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Änderungen an Projekten verwalten

Halte das Projekt in Bewegung

Projektmanager verbringen viel Zeit damit, Pläne für das zu entwickeln, was das Team tun wird. Sponsoren, Stakeholder und das Team verbringen dann viel Zeit damit, den Umfang der Arbeit und die Art der Arbeit zu ändern. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit diesen Änderungen umgehen können (mit einem einfachen Change-Management-Prozess) und Ihre Vernunft bewahren. Oh, und halten Sie das Projekt zur gleichen Zeit voran.

Wir werden uns auch einige der Änderungsmanagement-Tools ansehen, die Sie verwenden können und wie das Projektumfangsmanagement ins Spiel kommt.

Bevor wir überhaupt über Prozesse oder Werkzeuge sprechen, möchte ich Ihre Sichtweise ändern.

Änderungen akzeptieren geschehen

Änderungen können zu jedem Zeitpunkt des Projektmanagement-Lebenszyklus erfolgen.

Der einfachste Weg, Änderungen in Projekten einfacher zu verwalten, besteht darin, zu wissen, dass es passieren wird, und es zu planen.

Es ist der schnellste Weg, alle mit an Bord zu nehmen, was anders ist.

Ein definierter, strukturierter Change-Management-Prozess ist der beste Startpunkt. Es ist Ihr Spielbuch für das, was passieren wird, wenn jemand vorschlägt, dass das Projekt etwas anderes als geplant machen sollte, und ein guter Weg, um einen Projektausfall zu vermeiden.

Der Change-Management-Prozess

Der Änderungsverwaltungsprozess sieht folgendermaßen aus:

  • Informationen über die Änderung erhalten
  • Beurteilen Sie die Änderung einschließlich der Planung, wie viel Arbeit es sein wird
  • Bereiten Sie eine Empfehlung vor, ob es sich lohnt, weiterzumachen.
  • Dann bekommen Sie vom Projektträger eine Entscheidung darüber, ob Sie die Änderung übernehmen sollen oder nicht.

Schauen wir uns nacheinander alle diese Schritte an.

Informationen über die Änderung erhalten

Sie erhalten eine Anfrage, um das Projekt zu ändern. Sie können Informationen auf hunderte verschiedene Arten erhalten: in einer Besprechung, per E-Mail, am Telefon, im Flur, wenn Sie abends aus dem Büro rennen. Idealerweise erhalten Sie die Informationen zu einem Änderungsanfrageformular, aber Sie sollten wissen, dass viele wichtige Interessenvertreter im wirklichen Leben davon ausgehen, dass die Aufgabe des Projektmanagers darin besteht, diese Art von Papierkram zu erledigen. Und in Ihrer Firma könnte es sein.

Verwenden Sie Ihre Projektänderungsanfrage-Vorlage (mehr dazu in einer Minute), um alle Details der Anfrage zu erfassen, wie auch immer sie informell bei Ihnen ankommen. Führen Sie das Formular dann nach dem Initiator aus, damit Sie genau wissen, was Sie wollen.

Denken Sie daran, dass es bei Änderungen auch darum gehen könnte, etwas auszuarbeiten. Gehen Sie nicht immer davon aus, dass sich Änderungen auf das Einbringen von Arbeit beziehen. Der Prozess ist derselbe, unabhängig davon, ob Sie den Projektumfang vergrößern oder verkleinern.

Änderungsbewertung durchführen

Sehen Sie sich die Änderungsanforderung im Detail an. Sie werden die Auswirkungen auf Folgendes beurteilen:

  • Zeitplan
  • Dokumentation
  • Arbeit bis heute und Arbeit noch zu tun
  • Budget
  • Qualitätsmaßnahmen
  • Umfang
  • Ressourcenverfügbarkeit.

Zum Beispiel kann eine Softwareänderung auf 5 Tage geschätzt werden. Dies würde nicht nur 5 Tage zum Zeitplan hinzufügen, da es eine andere Aufgabe verschieben und in einem Zeitrahmen verschieben würde, in dem sich die Schlüsselressource im Urlaub befindet. Diese Aufgabe müsste auch verschoben werden, so dass diese Änderung insgesamt 8 Tage zum Zeitplan hinzufügen würde. Es würde 5.000 $ kosten, und die zusätzlichen 8 Tage treiben uns mit dem Lieferantenvertrag in einen weiteren Monat, so dass auch hier Kosten entstehen. Die Qualität bleibt gleich, aber der Umfang ändert sich, um die neue Änderung zu berücksichtigen.

Alle relevanten Dokumente müssen aktualisiert werden, einschließlich des Projektplans und der Schulungshandbücher, die bereits gestartet wurden.

Wie Sie sehen, kann eine einfache 5-Tage-Änderung weitreichende Auswirkungen haben. Es ist wichtig, alles darüber zu wissen, bevor Sie sich entscheiden, ob Sie die Änderung vornehmen oder nicht, da ein vollständiges Bild das Ergebnis verändern kann.

Bereiten Sie eine Empfehlung vor und präsentieren Sie sie

Jetzt wissen Sie, welche Auswirkungen die Änderung hat. Sie können eine Empfehlung darüber abgeben, ob es sich lohnt, damit fortzufahren.

In einigen Fällen wird dies nicht der Fall sein, da der wahrgenommene Nutzen geringer ist als die Kosten. In anderen Fällen könnte es dort genügend Vorteile geben, um die Kosten der zusätzlichen Arbeit auszugleichen. In anderen Fällen können Sie feststellen, dass sich die Änderung negativ auf die Kosten auswirkt, aber Sie können nichts dagegen tun, weil es sich um ein regulatorisches oder Compliance-Problem handelt oder aus einem anderen internen Grund, wie etwa einer Umstrukturierung der Organisation.

Bekommen Sie die Entscheidung

Bei kleinen Änderungen, die unter Ihr Autorisierungslimit fallen, können Sie entscheiden, ob Sie die Änderung akzeptieren oder nicht (mit der richtigen Eingabe vom Team). Alles Größere sollte vom Projektträger oder der Projektleitung genehmigt werden.

Denken Sie daran, zurückzugehen und jemanden zu informieren, wenn seine Änderung abgelehnt wurde. Sie möchten Ihre Projekt-Stakeholder möglichst nicht belästigen, wenn Sie können!

Change Management Tools

Es gibt eine Reihe von Änderungsverwaltungstools, die Sie verwenden können, um diesen Prozess einfacher und rationeller zu gestalten. Ich würde empfehlen:

  • Eine Checkliste oder eine Prozesslandkarte, die die Leute durch genau das führt, was sie tun müssen, um den Projektumfang zu ändern.
  • Ein Template Change Request Formular. Dies könnte online über einen automatisierten Workflow erfolgen.

Schauen wir uns an, was als nächstes in eine Projektänderungsanfrage geht.

Was geht in eine Projektänderungsanfrage?

Das Antragsformular für Projektänderungen sollte Folgendes enthalten:

  • Der Name der Person, die die Änderung beantragt (der "Anforderer").
  • Ein eindeutiger Bezeichner, wie eine Änderungsnummer (Sie können dies später selbst hinzufügen, da es unwahrscheinlich ist, dass jemand, der die Anfrage erhebt und das Formular verwendet, weiß, was in dieses Feld zu legen ist).
  • Eine Beschreibung der vorgeschlagenen Änderung, mit so vielen Details wie möglich.
  • Die Kategorie der Änderung. Im Idealfall werden Sie diesen Abschnitt vorab ausfüllen, so dass sie nur das Kästchen ankreuzen müssen. Dies ist ein guter Ort, um festzustellen, ob eine Veränderung mit Regulierung oder interner Compliance zu tun hat, als ob sie (wirklich) dann viele der Planungs- und Bewertungsschritte umgehen und einfach weitermachen könnte.
  • Das "Warum" der Veränderung. Was ist die Rechtfertigung dafür? Warum will der Anfragende das?
  • Die Auswirkung der Änderung auf verschiedene Elemente des Projekts, einschließlich Zeit, Kosten, Qualität und Umfang. Sie verfügen möglicherweise nicht über alle Details, sodass Sie möglicherweise während des Änderungsbewertungsschritts mit ihnen arbeiten müssen, um die Lücken zu füllen. Sie sollten so viel wie möglich ausfüllen. Das Minimum, nach dem Sie an diesem Punkt suchen, ist, dass sie bestätigen, ob die vorhandenen Projektparameter erhöht, verringert oder geändert werden.

    Im unteren Bereich des Änderungsanfrageformulars befinden sich einige Details, die Sie ausfüllen müssen, wenn die Änderung weiter erörtert wird. Ihre Vorlage sollte außerdem Platz für Folgendes enthalten:

    • Änderungsentscheidung: Akzeptieren, Ablehnen oder Zurückstellen
    • Name der Person, die die Entscheidung getroffen hat (oder Gruppe) sowie das Datum der Entscheidung und zusätzliche Kommentare.

    Die Person, die die Anfrage macht, wird das Ergebnis noch nicht wissen - niemand wird es tun - also bleiben diese Felder leer, bis die richtige Gruppe sich getroffen hat, um Ihre Empfehlung zu besprechen und eine Entscheidung zu treffen.

    Änderungen und Projektumfangsverwaltung

    Das Projektumfangsmanagement ist der wichtigste Weg, um zu steuern, was im Projekt ist und was nicht. Wenn Sie eine Änderung des Projektumfangs erhalten, müssen Sie darüber nachdenken, wie sich dies insgesamt auf das Projekt auswirkt. Ihr Change-Management-Prozess unterstützt Sie dabei und im Kontext festzulegen, ist die Verwaltung von Änderungen ein kleiner Teil des Verwaltungsbereichs.

    Es lohnt sich, hier darüber zu sprechen, wie ein Leitfaden zum Projektmanagement-Wissenskörper (PMBOK® Guide) - Fünfte Ausgabe das Projektänderungsmanagement behandelt, weil es nicht so intuitiv ist, wie Sie vielleicht denken. Der PMBOK® Guide enthält einen Prozess namens "Control Scope" im Bereich "Project Scope Management". Dies ist ein großartiger Ausgangspunkt. Der Change-Management-Prozess in Projekten muss jedoch stärker integriert werden, was sich im Text widerspiegelt. Benutzer von PMBOK® Guide sollten sich auch auf den Prozess zur Durchführung einer integrierten Änderungskontrolle beziehen, da dieser festlegt, wie alles miteinander verknüpft ist.

    Um ein PMP zu werden, müssen Sie verstehen, wie der PMBOK® Guide das Änderungsmanagement abdeckt, denn genau darauf werden Sie untersucht. Sie sollten jedoch bedenken, dass der Change-Management-Prozess, den Sie tatsächlich für Ihre Projekte verwenden, integriert, einfach zu befolgen und praktisch sein muss.

    5 Möglichkeiten, Ihrem Team durch den Veränderungsprozess zu helfen

    Ihr Projektteam ist entscheidend für den Erfolg Ihres Projekts. Es hilft Ihnen also, diese bei der Verwaltung von Änderungen an Ihrem Projekt zu berücksichtigen.

    Hier sind 5 Wege, wie Sie ihnen helfen können, sich schnell mit dem Projektmanagement-Prozess zu arrangieren.

    1. Sprechen Sie über Änderungen. Lassen Sie sie wissen, dass Änderungen an Projekten normal sind und dass sie es erwarten sollten.

    2. Teilen Sie den Prozess. Oben haben wir über den Change-Management-Prozess gesprochen, aber das ist nicht jedermanns Sache. Ihre Teammitglieder werden nicht wissen, was zu tun ist und was von ihnen erwartet wird, es sei denn, Sie sagen es ihnen. Richten Sie ein Briefing ein, um mit ihnen den Prozess zu durchlaufen, und lassen Sie sie wissen, welche Rolle sie dabei spielen.

    3. Mach es einfach. Wenn ein Projekt einer Änderung unterzogen wird, kann es ziemlich desorientierend sein. Der Zeitplan ist falsch, das Budget könnte anders sein, die Anforderungen sind sicherlich unterschiedlich. Das Team kann eine Veränderung als beunruhigend empfinden, vor allem eine große oder eine, die eine Entscheidung, von der sie früher gedacht hatten, dass sie in Stein gemeißelt ist, rückgängig macht (ja, das passiert). Machen Sie den Prozess so einfach wie möglich für sie.

    4. Sei da um zu helfen. Eine neue Arbeitsweise braucht einige Zeit. Wenn Sie zuvor den Projektwechsel auf informelle Art und Weise (oder überhaupt nicht) durchgeführt haben, kann der Wechsel zu einem formellen Prozess eine Weile dauern, bis wir die Dinge in der Umgebung tun ". Sag dem Team, dass du da bist, um ihnen zu helfen, wenn sie etwas an dir vorbeiführen wollen.

    5. Hab keine Angst nein zu sagen. Nicht alle Änderungen sind vernünftige Vorschläge. Lassen Sie Ihr Team wissen, dass wenn Sie sich stark dafür interessieren, dass eine Änderung zu diesem Zeitpunkt nicht das Richtige für das Projekt ist, dass Sie in diesem Gespräch mit dem Change Requestor zu ihnen stehen.

    Die effektive Verwaltung von Änderungen ist eine der Möglichkeiten, wie Sie Ihr Projekt entgleisen können. Mit diesen Informationen können Sie nun gezielt mit Projektänderungen umgehen.

    
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