Effektive Meetings sind interessante, energiereiche Veranstaltungen, bei denen Teammitglieder zusammenarbeiten, um Entscheidungen zu treffen oder Probleme zu lösen. Leider scheinen zu viele der von uns besuchten Veranstaltungen genau das Gegenteil zu sein. Die schlimmsten Treffen bringen Zeit zum Crawlen, und alle sind mental und emotional erschöpft und mehr als nur ein bisschen frustriert. Der Unterschied besteht darin, wie die Meetings geplant und durchgeführt werden.
Die besten Manager verstehen die Wichtigkeit dieser Ereignisse und sie verstehen, dass die Planung eines großen Meetings Planung und bewusste Anstrengung erfordert. Dieser Artikel enthält zehn Tipps, die Ihnen helfen, diese wertvolle Zeit für die Zusammenarbeit mit Ihrem Team zu nutzen. Hier finden Sie Tipps, wie Sie Ihre Teamsitzungen stärken können.
Habe eine positive Einstellung zu Meetings
Es ist das Wichtigste, was ein Manager als Führungskraft tun kann, um Team-Meetings zu verbessern. Ich bin schockiert darüber, wie viele Manager stolz sind, ihre Abneigung gegen Meetings zu verkünden. Um signifikante Ergebnisse zu erzielen, Probleme zu lösen, Entscheidungen zu treffen, zu informieren, zu inspirieren, zusammenzuarbeiten und zu motivieren, müssen Manager mit Menschen arbeiten.
Das bedeutet, dass man diese Leute gelegentlich in einem Raum oder bei einer Telefonkonferenz zusammenbringt und mit ihnen spricht. Bei der Verwaltung geht es nicht darum, im Büro zu sitzen und die Tür zu schließen, um E-Mails zu versenden. Versuchen Sie als Leiter, Meetings als Manifestation von Führung zu betrachten. Es ist die Zeit der Führung, nicht etwas zu fürchten wie ein Zahnarztbesuch.
Denken Sie daran, Sie besitzen das Meeting
Delegieren Sie die Planung nicht an einen administrativen Assistenten oder ein anderes Teammitglied. Als Leiter ist es dein Treffen. Es ist Ihre Aufgabe, das Meeting zu planen und durchzuführen. Um sich in die richtige Stimmung zu versetzen, fragen und beantworten Sie die folgende Frage: "Was will ich nach diesem Treffen, dass die Menschen gelernt, erreicht oder gelöst haben?"
Bereite immer eine Agenda vor
Jeder Artikel, den Sie jemals über effektive Treffen am Arbeitsplatz lesen werden, enthält Ratschläge zur Vorbereitung einer Agenda. Dennoch zeigen wir uns immer noch bei Treffen, bei denen es keine Agenda gibt. Durch die Planung der Agenda können Sie sich auf die vorrangigen Themen für das Meeting konzentrieren und diese identifizieren.
Fragen Sie nach dem Input auf der Agenda
Obwohl es in erster Linie Aufgabe des Geschäftsführers ist, die Agenda zu entwickeln, können Teammitglieder eingeladen werden, Tagesordnungspunkte beizutragen. Senden Sie einige Tage vor dem Treffen einen Aufruf zur Einreichung von Ideen.
Mach es würziger!
Legen Sie ein wenig Abwechslung in das Format. Hier sind einige Dinge, die Sie tun können, um Ihre Teamsitzungen aufzupeppen:
- Laden Sie Gastredner ein
- Feiern Sie etwas
- Führen Sie einen "Lern-Roundtable" durch - lassen Sie die Teammitglieder abwechselnd etwas lernen
- Sehen Sie sich einen Ted Talk an, der für die Meeting-Agenda relevant ist
- Führen Sie eine Teambuilding-Aktivität aus
- Ändern Sie die Standorte (erwägen Sie, das Meeting außerhalb des Standortes abzuhalten)
- Bringen Sie etwas Spaß oder interessantes Essen mit
- Haben Sie eine "Einzeltagagenda" Sitzung
- Fragen Sie nach blitzschnellen Updates
- Engagieren Sie das Team beim Brainstorming
- Stühle wechseln; Schalten Sie etwas, um die Monotonie aufzubrechen
Erlaube etwas "White Space" für spontane Kreativität und Engagement
Stopfe nicht so viele Dinge in die Agenda, um die du kämpfst. Lassen Sie stattdessen am Ende etwas Platz für spontane Diskussionen. Wenn das Treffen früh zu Ende geht, dann lassen Sie alle früh los. Leute schätzen auch gefundene Zeit.
Verwenden Sie Team-Meetings zur Zusammenarbeit
Anstatt nur Informationen auszutauschen, versuchen Sie, ein Problem zu lösen oder mit der Gruppe zu arbeiten, um zu einer Entscheidung zu gelangen. Ja, es ist herausfordernd und kann chaotisch sein, aber hier bekommen wir den größten Nutzen von Meetings.
Aufhellen
An der Spitze eines Treffens zu stehen bedeutet nicht, Autorität zu demonstrieren oder Macht zu missbrauchen. Es ist ein Beispiel, dies zu tun, indem man jemanden verspottet, der sich vor dem Team verspätet hat. Habe einen Sinn für Humor und Demut.
Nachverfolgen
Behalten Sie die Übersicht über die Aktionselemente und stellen Sie sicher, dass die Leute das tun, was sie sagen. Es ist frustrierend, bis zum nächsten Meeting zu erscheinen und herauszufinden, dass die Hälfte des Teams sich nicht darum gekümmert hat, was sie beim letzten Meeting getan haben. Follow-up vor dem Treffen und halten Einzelpersonen für ihre Verpflichtungen zur Rechenschaft.
Sei ein Vorbild-Führer
Team-Meetings sind keine Zeit, um sich von Ihrem Team abzulenken. Halten Sie sich und Ihr Team auf dem höchsten Niveau des Verhaltens, das bedeutet keine Off-Colour-Witze, Teamkollegen, Zynismus und Sarkasmus oder schlagen andere Abteilungen oder Management. Denken Sie über den freundlichen Anführer nach, für den Sie bekannt sein möchten, und zeigen Sie sich dann jedem Treffen , das dieser Anführer ist.
Die Quintessenz
Eine Gelegenheit, sich mit Ihrem Team zu treffen und zu arbeiten, ist eine schreckliche Sache, die Sie verschwenden sollten. Es ist unerlässlich, dass Sie die Disziplin entwickeln, um Meetings zu planen und zu leiten, die von den Menschen wertgeschätzt werden und Initiativen vorantreiben.
Aktualisiert von Art Petty