9 Regeln zum Schreiben einer E-Mail, die einfach zu beantworten ist
Viele von uns lernten nicht, in der Schule E-Mails zu schreiben, aber zu wissen, wie man eine E-Mail schreibt, ist eine unschätzbare Fähigkeit am Arbeitsplatz. Dies trifft insbesondere auf diejenigen zu, die in Telearbeitsplätzen arbeiten (oder diese suchen). Neben einer guten Telefon-Etikette ist es wahrscheinlich auch nicht so wichtig, eine Arbeit zu Hause zu bekommen und zu behalten.
Eine gut geschriebene E-Mail macht es dem Empfänger leicht, seine Nachricht zu verstehen und darauf zu reagieren. Bei der Jobsuche kann die E-Mail dem ersten Eindruck von Angesicht zu Angesicht vorausgehen oder diesen sogar ersetzen, sodass eine korrekte Interpunktion und eine kohärente Nachricht entscheidend sind. Und bei der Arbeit führen unklare E-Mails zu Verwirrung und Verzögerungen. Befolgen Sie diese Tipps, um effektive E-Mails an Kollegen, Kunden, potenzielle Kunden, Einstellungsmanager und sogar Freunde und Familie zu schreiben.
Betrachten Sie zuerst die Nachricht und den Empfänger
Eine E-Mail sollte in Gedanken beginnen, nicht mit den Fingern auf der Tastatur. Um effektiv E-Mails zu schreiben, überlegen Sie zuerst, warum Sie schreiben. Welche Art von Antwort möchten Sie? Welche Botschaft möchten Sie vermitteln? Wenn Sie Informationen anfordern, sich um einen Job bewerben oder sich nach Eröffnungen erkundigen möchten, vergewissern Sie sich, dass Ihr Antrag auf Tätigwerden beim Empfänger eindeutig ist.
Betrachten Sie als nächstes die Sichtweise des Empfängers. Welche Informationen benötigt er, um Maßnahmen zu ergreifen oder Ihre Nachricht zu verstehen? Geben Sie notwendige (aber nicht übertriebene) Hintergrundinformationen ein. Beachten Sie auch angemessene Etikette für diesen bestimmten Empfänger. Emoticons und Abkürzungen wie OMG oder LOL eignen sich nicht für Bewerbungen und die meisten geschäftlichen E-Mails.
Schreiben Sie eine beschreibende E-Mail-Betreffzeile
Wenn Sie eine E-Mail schreiben, schreiben Sie nicht etwas Vages in die Betreffzeile wie "hi" oder "work-at-home jobs" oder lassen Sie es leer. E-Mails mit dieser Betreffzeile haben eine gute Chance, in der Spambox des Empfängers zu landen oder einfach ignoriert zu werden. Wenn Sie sich für einen Job bewerben, geben Sie den Namen der Position in die Betreffzeile ein. Wenn es sich bei der E-Mail um einen Kollegen handelt, stellen Sie in der Betreffzeile einen kurzen Satz dar, der den Zweck der Nachricht zusammenfasst. Ein weiterer Vorteil des Schreibens einer beschreibenden Betreffzeile besteht darin, dass es einfacher für Sie ist, in Ihrem Posteingang zu suchen, wenn Sie später danach suchen müssen. Etwas mit einer E-Mail-Zeile wie "Frage" wird jedoch nicht hilfreich sein.
Begrüßen Sie den Empfänger richtig
Wenn Sie den Namen Ihres Empfängers kennen, ihn aber nicht persönlich kennen, grüßen Sie mit einem Titel, z. Sehr geehrte Frau Brunelli. (Verwenden Sie "Frau" für Frauen, wenn unsicher ist, ob "Frau" oder "Fräulein" geeignet ist.) Wenn Sie sich über Geschlecht unsicher sind, verwenden Sie einfach den Vor- und Nachnamen, dh Lieber Chris Smith. Wenn Sie den Namen der Person nicht kennen, beginnen Sie Ihre E-Mail mit keiner Begrüßung oder verwenden Sie eine einfache Begrüßung, z. Hallo, Grüße, Sehr geehrter Manager, etc.
Wenn es sich bei der E-Mail um einen Kollegen oder eine andere Person handelt, die Sie kennen, verwenden Sie den Namen, den Sie persönlich oder auf dem Telefon verwenden würden.
Verwenden Sie korrekte Grammatik und Interpunktion
Es ist sehr wichtig, korrekte Grammatik in einer E-Mail zu verwenden. Bewusst oder unbewusst bestrafen die Leser die Absender wegen grammatikalischer Fehler.
- Run-On-Sätze - Wenn Sie eine E-Mail schreiben, sollten Sie die Punkte nicht verschonen. Diese kleine Pause gibt den Lesern Zeit, die Bedeutung der Wörter zu verstehen. Kurze Sätze erlauben mehr von diesen kleinen Pausen. Unterteilen Sie lange Sätze, auch wenn es sich nicht um technisch bearbeitete Sätze handelt.
- Kommas - Zu wenige oder zu viele Kommas können verwirrend sein. Lernen Sie, das Komma korrekt zu verwenden.
- Subjekt-Verb-Vereinbarung - Sätze mit dieser Art von Fehlern sind rote Flaggen für Arbeitgeber, die Kandidaten mit guten Kommunikationsfähigkeiten suchen. Überprüfe Regeln für die Subjekt-Verb-Vereinbarung.
Überprüfen Sie Rechtschreibung und Großschreibung
Verwenden Sie eine Rechtschreibprüfung, aber verlassen Sie sich nicht darauf. Eine Rechtschreibprüfung fängt "sie" nicht für "das" oder "dort" für "ihre" ein, und diese Art von Fehler weist auf Unachtsamkeit hin. Verwenden Sie keine SMS-Abkürzungen, wie "u" für "Sie" oder "tho" für "though".
Verwenden Sie die korrekte Großschreibung. Die meisten Leute wissen, wie man den Anfang des Satzes und Eigennamen groß schreibt, aber viele versäumen es in E-Mails. Zeigen Sie, dass es Ihnen nichts ausmacht, den zusätzlichen Bruchteil einer Sekunde zu nehmen, um die Umschalttaste zu drücken. Auf der anderen Seite können zu viele Großbuchstaben den Leser ablenken. Vermeiden Sie es, Sätze in Großbuchstaben zu schreiben (was viele als das Äquivalent zum Schreien in Person interpretieren) und Großbuchstaben, nur zur Betonung, den ersten Buchstaben von Wörtern, die nicht am Anfang eines Satzes stehen, oder Eigennamen zu verwenden.
Verwenden Sie die einfache Formatierung in E-Mail
Denken Sie daran, dass E-Mail-Programme alle unterschiedlich angezeigt werden. Was perfekt auf dem Bildschirm ausgerichtet ist, kann auf einem anderen zusammenlaufen. Aus diesem Grund sollten Sie vermeiden, ein hoch formatiertes Textverarbeitungsdokument wie einen Lebenslauf oder ein Anschreiben in eine E-Mail einzufügen. Verwenden Sie Dokumente, die im Nur-Text-Format geschrieben sind.
Absätze kurz machen. Wie Perioden, geben Absatzpausen dem Leser eine Pause. Jemand, der E-Mails auf einem Mobiltelefon liest, profitiert von kurzen Absätzen. Aber seien Sie vorsichtig, die grundlegenden Regeln in Bezug auf Absätze zu befolgen.
Sei präzise
Gewundene E-Mails, die den Punkt begraben, werden eingereicht und schließlich vergessen. Oder schlimmer noch, sie können missverstanden werden. Machen Sie Ihren Zweck klar und präzise.
- Erledige die Redlichkeit - Schreibe mit aktiven Verben. "Jack hat mir die Formulare geschickt" verwendet ein aktives Verb. "Die Formulare wurden mir von Jack geschickt" ist passiv. Die passive Form verwendet nur ein paar mehr Wörter, aber es summiert sich. Mehr noch, die Leser müssen die Ideen in ihren Köpfen neu ordnen.
- Halten Sie sich an den Punkt - Widerstehen Sie der Versuchung, überflüssige Informationen oder Ideen hinzuzufügen. Speichern Sie diese für eine andere E-Mail.
- Verwenden Sie Aufzählungszeichen - Diese ermöglichen Ihrem Leser, visuelle Hinweise zu verwenden, um wichtige Informationen aufzunehmen. Aber wenn Sie Zweifel darüber haben, wie Kugeln angezeigt werden, verwenden Sie Sternchen oder Bindestriche, um Kugeln zu erstellen.
E-Mail entsprechend kennzeichnen
Wenn Ihre E-Mail standardmäßig eine Standard-Signatur aufweist, müssen Sie sicherstellen, dass sie für die jeweilige E-Mail geeignet ist, die Sie senden. Unterschriften mit politischen Aussagen oder die Namen und das Alter Ihrer Kinder sind gut für persönliche E-Mails, aber für die Arbeit verwenden Sie eine weniger persönliche Unterschrift. Je nach Job und Arbeitgeber können Sie Ihre E-Mail-Signatur mit einem Angebot personalisieren. Wählen Sie etwas, das nicht umstritten ist. Wenn Sie sich nach einem Job erkundigen, verwenden Sie Ihre Unterschrift, um geeignete Kontaktinformationen ohne Anführungszeichen oder zusätzliche Personalisierung anzugeben.
Lesen / Überdenken, bevor Sie senden
Überprüfen Sie vor dem Senden auf Rechtschreib- und Interpunktionsfehler. Wenn Sie in einer E-Mail einen Fehler für eine Stellenbewerbung finden, korrigieren Sie sie und lesen Sie sie erneut, bevor Sie auf "Senden" klicken. Aber auch für den Inhalt nachgelesen. Wenn Ihre E-Mail-Adresse lang ist, überlegen Sie, wie Sie sie präziser gestalten können. Und wenn Ihre E-Mail umstritten ist oder in Wut geschrieben wurde, drücken Sie Speichern, nicht senden. Komm ein paar Stunden oder einen Tag später zurück und sieh zu, ob du es immer noch schicken willst.
Dies klingt nach einer Menge zu tun, bevor Sie eine E-Mail senden, aber wenn Sie effektive E-Mails senden und Ihre E-Mails effizienter organisieren, werden Sie feststellen, dass Sie tatsächlich mehr Zeit und nicht weniger haben.