden. Ich füge hinzu, dass Sie jedem Sprecher die Zeit einräumen müssen, die er benötigt, um sein Thema zu behandeln. Halten Sie sie an ihr Zeitlimit - schön.
9. Organisiere die physische Umgebung so, dass die Leute auf den Inhalt des Meetings achten. Niemand sollte hinter oder neben den Lautsprechern sitzen. Stellen Sie sicher, dass für alle Teilnehmer Sitzplätze vorhanden sind, und wenn Sie Notizen machen möchten, müssen Sie auch eine Oberfläche zum Schreiben verwenden. Stellen Sie sicher, dass die Bilder sichtbar sind und dass die Leute sie hören können. Möglicherweise müssen Sie ein Mikrofon verwenden. Sie können Requisiten oder Proben zum Betrachten durch den Raum führen.
Wenn Ihre Besprechungsgröße für die physische Umgebung Ihres Besprechungsraums zu groß geworden ist, verwenden Sie Technologie, um die Besprechung in mehreren zusätzlichen Konferenzraumpositionen zu streamen. Während Sie sicherlich das Meeting auf die Laptops von Einzelpersonen streamen können, negiert dies die positive Wirkung von Teambuilding, dass die Teilnahme mit anderen Mitarbeitern in mehreren Konferenzräumen fördert.
10. Unterschätzen Sie niemals die Macht des Essens bei einem Treffen. Essen entspannt die Atmosphäre, hilft den Menschen, sich wohl zu fühlen, hilft den Menschen, ein positives Energieniveau zu halten und baut die Kameradschaft des Teams auf. Stellen Sie sicher, dass Sie die verschiedenen Bedürfnisse Ihrer Gruppe mit dem Essen erfüllen, das Sie servieren. Als Beispiel bieten Obst und Joghurt zusätzlich zu Donuts. Bieten Sie vegetarische und koschere Hot Dogs mit den regulären Franken an.
Was Sie für ein erfolgreiches Meeting brauchen:
- Redner Stand oder Tisch
- Mikrofon
- Agenda
- Visuelle Hilfen
- Videokamera
- Stativ
- Codierungsgerät
- Live-Streaming-Technologie
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