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5 Schritte zum Anpassen Ihrer Kommunikation für Ihre Zielgruppe

Bei effektiven Präsentationen geht es darum, Ihr Publikum zu kennen

Wenn Sie mit Menschen auf eine Art und Weise kommunizieren möchten, die Informationen teilt und insbesondere das Verhalten verändert und eine ernsthafte Auswirkung hat, müssen Sie Ihre Zielgruppe kennen. Es ist ein Grundprinzip der großen Kommunikation. Wenn Sie die Perspektive der Personen, mit denen Sie sprechen, verstehen, können Sie ein besserer Präsentator und Personalfachmann werden.

Kenne deine Zuhörer. Wissen, was ihnen wichtig ist. Wissen, was sie hören wollen. Und indem du sie kennst und deine Botschaft fokussierst, kannst du ihnen zeigen, dass du eine Ressource bist. Sie engagieren Ihr Publikum und haben eine größere Wirkung.

Das Problem? Zu wissen, dass dein Publikum Zeit braucht, und es ist immer einfacher, einen Brain Dump von all den Dingen zu machen, die du kennst oder deinem Publikum über ein Thema erzählen willst. Es ist schwieriger, kritisch darüber nachzudenken, was Ihr Publikum hören möchte oder muss.

Viele Personalfachleute sind darin versunken, ihren Zuhörern alles zu geben, was sie über eine Themenpräsentation wissen oder tun sollten. Sie wissen, dass Sie in diese Falle geraten sind, wenn Sie auf den Folien Aufzählungszeichen setzen, anstatt darüber nachzudenken:

  • was das Publikum wirklich interessiert,
  • Was sind deine wichtigsten Punkte?
  • wie man sie in eine klare Geschichte einbindet, die ein ansprechendes Gespräch schafft.

Die zweite Falle, in die sich viele HR-Experten einmischen, ist die Wiederholung derselben Präsentation an verschiedenen Zielgruppen. Das Problem besteht darin, dass unterschiedliche Zielgruppen sich um verschiedene Dinge kümmern und darauf reagieren. Wenn Sie also ansprechen möchten, müssen Sie Ihre Nachricht jedes Mal anpassen, wenn Sie sprechen.

So stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Botschaft anpassen, den Lärm durchschneiden und Ihr Publikum mit dem, was Sie ihm sagen, in Verbindung bleiben - egal, wer oder wo sie sind. Diese fünf wichtigen Erinnerungen sorgen dafür, dass Ihre Worte die Wirkung erzielen, die sie verdienen - wenn Sie die volle Aufmerksamkeit und das Engagement Ihres Publikums gewinnen.

Wissen Sie, worüber Ihre Zielgruppe sich interessiert

Dein Publikum interessiert sich nicht für das, was du sagst, bis du gezeigt hast, dass du dich um sie sorgst. Fragen Sie bei der Planung Ihrer Präsentation nach den Herausforderungen und Bedürfnissen Ihrer erwarteten Zielgruppe. Was sind die drei oder vier Hauptfragen oder Themen, die Sie zu Ihrem Thema beschäftigen?

Wenn Sie es nicht wissen, fragen Sie ein paar Leute, die an Ihrer Präsentation teilnehmen werden, fragen Sie den Leiter der Abteilung, oder, wenn keine Informationen verfügbar sind, geben Sie Ihre Vermutung ab.

Beginnen Sie dann mit der Präsentation, indem Sie Ihre Zielgruppe an ihre identifizierten Bedenken erinnern. Sagen Sie: "Ich weiß, dass einige von Ihnen sich über unsere Vorteile Gedanken gemacht haben, oder" Ich stelle mir vor, dass diese drei Dinge das sind, was Sie wirklich aus diesem Workshop herausholen wollen. "

Wenn Sie zuerst über Ihr Publikum und ihre Probleme und Bedürfnisse sprechen, die Sie in Ihrem Vortrag behandeln, zeigen Sie, dass Sie sich um sie kümmern. Das lässt die Leute zuhören.

Kennzeichnen Sie Ihre Hauptpunkte für Ihre Zielgruppe

Die meisten HR-Präsentationen fühlen sich an wie eine Informationsdumps, keine klare Geschichte mit einer Reihe von Hauptpunkten. HR-Experten wissen in der Regel viel mehr, als andere Leute über ein notwendiges Thema wissen wollen oder müssen.

Die Autoren Chip und Dan Heath nannten das in ihrem Buch "Made to Stick" den "Fluch des Wissens". Wann hatten Sie das letzte Mal das Gefühl, dass eine Präsentation zu kurz war oder zu wenig Informationen enthielt? Wahrscheinlich selten, wenn überhaupt.

Die Leute, die als Moderatoren auffallen, die gehört werden und Einfluss haben, beginnen damit, das Problem des Publikums anzuerkennen, das sie lösen helfen. Dann trennen sie, während sie ihre Präsentation vorbereiten, das Most-Wissen von dem, was es zu wissen gibt.

Nehmen Sie die Hälfte der Vorbereitungszeit und konzentrieren Sie sich auf das Herz Ihrer Präsentation und darauf, was Ihre Zuhörer wissen müssen, um ihnen zu helfen. Der beste Weg, den "Fluch des Wissens" zu durchbrechen, besteht darin, sich auf das zu konzentrieren, was für Sie und das Publikum am wichtigsten ist.

Ordnen Sie Ihre Präsentation auf ein Whiteboard oder ein Blatt Papier oder verwenden Sie eine Reihe von Haftnotizen. Welche Abfolge von Punkten ist am besten? Gibt es eine Reihenfolge zu den Punkten, die für Ihr Publikum sinnvoller sind? Wie hängen Ihre Punkte zusammen? Machen Sie sie klar. Wenn nicht, erzähle den Leuten: "Hier ist ein ganz anderes, aber wichtiges Thema."

Erzählen Sie Geschichten und verwenden Sie Beispiele, die Ihre Zuschauer finden können

Neben dem Versuch, zu viele Dinge gleichzeitig zu präsentieren, klingen HR-Präsentationen allzu oft abstrakt und unabhängig vom täglichen Leben und Arbeiten des Publikums. Was dann passiert, ist, dass die Leute abschalten, sich durch das Gespräch setzen, annehmen, dass es nicht um sie geht, und nichts unternehmen. Dies macht die Präsentation zu einer Verschwendung ihrer Zeit und Ihrer Zeit.

Um mit ihnen in Beziehung zu treten, brauchen die Menschen die Ideen, die in Geschichten und Beispielen begründet sind. Menschliche Gehirne sind dazu bestimmt, sich auf Geschichten zu beziehen und sie zu erinnern. Bedecken Sie also weniger Punkte - besser - mit vielen Beispielen. Und wenn möglich, machen Sie die Beispiele aus ihrer Abteilung und ihrer täglichen Arbeitserfahrung.

Erzählen Sie Geschichten darüber, wie Sie die Idee verwenden, die Sie teilen. Ob es darum geht, ein Kompensationsproblem zu lösen, wie man Feedback gibt, wie man sich für seinen Visionsplan anmeldet oder wie sich die neue Organisation von der alten unterscheidet, erzähle Geschichten. Machen Sie die Brücke zwischen Ihrem Thema und ihren Leben und Interessen.

Zeigen Sie, erzählen Sie nicht nur Ihrer Zielgruppe

Ein Bild sagt in vielen Fällen mehr als tausend Worte. Videos werden zur Norm für effektive Kommunikation. An diesem Tag mit zugänglichen Videowerkzeugen verwenden Moderatoren, die zu viel Text verwenden, oft Ausreden. Sie sagen: "Aber ich muss sehr spezifische Informationen mitteilen." Oder "Mein Publikum wird besser in der Lage sein, diese komplizierte Idee zu verdauen, wenn ich es aufschreibe." Nein, das tun Sie nicht, und nein, werden sie nicht.

Wenn Ihr Ziel nicht darin besteht, Ihre Zielgruppe zu langweilen, zu entfremden und zu enttäuschen, und Sie im schlimmsten Fall keinen Einfluss haben, dann schneiden Sie den Text ab. Senden Sie es in einer Folge-E-Mail oder teilen Sie es in einem Google-Dokument. Die Grafiken, die du verwendest, müssen die Geschichte unterstützen und nicht dein Skript werden. Sobald Sie Ihre klaren Hauptpunkte und einen guten Fluss haben, der durch Geschichten und Beispiele unterstützt wird, sollten Sie nur dann ein Präsentationstool starten.

Andernfalls haben Sie am Ende, dass Ihre Folien die doppelte Pflicht erfüllen, wie Ihre Redner notieren. In diesem Fall sollten Sie die Präsentation einfach per E-Mail gesendet haben, anstatt die Zeit Ihres Publikums zu verschwenden.

Individualisiere und improvisiere, indem du dein Publikum kennst

Sobald Sie eine gute Präsentation erstellt haben, die Ihre Hauptbotschaft visuell unterstützt, können Sie sie an jede Zielgruppe anpassen, die Sie bedienen. Sie können Ihren Standpunkt klarstellen und dann laut fragen: "Warum sollten Sie sich darum kümmern?" Und Ihre Antwort auf das Publikum, das vor Ihnen steht, zuschneiden. Was Ihre Marketing-Team-Mitglieder interessieren, kann sich sehr von den Bedürfnissen Ihrer Entwicklungs-Mitarbeiter unterscheiden.

In jahrelangen Schulungen und Präsentationen für Führungskräfte in Dutzenden von Organisationen wie Apple, Oracle, SAP und T-Mobile hat sich die Kraft einer einfachen Reihe von Botschaften herauskristallisiert. Wenn die Nachrichten durch einfache Bilder unterstützt wurden und von einem fokussierten Moderator geliefert wurden, der klare Punkte machen und sie mit dem täglichen Leben ihres Publikums verbinden konnte, kam es zu Kommunikation. Und ist das nicht der Zweck, eine Präsentation zu machen?


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