In vielen Organisationen sind Empfangsdamen das Gesicht des Unternehmens. Jeder neue Kunde, Bewerber, Mitarbeiter oder Drittanbieter wird vorbeikommen oder sich bei einer Empfangsdame melden, so dass Arbeitgeber darauf bedacht sind, jemanden zu finden, der verantwortlich, freundlich und ruhig ist.
Empfangspersonal Fähigkeiten, auf die man sich während eines Interviews konzentrieren kann
Die Rezeptionisten müssen über starke organisatorische und kommunikative Fähigkeiten verfügen, einschließlich Soft Skills wie Kundenservice, Multitasking und die Fähigkeit, schnell zu beurteilen.
Aufgrund der ständig zunehmenden technischen Fortschritte am Arbeitsplatz müssen die Rezeptionisten auch bestimmte technische Fähigkeiten besitzen. Sie sollten Erfahrung mit Telefonsystemen und Büromaschinen wie Druckern, Kopierern, Scannern und Faxgeräten haben (ja, immer noch), zusätzlich zu Computeranwendungen wie MS Office und branchenspezifischer Software.
Fragen im Vorstellungsgespräch
Überprüfen Sie eine Liste mit häufig gestellten Fragen für Rezeptionisten mit Beispielen für die besten Antworten.
1. Was wissen Sie über dieses Unternehmen und unsere Dienstleistungen?
Wenn Sie mit Ihrem zukünftigen Arbeitgeber vertraut sind, zeigen Sie Respekt und Interesse. Mach deine Hausaufgaben vor dem Interview.
2. Was motiviert Sie, Empfangs- und Verwaltungsarbeit zu leisten?
Dies ist wahrscheinlich eine kulturelle oder charakterorientierte Frage. Gib deine Antwort taktvoll, aber ehrlich.
3. Was tun Sie, um in einer schnelllebigen Arbeitsumgebung mitzuhalten?
Ihr Interviewer möchte sicher sein, dass Sie mithalten können. Wie Sie es tun, ist wahrscheinlich irrelevant, aber Sie sollten eine klare und sichere Antwort bereit haben.
Beispiel Antwort: Die wichtigste Sache, die ich tue, ist ruhig zu bleiben, da eine hektische, gestresste Einstellung nicht hilfreich ist und auch kein gutes Aussehen vor Mitarbeitern oder Kunden ist. Ich versuche Aufgaben zu selektieren, so dass ich immer zuerst an der wichtigsten Aufgabe arbeite. Normalerweise ist dies alles, was einen der Kunden des Unternehmens betrifft. Außerdem führe ich eine laufende Liste von allem, was ich tun muss, damit ich keine wichtigen Verantwortlichkeiten vernachlässige.
4. Wie halten Sie Ihren Tagesablauf organisiert?
Ebenso, wie Sie Ihren Tag organisieren, ist nicht wirklich der Punkt, der Punkt ist, zu zeigen, dass Sie gut organisiert sind und alle Ihre Aufgaben in einer kompetenten und rechtzeitigen Weise erfüllen werden.
Beispiel Antwort: Ich beginne jeden Tag mit einer Liste von allem, was ich erreichen muss. Ich überprüfe meinen Kalender nach Besprechungen oder Verabredungen, damit ich auf sie aufmerksam werde und bei Bedarf an der Rezeption Deckung bekomme. In meinem Job ist Kommunikation der Schlüssel, daher beantworte ich ständig das Telefon und überprüfe meine E-Mails auf neue Anfragen und aktualisiere dann meine Aufgabenliste entsprechend mit Folgeaufgaben.
5. Welches Messaging-System und welche Kalenderprogramme verwenden Sie?
Ihr Interviewer möchte vielleicht wissen, ob Sie mit dem System Ihres zukünftigen Arbeitgebers vertraut sind, aber der Punkt der Frage könnte auch sein, Ihr Wissen über Ihr Fachgebiet zu beurteilen. Wenn Sie mit verschiedenen Programmen vertraut sind und Ihre Präferenzen intelligent erklären können, werden Sie eine breite Expertise und ein starkes Verständnis für Ihr Fachgebiet vorweisen können. Sie können auch nach anderen technischen Aspekten der Rezeption oder Ihrer Computerkompetenz im Allgemeinen gefragt werden.
6. Welche Rolle spielt eine Rezeptionistin im ersten Eindruck einer Organisation?
Ihr Interviewer muss sicher sein, dass Sie die Position, für die Sie sich bewerben, verstehen, aber diese Frage kann auch kulturell sein und Ihre Arbeitsphilosophie berühren.
Beispielantwort: Eine Rezeptionistin kann bei Kunden einen positiven oder negativen Eindruck hinterlassen. Da ich einer der ersten Kunden bin, den ich sehe, kann eine frustrierende oder schlechte Interaktion ihre Meinung über das Unternehmen oder die allgemeine Erfahrung, die sie hatten, wirklich in Frage stellen. Für mich ist es ähnlich, wenn der Gastgeber Sie in einem Restaurant begrüßt. Wenn sie hektisch wirken oder unhöflich handeln, dann kann es sich später so anfühlen, als würde Ihr Essen einfach nicht so lecker schmecken. Deshalb stelle ich immer sicher, dass ich die Leute mit einem Lächeln im Gesicht begrüße und dafür sorge, dass alle Kunden das Gefühl haben, meine volle Aufmerksamkeit zu haben.
7. Wie haben Sie Ihrer letzten Firma einen Mehrwert hinzugefügt?
Gehen Sie weiter und sprechen Sie über immaterielle Vorteile - wenn alle sagten, dass Sie die gesamte Büroatmosphäre aufgehellt haben, sagen Sie es. Aber wenn möglich, auch mit Zahlen ausgestattet. Haben Sie Ihrem Arbeitgeber Geld gespart? Verkaufszahlen steigern? Wenn ja, um wie viel Geld?
8. Erzähl mir von einer Zeit, in der du mit einem verärgerten Kunden oder Gast zu tun haben musst, sei es am Telefon oder persönlich. Wie sind Sie mit der Situation umgegangen?
Dies ist eine von mehreren Fragen, die Sie stellen können, wie Sie mit stressigen und schwierigen Bedingungen umgehen. Sie könnten auch gefragt werden, wie Sie auf kriminelle oder unethische Aktivitäten reagiert haben. Sei ehrlich. Übertreibe nicht und verkaufe dich auch nicht kurz.
Sample Answer: Als Rezeptionistin habe ich oft frustrierte Patienten am Telefon behandelt. Einmal war eine Frau so wütend, dass die Abrechnungsabteilung sie nicht am selben Tag zurückgerufen hatte, dass sie anfing, mich am Telefon anzurufen. Es war unangenehm! Was ich in diesen Situationen versuche, ist, darüber nachzudenken, wie gestresst die Person fühlen muss, um sich so zu verhalten. Nach einer Minute ihres Schreiens sagte ich: "Du musst wirklich frustriert sein. Kannst du mir mehr über das erzählen, was vor sich geht?" Das half, die Konversation zu verlangsamen und ihre Lautstärke zu reduzieren.
Sie erklärte die ganze Situation, und ich versicherte ihr, dass unsere Rechnungsperson nur für den Tag da war und in Kontakt bleiben würde. Ich sagte ihr auch, ich würde eine Notiz auf den Schreibtisch der Rechnungsperson legen und sie bitten, die Frau als ihre erste Aufgabe zurückzurufen. Am Ende des Anrufs war sie viel ruhiger und entschuldigte sich für ihre früheren harten Worte.
9. Sind Sie bereit, Überstunden zu leisten?
Wenn Sie nicht bereit sind, Überstunden zu machen, sagen Sie es. Wenn Sie bereit sind, Überstunden zu machen, aber nur in gewissen Grenzen, sagen Sie das auch. Ja, es gibt Unternehmen, in denen Überstunden nicht den Job kosten, aber eine Verpflichtung, die Sie nicht einhalten können oder die Sie für Ihre Arbeit oder Ihre Familie opfern, ist keine akzeptable Option. Sie benötigen einen Job, der Ihrer Verfügbarkeit entspricht.
Beispiel Antwort: Ich kann einige Male im Monat Überstunden machen, wenn ich vorher einen Tag vorher Bescheid gebe. Ein Heads-up zu haben erleichtert es mir, meine Pläne neu zu ordnen. Im Notfall kann ich sehr wahrscheinlich auch Überstunden am selben Tag machen, aber ich würde es wirklich vorziehen, einen Tag im Voraus zu haben.
10. Haben Sie schon einmal als Rezeptionistin gearbeitet?
11. Wie viele Mitarbeiter haben in Ihrem letzten Büro gearbeitet?
Beispielantwort: In meinem letzten Büro waren fünf Angestellte. Das ist klein genug, dass wir uns ein bisschen wie eine Familie fühlen. Wissen Sie, jeder wusste, dass Martha in der Rechnungsabteilung zwei Tassen Kaffee brauchte, bevor Sie komplizierte Fragen stellen konnten. Davor war mein Büro ziemlich groß - 60 Angestellte. Ich fühlte mich in beiden Umgebungen wohl, obwohl der erste Monat in dem großen Büro ein wenig herausforderte, da ich herausfinden musste, wer was gemacht hat und wo man Anrufe mit vielen verfügbaren Optionen anweisen konnte.
12. Mit wie vielen Personen haben Sie bei Ihrem letzten Job im Durchschnitt täglich gearbeitet?
13. Beschreiben Sie Ihre früheren Aufgaben als Verwaltungsassistent, Sekretär oder Rezeptionist.
Beispiel Antwort : Als Rezeptionistin bei ABC Financials war ich die erste Person für Kunden. Ich beantwortete die allgemeine Telefonleitung und beantwortete die Telefone für die fünf VP des Unternehmens. Außerdem war ich verantwortlich für das Empfangen von Paketen und das Verteilen von Post, das Begleiten und Begleiten von Kunden und Verkäufern zu Besprechungsräumen und das Halten der allgemeinen Informations-E-Mail-Adresse des Unternehmens. Ich hatte auch viele administrative Aufgaben: Ich habe die Kalender dieser VPs verwaltet, ihre Geschäftsreisen arrangiert und dabei geholfen, PowerPoint-Präsentationen und andere Materialien zu erstellen und zu verfeinern, um sie bei Veranstaltungen zu verteilen.
14. Hatten Sie in der Vergangenheit sensible oder vertrauliche Aufgaben zu bewältigen? Haben Sie sich mit diesen Aufgaben wohlgefühlt?
15. Wie priorisieren Sie Anrufe, Kunden, Lieferungen und andere Probleme, die sofort behoben werden müssen?
Beispiel Antwort: Multitasking ist wichtig, wenn das Büro beschäftigt ist. Wenn es nicht unhöflich ist, versuche ich ein paar Aufgaben gleichzeitig auszuführen. Zum Beispiel kann ich einfach einen Anruf entgegennehmen, während ich ein Paket von der Zusteller unterschreibe. Wenn Multitasking nicht möglich ist, habe ich meinen Fokus auf Kunden und Kunden als oberste Priorität. Wenn es nötig ist, werde ich fragen, ob sie mir eine Minute geben können, um eine andere Aufgabe zu erledigen - und wenn es wirklich sehr viel zu tun gibt, versuche ich einen Kollegen anzurufen, um mich zu versorgen.
16. Wie halten Sie Ihren Tagesablauf organisiert?
17. Erzähl mir von einer Zeit, in der man bei der Arbeit Multitasking betreiben musste.
18. Wie stark sind deine Computerkenntnisse?
Beispiel Antwort: Ich habe sehr starke Computerkenntnisse. Abgesehen von der Tatsache, dass ich mit Microsoft Office vertraut bin, habe ich in meiner letzten Rolle auch Updates für die Website des Unternehmens vorgenommen, sodass ich auch Wordpress gut gebrauchen kann. Wenn ich anfange, ein neues Programm oder eine Anwendung zu verwenden, finde ich normalerweise, dass die meisten meiner Fragen mit einer Online-Suche beantwortet werden können, obwohl ich es schätze, auch ein Tutorial von einem Mitarbeiter zu bekommen.
19. Welche Beiträge haben Sie zu mehr Umsatz, geringeren Kosten und Zeiteinsparungen geleistet?
20. Wie hoch ist Ihre Tippgeschwindigkeit und wie hoch ist Ihre durchschnittliche Fehlerquote?
21. Erzähl mir von deiner Kundendienst-Erfahrung.
Beispiel Antwort: Ich arbeite seit meiner Jugendzeit im Kundendienst. Mein erster Job war die Arbeit in einer Buchhandlung, wo ich Kunden half, Bücher zu finden und manchmal auch die Registrierkasse abzudecken. Während des Studiums hatte ich auch eine Teilzeitstelle im Einzelhandel, dieses Mal Kleidung. Dann, natürlich, als Rezeptionistin bei der Firma ABC, beschäftigte ich mich auch mit Kunden, obwohl ich in dieser Rolle keinen direkten Verkauf machte. Ich fühle mich sehr wohl dabei, mit den Kunden zu interagieren und ihre Probleme zu lösen, sei es das gesuchte Buch zu finden oder die Besprechungszeit mit einer Führungskraft zu ändern.
22. Welche Art von Sicherheitsprotokoll haben Sie bei Ihrem letzten Job verfolgt?
23. Wie war die Annahme von Lieferungen? Persönliche Pakete?
24. Erzähl mir von einer Zeit, in der du unter Druck gesetzt wurdest, vertrauliche oder private Informationen zu teilen.
25. Erzählen Sie mir von einer Zeit, in der Sie bei einem früheren Job weit darüber hinaus gegangen sind.
Wie man den besten Eindruck macht
Eine Position als Rezeptionist kann als Einstiegsstufe angesehen werden, aber sie kann auch der erste Schritt auf der Karriereleiter sein. Ein zukünftiger Arbeitgeber wird von einer selbstbewussten Person angezogen. Oft sind Sie die erste Person, die ihre Kunden oder Patienten treffen, wenn sie das erste Mal ins Büro gehen.
Stellen Sie sicher, dass Ihr erster Eindruck der Beste ist. So bereiten Sie sich auf ein Interview vor. Zusammen mit einem herausragenden Lebenslauf, nehmen Sie sich die Zeit, um das Teil zu kleiden, wenn Sie interviewen. Wenn Sie den Job bekommen, werden Sie die erste Person sein und es ist wichtig, dem Arbeitgeber Ihr professionelles Image zu zeigen.
Wenn du dir nicht sicher bist, was du zu deinem Interview tragen sollst, schau dir diese Tipps an, wie du dich für ein Interview kleiden kannst. Wenn sowohl Ihr Lebenslauf als auch Ihre Berufsbekleidung auf dem richtigen Stand sind und Sie bereit sind, auf wahrscheinliche Fragen zu antworten, werden Sie erfolgreich die Position erhalten, für die Sie interviewen.