Berichtspflichten des ACA für Arbeitgeber

Verständnis der Affordable Care Act Codes, Formulare und mehr

Das Arbeitgebermandat des Affordable Care Act ist in vollem Umfang in Kraft. Dies bedeutet, dass die Arbeitgeber ab 2015 ihren Vollzeitbeschäftigten (und unterhaltsberechtigten Kindern) einen bestimmten Grad an Krankenversicherung anbieten müssen und ab 2016 (für das Kalenderjahr 2015) den spezifischen IRS-Meldepflichten folgen müssen. Arbeitgeber müssen dem Mandat nachkommen oder eine Steuerstrafe zahlen.

Welche Arbeitgeber sind betroffen?

Das Arbeitgebermandat betrifft in erster Linie große Arbeitgeber mit 50 oder mehr vollzeitäquivalenten Mitarbeitern (bekannt als "anwendbarer großer Arbeitgeber").

Anwendbare große Arbeitgeber, die dem Arbeitgebermandat nicht nachkommen, werden mit einer Strafe von $ 2.000 oder $ 3.000 rechnen müssen, wenn einer oder mehrere ihrer Vollzeitbeschäftigten (diejenigen, die im Durchschnitt mindestens 30 Stunden pro Woche arbeiten) eine Deckung in einem Bundesstaat oder Bund erwerben Austausch und qualifizieren sich für eine Subvention.

Eine potentielle jährliche Strafzahlung von $ 2.000 ($ 166.67 pro Monat) könnte gegen jeden Vollzeitbeschäftigten verhängt werden, sollte dieser Arbeitgeber mindestens 95% seiner Vollzeitbeschäftigten und deren Familienangehörigen keine Mindestdeckung bieten (70% im Jahr 2015), und Nur ein Vollzeitbeschäftigter ist für einen Zuschuss qualifiziert.

Selbst wenn der Arbeitgeber die Mindestanforderungen an die Deckung erfüllt, kann eine jährliche Strafe von $ 3.000 ($ 250.00 pro Monat) noch immer für jeden vollbeschäftigten Vollzeitbeschäftigten gezahlt werden, wenn die angebotene Deckung nicht sowohl eine Erschwinglichkeit als auch Mindestwert Anforderung.

Dies bedeutet, dass die Deckung den Arbeitnehmer nicht mehr als 9, 5% seines Einkommens für die reine Arbeitnehmerdeckung (als sicherer Hafen) kosten darf und einen versicherungsmathematischen Wert von 60% oder mehr haben muss.

Ein anwendbarer großer Arbeitgeber muss dem Internal Revenue Service (IRS) ebenfalls melden, dass seine Deckung diese Anforderungen erfüllt.

Um diese Informationen zu melden, müssen die Arbeitgeber gemäß Section 6055 und 6056 des Internal Revenue Code neue Berichtspflichten einführen.

Diese Abschnitte erfordern, dass Arbeitgeber und Krankenversicherungsgesellschaften dem IRS Versicherungsdaten melden und den Mitarbeitern die Informationen zur Verfügung stellen, die sie benötigen, um ihre individuellen Steuererklärungen zu melden.

Formulare, die den Berichtsanforderungen zugeordnet sind

Die folgenden Formulare sind mit dem Individualmandat verknüpft (Codeabschnitt 6055):

• Formular 1094-B: Dies ist das Übermittlungsformular, das Arbeitgeber verwenden, um mit dem Forms 1095-B zu archivieren.
• Formular 1095-B : Versicherungsunternehmen werden dieses Formular bis zum 31. Januar 2016 ausstellen, wenn der Gesundheitsplan des Arbeitgebers vollständig versichert ist und als Nachweis für die Deckung der Steuererklärungen für 2015 verwendet wird. Die Formulare 1095-B, die für jeden gedeckten Arbeitnehmer (und seine Angehörigen) erstellt werden, müssen ebenfalls bis zum 29. Februar 2016 (31. März 2016, bei elektronischer Einreichung) beim IRS eingereicht werden.
• Für anwendbare große Arbeitgeber, die selbstversicherte Pläne sponsern, kann der Arbeitgeber entweder das Formular 1095-B ausfüllen oder das Verfahren vereinfachen und Abschnitt III des Formulars 1095-C (siehe unten) ausfüllen.

Die folgenden Formulare sind mit dem Arbeitgeber-Mandat verknüpft (Code Section 6056):

• Formular 1094-C: Dies ist ein Übermittlungsformular, das kumulative Informationen über die Mitarbeiter des Arbeitgebers und seine Abdeckungsangebote enthält.

• Formular 1095-C: Arbeitgeber müssen das Formular 1095-C im Namen aller Vollzeitangestellten bis zum 31. Januar 2016 vorbereiten und bis spätestens 29. Februar 2016 (31. März ) beim IRS (zusammen mit dem Formular 1094-C ) einreichen , 2016, wenn elektronisch eingereicht wird) .
  Arbeitgeber mit mindestens 50 vollzeitbeschäftigten Mitarbeitern müssen die Teile I und II dieses Formulars für jeden Vollzeitbeschäftigten ausfüllen, unabhängig davon, ob ihnen eine Deckung angeboten wird oder nicht. Wenn der Arbeitgeber seine gesundheitlichen Vorteile selbst versichert, müssen sie auch Teil III ausfüllen. Darüber hinaus müssen die Arbeitgeber ein vereinfachtes Formular 1095-C für diejenigen Nicht-Vollzeitbeschäftigten erstellen, die für den Plan eingeschrieben sind, um die Anforderungen gemäß Abschnitt 6055 des Kodex zu erfüllen.
• Diese Formulare sind dem IRS bis zum 29. Februar 2016 zuzuschreiben, wenn sie auf Papier eingereicht werden, oder bis zum 31. März 2016, wenn sie elektronisch eingereicht werden. Beachten Sie, dass elektronische Übermittlung von Arbeitgebern mit mehr als 250 Rückgaben erforderlich ist. Dies wird jedes Jahr weitergehen.

IRS-Indikatorcodes

Ein Arbeitgeber benötigt ein klares Verständnis der IRS-Indikatorcodes als eine wichtige Komponente bei der Vorbereitung der Berichterstattung. Ein Arbeitgeber sollte ein starkes Verständnis davon haben, wie er die Erschwinglichkeit des Kostenanteils des Arbeitnehmers bestimmen kann (Berechnung, Formel usw.), ob für jeden einzelnen Vollzeitbeschäftigten ein Deckungsangebot besteht und ob oder ob nicht Die Gesundheitsversorgung war für die eingeschriebenen Mitarbeiter erschwinglich.

Erste Schritte: Zunächst müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass Gehaltsabrechnungssysteme und / oder Leistungsverwaltungssysteme auf dem neuesten Stand sind und bereit sind, die für die Berichterstattung erforderlichen Informationen zu erfassen und zu speichern. Arbeitgeber sollten heute damit beginnen, eine Strategie mit ihren Lohnbuchhaltungsabteilungen oder -anbietern aufzubauen, und in Betracht ziehen, Berater hinzuzuziehen, die ihren Unternehmen helfen, sich auf die Einhaltung vorzubereiten.

Die Personal-, Leistungs- und Finanzteams eines Unternehmens spielen ebenfalls eine Schlüsselrolle bei der Erstellung einer Berichtsstrategie. Emittenten von Krankenversicherungen, Makler, Wirtschaftsprüfer, Steuer- und Finanzberater und manchmal auch Verwalter von Drittunternehmen sind Partner, die ein Arbeitgeber bei der Erfassung und Berichterstattung von Deckungsinformationen unterstützen muss.

Die Arbeitgeber sollten sich so bald wie möglich mit diesen Partnern treffen und sie in eine Berichtsstrategie einbeziehen.

Strafen und Erleichterungen: Anwendbare Arbeitgeber sehen sich den Bestimmungen für die allgemeine Strafzumessung nach Code Section 6721 (Unterlassung der Übermittlung korrekter Informationen) und Section 6722 (Nichtvorlage der korrekten Erklärung des Zahlungsempfängers) gegenüber . Grob gesagt reichen die Strafen von $ 100 bis zu $ ​​1, 5 Millionen, wenn die Datei nicht korrekt archiviert oder archiviert wird.

Wenn der Arbeitgeber nachweisen kann, dass er in gutem Glauben Anstrengungen unternommen hat, um den Berichtspflichten zeitnah und genau nachzukommen, kann eine kurzfristige Entlastung von der Meldepflicht möglich sein.

Diese Erleichterung bietet zusätzliche Zeit, um Prozesse zu entwickeln, benötigte Daten zu sammeln und die Abdeckungsinformationen des Unternehmens angemessen zu berichten. Daher kann die Vorbereitung im Voraus die Chancen eines Arbeitgebers, der eine Strafe erhält, ersparen.

Das wegnehmen

Arbeitgeber sollten jetzt damit beginnen, eine Strategie für die Berichterstattung in Übereinstimmung mit dem Bundesgesetz zu erstellen. Ein Arbeitgeber sollte sicherstellen, dass er mit seiner Personalabteilung, Gehaltsabrechnungsabteilung oder Gehaltsabrechnungsfirma, Leistungsverwaltungssystem, Leistungsbroker / -berater und Steuerberatern zusammenarbeitet, um alle notwendigen Informationen zu erhalten.

Eine Strategie, die diese Partner einschließt, ist der Schlüssel für eine korrekte Berichterstattung, die Vermeidung von Strafen und die Aufrechterhaltung des allgemeinen Wohlstands des Unternehmens. Arbeitgeber, die vorbereitet sind und wissen, was im Voraus zu tun ist, werden letztendlich die Berichtspflichten erfüllen.

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