Wie man die Arbeit der Untergebenen überprüft

Wenn Sie Untergebenen Arbeit zuweisen, überwachen Sie viele Aspekte ihres Fortschritts, aber Sie sind hauptsächlich darüber besorgt, ob die Arbeit richtig erledigt wird und rechtzeitig erledigt wird.

Arbeit rechtzeitig erledigen

Um ihre Arbeit pünktlich zu erledigen, ist es einfacher, sie zu überwachen. Denn Zeit ist leichter zu messen als Qualität. Sie müssen klare Anforderungen festlegen, einschließlich Meilensteinen und Fristen, aber Sie müssen auch etwas Flexibilität zulassen. Planen Sie ihre Zeitpläne oder lassen Sie sie ihre Zeitpläne planen, um etwas Zeit zu verlieren. Es wird immer einige unvorhergesehene Ereignisse geben, so dass es ratsam ist, zumindest ein wenig Spielraum in einen Zeitplan zu bauen. Die Menge an Spielraum, die Sie in ihrem Zeitplan zulassen, wird von Individuum zu Individuum mit den älteren und talentierten Einzelpersonen variieren, die weniger Spielraum benötigen.

Verwenden eines Fortschrittsberichts zum Verfolgen des Zeitplans

Die gängigste Methode, um festzustellen, ob die Arbeit pünktlich erledigt wird, ist der periodische Bericht, der normalerweise wöchentlich für kleine Projekte und monatlich für größere Projekte erstellt wird. Wenn Sie Ihren Untergebenen schriftliche Fortschrittsberichte vorlegen müssen, ist einer der Punkte, auf denen sie berichten, ihre Einhaltung des Zeitplans. Eine gebräuchliche Methode zur schnellen Statusanzeige sind Ampelfarben. Wenn das Projekt im Zeitplan liegt, würden sie ein grünes Symbol anzeigen. Wenn das Projekt zu spät ist, würden sie das als rotes Symbol zeigen.

Manchmal wird Gelb auch verwendet, um anzuzeigen, wenn ein kleines Problem vorliegt, das nicht schwer genug ist, um die rote Farbe zu rechtfertigen.

Sie möchten auch, dass sie alles melden, was ihren Fortschritt blockiert. Dieser Abschnitt sollte enthalten, was sie versucht haben, den Blocker und die Ergebnisse dieser Bemühungen zu löschen. Wenn sie Hilfe von Ihnen oder von jemandem außerhalb ihrer Sphäre anfordern, sollte dies deutlich angegeben werden.

Vergiss nicht, dass sie auch ihre Leistungen beinhalten. Wenn sie etwas getan haben, das einen Blocker geklärt hat, das Problem verhindert hat oder auf andere Weise geholfen hat, den Zeitplan intakt zu halten, sollte dies in ihrem Fortschrittsbericht erwähnt werden.

Schließlich sollte der Fortschrittsbericht zeigen, dass der Prozentsatz vollständig ist, der Plan gegenüber dem tatsächlichen. Die meisten Projekte machen zu Beginn nur sehr geringe Fortschritte, steigen dann steil an und kommen am Ende des Projekts wieder langsam voran. Der Projektplan, den Sie und Ihr Mitarbeiter entwickelt haben, sollte dies berücksichtigen. Ob Sie dies in den Zeitplan eingepreist haben oder nicht, müssen Sie den vom Mitarbeiter gemeldeten Fortschritt bewerten. Der prozentual geplante Abschluss sollte im Allgemeinen reflektieren, wie viel Zeit dem Projekt zugeteilt wurde.

In einem Projekt mit einem dreimonatigen Zeitplan sollte der Mitarbeiter den geplanten vollständigen Prozentsatz von ca. 1/3 am Ende des ersten Monats melden. Wenn sie die Nummer viel kleiner oder viel größer gemeldet haben, wäre es ratsam für Sie, ein wenig tiefer zu schauen. Außerdem müssen Sie ein Urteil über die Richtigkeit dessen abgeben, was sie für ein tatsächliches abgeschlossenes Prozent angeben. Basierend auf Ihrem Wissen über das Projekt und dessen Gesamtstatus sollten Sie in der Lage sein, ungefähr zu beurteilen, ob der vom Mitarbeiter gemeldete Prozentsatz vollständig ist oder nicht.

Wenn sie zum Beispiel eine geplante vollständige Zahl von 60% und einen tatsächlichen vollständigen Prozentsatz von 65% melden, aber Sie wissen, dass das Projekt mit Schwierigkeiten behaftet war, sollten Sie den Bericht genauer untersuchen.

Arbeit richtig machen

Es ist schwieriger zu messen und zu überwachen, ob Ihr Mitarbeiter die Arbeit richtig macht oder nicht. Denn es ist schwieriger zu definieren und zu quantifizieren, was "richtig gemacht" bedeutet. Auch hier müssen Sie, wie bei den Zeitplänen, klare und spezifische Erwartungen und Ziele setzen. Und während Sie mit Zeitplänen etwas Flexibilität und Spielraum erlauben, müssen Sie in Bezug auf Qualität weniger flexibel sein. Gut ist gut.

Verliere dein Ziel nicht aus den Augen. Wenn wir über "Richtig gemacht" sprechen, denken Sie daran, dass Sie "exzellent" und nicht "perfekt" anstreben. Und vergessen Sie nicht, sich auf die Ergebnisse und nicht auf den Prozess zu konzentrieren.

Verfolgen des Fortschritts, wenn es richtig gemacht wird

Der beste Weg, um den Fortschritt Ihrer Mitarbeiter in Bezug auf die richtige Arbeit zu verfolgen, ist häufige Treffen und die großzügige Nutzung von "Show and Tell". Wenn ein Mitarbeiter meldet, dass er merkliche Fortschritte gemacht hat, zeigen Sie ihm, was er getan hat. Zu Beginn des Projekts kann die Arbeit etwas grob und nur teilweise abgeschlossen sein. Dies ist zu erwarten. Im Laufe der Zeit sollten die Demonstrationen des Mitarbeiters jedoch Fortschritte zeigen, damit die Arbeit reibungsloser und vollständiger wird.

Der Schlüssel bei diesen Qualitätsüberprüfungen liegt darin, sicherzustellen, dass die Schätzung der Qualität der geleisteten Arbeit durch den Mitarbeiter mit Ihren eigenen übereinstimmt. Wenn Sie beispielsweise das Projekt überprüfen, das ungefähr halb so alt ist, und der Mitarbeiter angibt, dass die Qualität der Arbeit auf dieser Ebene liegt, müssen Sie sicherstellen, dass Sie dem zustimmen. Wenn es Ihnen scheint, dass die Qualität der bis zu diesem Punkt geleisteten Arbeit immer noch grob und vorläufig ist, müssen Sie den Unterschied mit dem Angestellten besprechen und seine Erwartungen zurücksetzen. Wenn Sie dies nicht tun, wenn Sie denken, dass sie die fertige Qualität erreicht haben, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass die Arbeit nur mäßig abgeschlossen ist.

Endeffekt

Beachten Sie bei der Überprüfung von Arbeiten, die Sie an Untergebene delegiert haben, dass Sie immer noch für ihre Arbeit verantwortlich sind. Stellen Sie also sicher, dass die Arbeit pünktlich und wie oben beschrieben richtig erledigt wird. Bei den ersten Anzeichen von Schwierigkeiten müssen Sie eingreifen und die Standards des Mitarbeiters an Ihre eigenen anpassen.