Die Rolle des Supervisors bei der Bewältigung von Absentismus

Adressieren Sie außerplanmäßige Abwesenheiten, um Absentismus zu reduzieren

Laut einer CCH-Umfrage zu ungeplanten Fehlzeiten verlieren die Arbeitgeber an Boden, wenn es darum geht, Arbeitnehmer bei der Arbeit zu halten. Die ungeplanten Fehlzeiten sind auf den höchsten Stand seit 1999 angestiegen. Was nach wie vor am besorgniserregendsten ist, ist, dass fast zwei von drei Angestellten, die nicht zur Arbeit erscheinen, nicht körperlich krank sind.

Bei den meisten Unternehmen ist die Verantwortung für die Bewältigung der Fehlzeiten in erster Linie auf die unmittelbaren Vorgesetzten zurückzuführen.

Diese Vorgesetzten sind oft die einzigen Personen, denen bewusst ist, dass ein bestimmter Mitarbeiter abwesend ist.

Sie sind in der besten Position, um die Umstände der Abwesenheit einer Person zu verstehen und ein Problem in einem frühen Stadium zu bemerken. Daher ist ihre aktive Beteiligung an den Abwesenheitsverfahren des Unternehmens entscheidend für die Gesamteffektivität und den zukünftigen Erfolg einer Abwesenheitsrichtlinie oder eines Programms.

Um zu gewährleisten, dass die Vorgesetzten in ihrer Rolle als Absentismus-Verantwortliche bequem und kompetent sind, müssen sie die volle Unterstützung der Geschäftsleitung haben. Alle Parteien müssen sich des Ziels von Abwesenheitsrichtlinien und -verfahren bewusst sein. Sollte es Diskrepanzen zwischen den Abteilungen geben, Eine Politik kann ihre Wirksamkeit verlieren.

Um die Kohärenz zu erhöhen, sollten die Vorgesetzten in ihren Verantwortlichkeiten für das Absenzen von Fehlzeiten geschult werden, sollten beraten werden, wie sie effektive Rückkehrgespräche durchführen können, und gegebenenfalls in Disziplinarverfahren geschult werden.

Die Verantwortlichkeiten des Supervisors

Neben der Sicherstellung, dass die Arbeit während der Abwesenheit des Mitarbeiters angemessen abgedeckt wird, gibt es eine Reihe weiterer kritischer Maßnahmen, die die Vorgesetzten ergreifen müssen, um die Fehlzeiten zu bewältigen. Sie sollten:

• sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die Richtlinien und Verfahren der Organisation für den Umgang mit der Abwesenheit vollständig kennen,

• die erste Anlaufstelle sein, wenn ein Mitarbeiter krank telefoniert
• für ihre Mitarbeiter angemessen detaillierte, genaue und aktuelle Abwesenheitsdaten zu führen (z. B. Datum, Art der Krankheit / Abwesenheitsgrund, erwartete Rückkehr am Arbeitsplatz, ggf. ärztliche Bescheinigung),
• identifizieren Sie Muster oder Tendenzen von Abwesenheiten, die Anlass zur Sorge geben,
• Führen Sie Rückkehr-zu-Arbeit Interviews
• bei Bedarf Disziplinarverfahren durchführen.

Das Rückkehr-zum-Arbeit-Interview

Die Schulung von Vorgesetzten in der Frage, wie Abwesenheitszeiten am besten zu bewältigen sind, sollte Anweisungen für die Durchführung effektiver und fairer Gespräche über die Rückkehr zum Arbeitsplatz enthalten. Jüngste nationale Erhebungen zeigen, dass diese Befragungen als eines der effektivsten Instrumente zur Bewältigung kurzfristiger Fehlzeiten gelten.

Die Rückkehr-zur-Arbeit-Diskussion wird es dem Vorgesetzten ermöglichen, den Arbeitnehmer wieder an seinem Arbeitsplatz willkommen zu heißen, und zusätzlich das starke Engagement des Managements bei der Kontrolle und Verwaltung von Fehlzeiten am Arbeitsplatz unter Beweis stellen. Das Interview ermöglicht eine Überprüfung, dass der Mitarbeiter gut genug ist, um zur Arbeit zurückzukehren.

Der notwendige Papierkram kann vervollständigt werden, so dass die Abwesenheit und ihre Schlussfolgerung richtig aufgezeichnet werden. Die Tatsache, dass ein etabliertes Verfahren zur Untersuchung und Abklärung von Abwesenheiten mit einem Mitarbeiter eingerichtet wurde, kann allein aus nicht nachvollziehbaren Gründen eine Abschreckung für die Nichtteilnahme darstellen.

Interviews müssen so schnell wie möglich nach der Rückkehr des / der Betroffenen zur Arbeit (spätestens einen Tag nach seiner Rückkehr) durchgeführt werden. Der Arbeitnehmer sollte reichlich Gelegenheit erhalten, die Gründe für seine Abwesenheit zu erläutern. Der Vorgesetzte sollte das Interview als eine Zeit nutzen, um alle Probleme zu untersuchen, die der Mitarbeiter möglicherweise hat, die zu Abwesenheit führen.

Ziel ist es, eine offene und unterstützende Kultur zu fördern. Die Verfahren sind vorhanden, um sicherzustellen, dass Hilfe und Beratung bei Bedarf angeboten werden und um sicherzustellen, dass der Arbeitnehmer wieder in die Arbeitswelt zurückkehren kann.

Die Mitarbeiter werden in der Regel die Möglichkeit schätzen, echte Gründe für Abwesenheit innerhalb einer formalisierten Struktur zu erklären. Sollte der Vorgesetzte die Echtheit der Gründe für die Abwesenheit bezweifeln, sollte er / sie diese Gelegenheit nutzen, um irgendwelche Zweifel oder Bedenken zu äußern.

Der Mitarbeiter muss sich jederzeit darüber im Klaren sein, dass das Interview nicht nur ein Teil der betrieblichen Abläufe ist, sondern ein wichtiges Treffen, bei dem die Abwesenheit notiert wurde und Auswirkungen auf die zukünftige Beschäftigung haben kann. Das Disziplinarverfahren des Unternehmens im Falle inakzeptabler Abwesenheitszeiten sollte dem Arbeitnehmer erklärt werden.

Zu keinem Zeitpunkt während des Treffens sollte das Interview zu einer Form der Bestrafung werden, sondern sollte als eine Gelegenheit gesehen werden, die Auswirkungen der Abwesenheit innerhalb der Abteilung hervorzuheben und zu erklären. Die überwiegende Mehrheit der Mitarbeiter hat ein Gefühl von Stolz und Leistung aus ihrer Arbeit und das Management sollte ermutigt werden, diese Personen als verantwortungsvolle Erwachsene zu behandeln.

Empfohlene Disziplinarverfahren bei anhaltendem Absentismus

Die folgenden Richtlinien beschreiben die empfohlenen Schritte in Fällen, in denen Kurzzeitabwesenheiten in einem bestimmten Zeitraum als über dem akzeptablen Niveau liegend angesehen werden.

Phase 1: Beratungsgespräch

• Der unmittelbare Vorgesetzte sollte den Arbeitnehmer auf seine Besorgnis über die Fehlzeiten hinweisen, versuchen, die Gründe für die Krankheit zu ermitteln und feststellen, was zu tun ist, um die Anwesenheit zu verbessern.
• Wenn zu diesem Zeitpunkt ein medizinischer Zustand festgestellt wird und sich wahrscheinlich auf die berufliche Eignung auswirkt, sollte der Supervisor einen Termin mit einem vom Unternehmen zugelassenen Arzt vereinbaren. Dies sollte mit dem Arbeitnehmer innerhalb von fünf Arbeitstagen schriftlich bestätigt werden.
• Wenn das Problem in der Diskussion nicht auf einer zugrunde liegenden Arbeitsuntauglichkeit beruht, sollte der Vorgesetzte den Arbeitnehmer darauf hinweisen, dass, obwohl die aufgezeichneten Beschwerden echt sind, eine nachhaltige Verbesserung der Teilnahme erwartet wird oder die nächste Stufe des Verfahrens wird genommen werden.
• Eine Überprüfung der Anwesenheit wird automatisch jeden Monat für die nächsten sechs Monate vorgenommen.

Stufe 2: Erste formelle Überprüfung (Verbal Warning Stage)

• Wenn sich die Abwesenheit des Mitarbeiters nach einer Analyse und regelmäßigen Überwachung weiter verschlechtert, sollte er zu einer formellen Besprechung mit dem Vorgesetzten eingeladen werden.
• Die Abwesenheitsnotiz sollte in einem Brief angegeben werden, in dem der Mitarbeiter zu diesem Gespräch eingeladen wird. Die Arbeitnehmerin sollte darauf hingewiesen werden, dass sie berechtigt ist, sich gegebenenfalls von einem Gewerkschaftsvertreter oder einem Kollegen vertreten zu lassen.
• Der Zweck dieses Treffens wird sein:
  - weiter die Gründe für die Abwesenheit zu diskutieren,
  - die Mitarbeiterin des Dienstes zu informieren und die Kosten ihrer Abwesenheit zu berechnen, und
  --Waren Sie den Arbeitnehmer (außer wenn er sich entschließt, ärztlichen Rat einzuholen), dass seine Beschäftigung gekündigt werden kann, wenn keine substantielle und nachhaltige Verbesserung eintritt, weil er nicht in der Lage ist, ein annehmbares Anwesenheitsniveau aufrechtzuerhalten. Dies ist die verbale Warnung.
• Wo ärztliche Behandlung erforderlich ist, müssen sofort Maßnahmen ergriffen werden. Die Sitzung wird daher nur unterbrochen, damit dieser Teil des Prozesses abgeschlossen werden kann. Innerhalb von fünf Arbeitstagen muss der Mitarbeiter einen medizinischen Rat erhalten. Das Treffen wird dann mit HR wieder aufgenommen und die Meinung des Arztes wird diskutiert.
• Wenn der Arzt die Arbeitsfähigkeit bestätigt, sollte der Arbeitnehmer vor den Folgen einer fortgesetzten Abwesenheit gewarnt werden.

Stufe 3: Zweite formelle Überprüfung (schriftliche Warnstufe)

• Regelmäßige Überwachung zeigt, dass keine Verbesserung in der Abwesenheit Muster aufgetreten ist, wird eine zweite formelle Sitzung mit HR vereinbart werden.
• Das Schreiben, in dem der Arbeitnehmer zur Sitzung eingeladen wird, enthält die Abwesenheitsakte und wiederum einen Hinweis auf die Vertretung.
• Alle neuen Informationen, die bei der Sitzung bezüglich der Gesundheit oder einer Veränderung der Art der Krankheit gegeben werden, müssen möglicherweise von einem vom Unternehmen zugelassenen Arzt beurteilt werden.
• Der Arbeitnehmer sollte Gelegenheit erhalten, seine Abwesenheitsakte zu erläutern. Gegebenenfalls sollte der Vorgesetzte den Arbeitnehmer darüber informieren, dass eine formelle schriftliche Warnung ausgesprochen wird und dass diese Warnung für einen bestimmten Zeitraum in der Akte des Arbeitnehmers verbleibt. Eine Kopie der Warnung sollte dem Arbeitnehmer und seinem Vertreter ausgehändigt werden.
• Der Mitarbeiter sollte darüber informiert werden, dass die Nichteinhaltung der Anwesenheitserwartungen des Unternehmens und die Verbesserung der gegenwärtigen inakzeptablen Abwesenheitsliste zur Beendigung der Beschäftigung des Arbeitnehmers führt.
• In Fällen, in denen die Arbeitsfähigkeit nicht gesichert ist, gehen Sie entsprechend den Anweisungen des Arztes vor. Wenden Sie sich an den Gewerkschaftsvertreter des Arbeitnehmers (falls zutreffend) bezüglich des Umschichtungsprozesses und der Optionen.

Stufe 4: Vorübergehende Suspendierung von der Arbeit

• Wenn nach der Durchführung der vorherigen Phasen des Disziplinarverfahrens keine Verbesserung der Teilnahme erfolgt, kann das Management mit einer zeitweiligen Aussetzung ohne Bezahlung fortfahren. Die Aussetzungsabsicht sollte schriftlich mit Angabe des Start- und Enddatums bestätigt werden. Eine Kopie des Aufhebungsschreibens sollte an den Vertreter des Arbeitnehmers (falls zutreffend) gesendet werden.

Stufe 5: Beendigung der Beschäftigung

• Dies ist der letzte Schritt im Disziplinarverfahren, bei dem der Arbeitnehmer entlassen wird, weil er die Anforderungen des Unternehmens für die Teilnahme an der Arbeit nicht erfüllen kann. Die Entlassung kann nur mit der schriftlichen Genehmigung eines Senior Managers und HR erfolgen.
• Der Brief, in dem der Mitarbeiter angerufen wird, enthält wiederum einen Hinweis auf die Vertretung und wird das Abwesenheitsrekord umreißen. Der Arbeitnehmer sollte darauf hingewiesen werden, dass er infolge der Befragung entlassen werden kann, weil er nicht in der Lage ist, Arbeitsaufgaben zu erfüllen.
• Auch hier muss der Betriebsarzt konsultiert werden, wenn neue Informationen bezüglich der Gesundheit oder der Arbeitsfähigkeit des Arbeitnehmers vorliegen.
• Wird eine Entlassungsverfügung aufgrund von Befähigungsnachweisen beschlossen, ist eine Kopie des Kündigungsschreibens an den Vertreter des Arbeitnehmers (falls zutreffend) zu senden.
• Der Arbeitnehmer hat möglicherweise das Recht, gegen Entlassung Rechtsmittel einzulegen. Die Berufung sollte im Einklang mit den Disziplinarverfahren des Unternehmens stehen.

Herausforderungen bei der Bewältigung von Fehlzeiten

Seien Sie sich bewusst, dass Vorgesetzte oft unwohl oder unwillig sind, über diejenigen zu berichten, die ein akzeptables Maß an Fehlzeiten überschritten haben. Aufgrund der vielen Belastungen, denen die Vorgesetzten bereits ausgesetzt sind, hat die konsequente Umsetzung der Fehlzeitenpolitik nicht immer oberste Priorität.

Es ist wichtig zu versuchen, die Subjektivität aus dem Management von Fehlzeiten herauszuholen und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter gleich behandelt werden. Es ist wichtig, konsequent, hartnäckig und fair gegenüber allen zu sein. Wenn Abwesenheit nicht inkonsistent angegangen oder angegangen wird, kann dies zu einer schlechteren Moral führen.

Die Mehrheit der Mitarbeiter wird Richtlinien und Programme schätzen, die eher unterstützend als strafend sind. Strenge oder strafende Maßnahmen, die Mitarbeiter dazu zwingen, zur Arbeit zu kommen, können dazu führen, dass Mitarbeiter "während der Arbeit abwesend sind".

Sie tun so wenig wie möglich und widerstehen jeder Anstrengung, um sie dazu zu bringen, mehr zu tun. Andere Programme sollten implementiert werden, die den Angestellten helfen, bei der Arbeit anwesend zu sein, wie flexible Arbeitsplanung, Job-Sharing, Teilnahmeprämien und Wellness-Programme.