Erfahren Sie, wie Sie einen Outsourcing-Plan entwickeln

Viele Diskussionen über Outsourcing in den Medien machen es komplex, aber es ist wirklich ziemlich einfach. Auch in unseren Häusern "outsourcen" wir viele Aufgaben: Kochen, Rasenpflege und Kinderbetreuung, um nur einige zu nennen. Wenn wir nicht die Zeit, den Fokus oder die Fähigkeiten haben, die Arbeit selbst zu erledigen, suchen wir jemanden, der es kann, und jemanden, der die Arbeit zu einem Preis leisten wird, den wir uns leisten können. Unternehmen arbeiten auf die gleiche Weise, auch wenn ihre Entscheidungen mehr Faktoren und Entscheidungsträger betreffen.

Der Outsourcing-Plan Entwicklungsprozess

Aber genauso wie Familien unterschiedliche Entscheidungen treffen, können Unternehmen zu verblüffend unterschiedlichen Entscheidungen über Outsourcing kommen. Es gibt keine Vorlage, die für alle Firmen funktioniert, aber es gibt einen Prozess, den alle Firmen berücksichtigen müssen:

Realisierung

In der Vergangenheit wussten viele Unternehmen vielleicht gar nicht, was Outsourcing war. Heute wissen sie über Outsourcing Bescheid, wissen aber möglicherweise nicht, wie viele Outsourcing- (und Outsourcing-) Programme sie bereits betreiben: Kopierzentren, Poststellen, Facility Management, IT und sogar Teile einer Rechtsabteilung eines Unternehmens. Outsourcing kann nicht jedes Problem lösen, aber das Lernen über die vorherige Generation von Verträgen wird neue Projekte identifizieren und wertvolle Erkenntnisse liefern.

Ziele setzen

Um ein Outsourcing-Programm erfolgreich zu erstellen, müssen Sie bestimmte Ziele definieren, wie z. B. die Senkung der Gesamtunternehmenskosten um fünf Prozent, die Konzentration auf die Effizienz für einen einzelnen Standort oder nur die Funktionen in einer Geschäftseinheit. Ziele brauchen keine großen Details. Wenn Ihre Outsourcing-Erfahrung zunimmt, werden sich die Definitionen ändern.

Beteiligung

Sie benötigen Teilnehmer aus vielen Fachbereichen, um einen Beitrag zu dem Plan zu leisten, um Annahmen zu verifizieren und ein Expertenurteil abzugeben. Wenn Sie von einem allgemeinen Plan zu bestimmten Projekten wechseln, wiederholen Sie diesen Prozess und erstellen Untergruppen mit noch spezifischerem Wissen.

Identifizierung

Jetzt, da Sie Ziele und Experten haben, um Informationen zu identifizieren und zu interpretieren, ist es an der Zeit, spezifische Projekte für Ihr Outsourcing-Programm zu identifizieren. Jedes Unternehmen entwickelt unterschiedliche Kriterien und wird sowohl von der Kultur als auch von der finanziellen oder operativen Analyse bestimmt. Es gibt jedoch gemeinsame Kriterien, die Sie beachten sollten:

• Frühere Entscheidungen: Ihre Firma hat wahrscheinlich früher Entscheidungen über den Einsatz von Nichtmitarbeitern getroffen, z. B. Zeitarbeitnehmer oder Dienstleistungsverträge. Arbeiten Sie mit der Beschaffung und Ihrem PMO (Project Management Office) für Details. Sehen Sie, wie sie die Probleme auf dieser Liste angegangen sind, und sammeln Sie die gelernten Lektionen.
• Expertise: Führen Sie Funktionen aus oder produzieren Sie Produkte ohne ausreichende Expertise, oder haben Sie Probleme, Manager zu behalten? Hat das derzeitige Management einen Plan, um diese Probleme anzugehen? Wenn nicht, könnte dies ein gutes Outsourcing-Projekt sein.

• Qualität: Selbst wenn eine Funktion Leute mit den richtigen Fähigkeiten und erfahrenen Managern hat, erhalten Sie möglicherweise nicht das Niveau der Dienstleistung, die Sie benötigen. Führt der Manager Kundenumfragen durch? Was sagen Kunden über Produkte oder Dienstleistungen? Eine Qualitätslücke oder mangelndes Interesse am Kundenservice ist eine weitere Devise für das Outsourcing.
• Kosten: Ein außergewöhnlich hochwertiger Service ist nicht unbedingt ein guter Wert. Wie sind Ihre Kosten im Vergleich zu Mitbewerbern? Erstellt die Funktion monatliche Berichte: Stückkosten, Betriebskosten, mehrjährige Kostenentwicklung? Wenn diese Funktion diese Berichte nicht erstellen kann, kann ein ausgelagerter Service für mehr Transparenz in Ihren Vorgängen sorgen.

• Maßstab: Wenn Sie Ihre gesamte Firma untersuchen, werden Sie viele unerwartete Entdeckungen machen. Konzentriert bleiben! Ein großes Projekt ist ein besserer Kandidat für das Outsourcing als eine Anzahl kleinerer Projekte. Dieses einzelne große Projekt erfordert viel weniger Verwaltungs- und Verwaltungsressourcen. Behalten Sie eine umfassende Liste bei, aber wählen Sie nur Kandidaten aus, die in Ihrer ersten Projektwelle eine große Wirkung haben.
• Sicherheit: Sie haben jetzt eine gute Vorstellung von möglichen Projekten. Es ist an der Zeit, sie nach Sicherheitsstandards zu filtern. Sicherheit ist ein komplexes und kontroverses Thema. Unterschiedliche Standards gelten für verschiedene Branchen, und einige Unternehmen sind sicherheitsbewusster als ihre Konkurrenten. Verstehen Sie interne und Industriestandards und begrenzen Sie Outsourcing-Projekte entsprechend. Enthalten Sie Rechts-, IT-, Unternehmenssicherheit, Compliance (falls zutreffend) und alle "Risiko" -Abteilungen in Ihren Diskussionen.

• Priorisierung: Jeder oben genannte Punkt (und vielleicht andere Merkmale) muss bewertet werden und dann sollte jedem Projekt ein "Outsourcing-Wert" zugewiesen werden. Zweifellos wird viel darüber diskutiert werden, welche Merkmale am wichtigsten sind, ob ihre Ergebnisse stimmen und ob andere Merkmale berücksichtigt werden sollten. Seien Sie nicht überrascht, wenn dieser Prozess Monate oder gar Jahre dauert.
• Kommunikation: Bis Sie potentielle Projekte priorisiert haben, haben Sie viele Meetings abgehalten und mit vielen Leuten gesprochen. Erwarten Sie, dass es sich bei diesen Diskussionen um öffentliche Informationen in den Abteilungen handelt, die Sie für das Outsourcing ausgewählt haben. Gehen Sie immer davon aus, dass diese Diskussionen oft in Echtzeit zu Ihrer Belegschaft gelangen. Sorgfältig durchdachte Unternehmenskommunikation muss vorbereitet und bereit sein. Lassen Sie Gerüchte niemals zu einer besseren Informationsquelle werden als Fakten.

Ausführen Ihres Outsourcing-Plans

Am Ende dieses Prozesses haben Sie Ihren ersten Outsourcing-Plan. Es gibt viele weitere Schritte, während Sie diesen Plan ausführen: Daten bestätigen, Unterausschüsse für bestimmte Projekte erstellen, Lieferanten identifizieren, Piloten leiten, Aufträge vergeben und so weiter. Die Entwicklung Ihres Plans bietet Ihnen jedoch die ersten und wichtigsten Schritte.