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Die Top-Fähigkeiten Office-Manager brauchen mit Beispielen

Büroleiter übernehmen die Verantwortung dafür, dass das gesamte Büro oder der Bürokomplex reibungslos funktioniert. Dies könnte Pflichten wie die Verwaltung und Überwachung eines oder mehrerer Verwaltungsassistenten umfassen. Büroleiter benötigen in der Regel keine spezielle Ausbildung, aber sie benötigen viel einschlägige Erfahrung und gut entwickelte Fähigkeiten in administrativen und Management-Rollen.

Wenn Sie diese Art von Arbeit wünschen, können Sie Ihre Chancen, eingestellt zu werden, dramatisch verbessern, indem Sie wissen, welche Ihrer Fähigkeiten und Erfahrungen Sie während des Bewerbungs- und Interviewprozesses hervorheben.

Wie man Skill-Listen verwendet

Sehen Sie sich die folgende Liste der gesuchten Fähigkeiten an. Sie können feststellen, dass Sie mehr von ihnen besitzen, als Sie dachten. Verwenden Sie die Namen Ihrer relevanten Fähigkeiten als Schlüsselwörter in Ihrem Lebenslauf und Anschreiben, damit der Einstellungsleiter klar erkennen kann, dass Sie das haben, wonach Sie suchen.

Lesen Sie die Stellenbeschreibung sorgfältig durch, damit Sie wissen, welche Qualifikationen für Ihren potenziellen Arbeitgeber am wichtigsten sind. Untersuchen Sie das Unternehmen, damit Sie das Geschäft und alle zusätzlichen, relevanten Erfahrungen oder Kenntnisse, die Sie anbieten, verstehen.

Wenn Sie sich auf Ihr Vorstellungsgespräch vorbereiten, sollten Sie mindestens ein konkretes Beispiel für eine Zeit vorbringen, in der Sie jede der Fähigkeiten demonstriert haben, die Sie erwarten. Erwarten Sie nicht, dass der zukünftige Arbeitgeber Ihr Wissen in Bezug auf Ihre Erfahrung in die eigenen Hände nimmt.

Wichtige Office Manager-Fähigkeiten

Nicht alle Büro-Manager Positionen erfordern genau die gleichen Fähigkeiten. Viel hängt davon ab, wie viele Büroassistenten Sie beaufsichtigen müssen, wie viele Personen das von Ihnen verwaltete Büro nutzen und welche Arten von Software und anderen Systemen Ihr Arbeitgeber verwendet.

Es gibt einige Fähigkeiten, auf die praktisch alle effektiven Büroleiter verzichten können und müssen. Sie können auch Listen von Fähigkeiten nach Job und Arten von Fähigkeiten aufgelistet überprüfen.

Administrative Fähigkeiten
Als Büroleiter sind Sie für die Durchführung mehrerer administrativer Aufgaben verantwortlich. Dazu gehören die Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern, die Durchführung von Leistungsbewertungen, die Schulung neuer Mitarbeiter und die Aufsicht über andere.

Die Genehmigung formeller Anforderungen, die Durchführung allgemeiner Geschäftsvorgänge und die Führung von Papier- und Personalakten können ebenfalls in Ihre Zuständigkeit fallen.

Sie müssen auch planen, die Postverarbeitung übernehmen, Termine planen und an Meetings teilnehmen. Sie können aufgefordert werden, Konfliktlösung zu üben, Arbeit zu delegieren und Politik und Entscheidungsträger zu sein.

Analytische Fähigkeiten
Teil Ihrer Arbeit wird es sein, Wege zu finden, Ihre Arbeit besser zu machen. Wenn Sie Ineffizienzen in Ihrem Büro feststellen und Lösungen anbieten können, können Sie Ihrem Arbeitgeber viel Geld sparen und Ihren Kollegen eine Menge Ärger ersparen.

Eine große Büroleiterin wird sich ständig fragen, was alle Prozesse, Praktiken und Abläufe betrifft: "Macht das Sinn? Ist das das Beste, was wir tun können? "Hier ist eine Liste von analytischen Fähigkeiten, die Sie in Ihren Lebenslauf aufnehmen können.

Aufmerksamkeit fürs Detail
Als Büroleiter bleibt der Bock bei dir. Sie sind verantwortlich für die rechtzeitige Bestellung der richtigen Bürobedarfsartikel, für die korrekte und geordnete Aufbewahrung der Unterlagen und für die Verfolgung der Bedürfnisse und Probleme aller anderen Mitarbeiter im Büro. Wenn Sie Ihre Arbeit gut machen, wird das Büro scheinbar selbst funktionieren. Wenn Sie einige Details falsch lesen, können andere Leute möglicherweise nicht ihre Aufgaben voll erfüllen.

Kommunikationsfähigkeit
Wie Büroassistenten wirst du oft einer der ersten Besucher sein, und manchmal bist du vielleicht der einzige, den sie sehen, wenn einer der Fachleute, die in deinem Büro arbeiten, zufällig draußen ist. Sie müssen als effektive Rezeptionistin fungieren und gleichzeitig Ihre anderen Aufgaben erfüllen.

Sie können auch der primäre Kontaktpunkt zwischen verschiedenen Personen sein, die das Büro und möglicherweise zwischen Ihrem Büro und anderen innerhalb derselben Organisation benutzen. Sie müssen möglicherweise Konfliktlösung üben und Arbeit delegieren. All dies summiert sich zu viel Kommunikation, sowohl schriftlich als auch mündlich, wobei alle zu jeder Zeit genau, effizient, freundlich und professionell sein müssen.

Computerfähigkeiten
Es ist wichtig, dass die Büroleiter eine breite Palette von Computerkenntnissen haben. Die Einzelheiten hängen von Ihrem Arbeitgeber ab, umfassen jedoch in der Regel Dateneingabe, Tabellenkalkulationen und allgemeine IT-Aufgaben.

Die Verwaltung von Büros kann eine enorme Verantwortung beinhalten. Büroleiter arbeiten in der Regel an der Spitze einer Organisation, mit ihren Händen in allen Aspekten des Unternehmens. Wenn diese zentrale Rolle Ihnen zusagt, sollten Sie die Skill-Liste weiter prüfen, um zu sehen, ob dies für Sie eine Karriere sein könnte.

Finanzangelegenheiten
Zu Ihren Aufgaben gehören Buchhaltung, Rechnungsstellung, Budgetierung und Buchhaltung. Möglicherweise müssen Sie auch Lohnbuchhaltungen, Kleingeld und QuickBooks-Einträge bearbeiten. Quartals- und Halbjahresberichte können ebenfalls in Ihren Aufgabenbereich fallen. Wenn Ihr Büro überhaupt mit Geld umgeht, sind Sie letztendlich dafür verantwortlich, dass es gut gehandhabt wird.

Führungskompetenz
Als Betreuer einer möglicherweise großen Gruppe von Büroassistenten müssen Sie alle motiviert und koordiniert halten. Du musst Teamarbeit machen. Ihre Aufgabe wird es sein, einen Standard für die Arbeit aller anderen zu setzen und sicherzustellen, dass diese Standards eingehalten werden. Führen bedeutet oft, anderen Menschen zu helfen, in ihrer Karriere zu wachsen und Menschen dabei zu helfen, selbständig zu starten und miteinander zu kommunizieren.

Soziale Fähigkeiten
Zwischenmenschliche Fähigkeiten spielen eine große Rolle als Büroleiter. Sie werden aufgefordert, eine positive Einstellung zu haben, Besucher zu begrüßen und Teamwork zu betreiben.

Verschiedene Stärken
Office Manager neigen dazu, eine vielfältige Fähigkeiten haben, die ihnen hilft, ihre Arbeit effektiv zu erledigen. Dazu gehört, dass Sie auf Details achten, flexibel sind, welche Aufgaben Sie ausführen müssen und zuverlässig sind. Office-Manager müssen auch Netzwerker, logische Denker, Multi-Taskers und Problemlöser sein. Zeitmanagement und Organisation sollten für Menschen, die in dieser Rolle tätig sind, selbstverständlich sein.


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