Mit einer effektiven Pressemappe können Sie wirklich auffallen.
Vielleicht haben Sie den Begriff Pressemappe gehört und vielleicht sogar eine Pressemappe für etwas erhalten. Obwohl die Form und Funktion einer Pressemappe je nach Branche sehr unterschiedlich sein kann, lautet die akzeptierte Definition:
"Ein Paket mit Werbematerial, das den Mitgliedern der Presse zur Verfügung gestellt wird, um sie zu informieren, insbesondere über ein Produkt, eine Dienstleistung oder einen Kandidaten."
Da es so viel Abwechslung gibt, schauen wir uns die tatsächlichen Komponenten an, aus denen sich eine Pressemappe zusammensetzen kann, und wie man eine Komponente zusammenbaut, die Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung die beste Chance auf kostenlose Werbung bietet, auch bekannt als Earned Media.
Wenn Sie Ihre Pressemappe richtig machen, sehen Sie eine Rendite, die um ein Vielfaches höher ist als Ihre anfängliche Investition, insbesondere wenn das Kit Ihr Produkt oder Ihre Service-Sendezeit auf Nachrichtensendern oder Online-Writ-Ups und in Printmedien erhält.
Erstellen Sie Ihre Pressemappe
Es gibt kein Regelwerk zum Erstellen von Pressemappen, die angeben, welche Komponenten Sie enthalten müssen. Ihre Pressemappen variieren je nachdem, was Sie bewerben und welche Art von Medien Ihre Pressemappe erhalten wird. Die meisten Pressemappen werden verschickt, oft an Leute, die Verwaltungsassistenten haben, und es ist Ihre Aufgabe, eine Pressemappe zu erstellen, die interessant genug ist, um an dem Gatekeeper vorbeizukommen. Inhalt und Präsentation sind sehr wichtig. Sie können Ihr Kit auch elektronisch versenden, obwohl es zehn Teile hat, die umständlich sein können.
Was Sie einbeziehen, ist sehr wichtig, denn eine Pressemappe sollte eine einfache Möglichkeit sein, Sie oder Ihr Unternehmen in den Vordergrund zu stellen. Betrachten Sie es als die beste Zusammenstellung Ihres Unternehmens, weil Sie möchten, dass die Medien über Sie und Ihre Produkte und Dienstleistungen in einem ordentlichen Paket informiert sind.
Zu den wichtigsten Komponenten des Press Kit, die Sie berücksichtigen sollten, gehören die folgenden zehn Elemente.
1. Die Pressemitteilung
Die Pressemeldung Ihres Presse-Kits verkündet, was Sie veröffentlichen. Wenn Sie ein neues Produkt haben, hilft Ihnen das Press Kit dabei. Wenn Ihr Unternehmen mit einem anderen verschmilzt, wird dies in der Pressemitteilung bestätigt.
Sie können mehrere Pressemitteilungen in Ihre Pressemappe aufnehmen. Zum Beispiel könnte eine Messe-Pressemappe eine Presseerklärung zur Unternehmensfusion, drei neue Produkt-Pressemitteilungen und eine Pressemitteilung enthalten, in der ein neuer CEO angekündigt wird.
Fügen Sie jedoch nicht mehr als eine Pressemitteilung ein, wenn Sie dies vermeiden können. Wenn Sie eine Pressemappe an einen Redakteur senden, benötigen Sie nur eine Pressemitteilung. Denken Sie daran, je mehr Sie einbeziehen, desto mehr Arbeit machen Sie. Sie möchten ihre Arbeit so einfach wie möglich machen.
2. Ein kurzer Brief / Inhaltsverzeichnis
Dies ist besonders hilfreich für jede Art von Pressemappe, die viele verschiedene, aber ebenso wichtige Elemente enthält. Ihr Brief kann an die Medien gerichtet werden, die sich im Voraus für ihr Interesse bedanken, und Sie können dann eine Zusammenfassung der enthaltenen Informationen bereitstellen und angeben, warum das Produkt oder die Dienstleistung für sie interessant sein könnte. Vergewissern Sie sich, dass der Name und die Kontaktinformationen Ihres Medienkontakts korrekt sind.
3. Eine Broschüre
PR-Profis verwenden Pressemappen, um ein neues Produkt anzukündigen, aber Sie können auch Ihre Broschüre hinzufügen. Broschüren sind besonders hilfreich, um Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zusätzlich zu einer einfachen Pressemitteilung zu erläutern. Es ist nicht nur ein visuelles Element, es kann auch technische Informationen auf unkomplizierte Weise bereitstellen.
Für eine Messe-Pressemappe können Sie eine Reihe von Broschüren hinzufügen, die dem Redakteur / Reporter eine große Menge an Informationen über all die verschiedenen Produkte / Dienstleistungen geben.
4. Produktproben
Wenn Ihr Produkt klein genug ist und Sie es sich leisten können, sollten Sie eine Probe in die Pressemappe legen. Dies gibt Redakteuren und Reportern die Möglichkeit, das Produkt selbst zu testen. Stellen Sie sicher, dass das Produkt funktioniert, bevor Sie es an einen Editor senden. Sie möchten dem Wired- Magazin keine neue Art von Taschenlampe schicken, die während des Betriebs in Flammen aufgeht.
Wenn Ihr Produkt zu groß ist und Sie eine Demonstration in Ihrer Einrichtung abhalten, fügen Sie diese Informationen hinzu, damit der Redakteur / Reporter zu Ihnen kommen und das Produkt aus der Nähe sehen kann. Oder, wenn Ihr Messestand eine Demo hat, ist dies eine gute Möglichkeit, vielen Redakteuren und Reportern aus dem ganzen Land eine Chance zu geben, Ihr Produkt in Aktion zu sehen.
Wenn Sie nur ein paar Beispiele haben, erstellen Sie ein abgestuftes Press Kit Mailing. Die Spitzenmedien dürfen nur aus fünf bis zehn Verkaufsstellen bestehen, aber sie werden die wichtigsten sein.
5. Vergangene Presseberichterstattung
Wenn Sie zuvor eine kostenlose Berichterstattung in den Medien erhalten haben, können Sie ein Blatt mit den Medienangeboten hinzufügen. Aber senden Sie keine Medienberichte von einem direkten Konkurrenten oder es wird nicht abgedeckt. Zum Beispiel, wenn House Beautiful ein Stück auf Ihrem Produkt laufen ließ, schicken Sie es nicht an House & Garden, weil sie sagen, dass es bereits von einer Schutzveröffentlichung abgedeckt wurde. Wenn Ihr Produkt jedoch in einem CNN-Segment auftaucht, fügen Sie diese Pressemitteilung hinzu.
6. Faktenblatt
Dies kann eine großartige Ergänzung zu einer Pressemappe sein, da sie Funktionen, Vorteile und andere spezifische Informationen auf eine Weise beschreibt, die den Reporter oder Redakteur über Ihr Unternehmen und / oder Ihre Produkte mit schnellen Aufzählungszeichen informiert. Informationsblätter können für Produkteinführungen, Pressemappen über neue Mitarbeiter, Nachrichtenkonferenzen und andere Bereiche verwendet werden, in denen Sie dem Redakteur wichtige Fakten geben möchten, die er Wort für Wort verwenden möchte.
7. Firma Backgrounder
Das Schreiben einer Firmenhistorieseite kann für aktuelle und zukünftige Pressemappen wertvoll sein. Dieser Hintergrund beschreibt die Anfänge Ihres Unternehmens und kann beinhalten, wohin Ihr Unternehmen geht. Wichtige Leistungen sollten ebenso enthalten sein wie Auszeichnungen oder Auszeichnungen. Vergessen Sie auch nicht Ihre Pläne für Expansion und Produktentwicklung. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Backgrounder jährlich aktualisieren, um zusätzliche Leistungen und Benchmark-Momente hinzuzufügen.
8. Executive Bios
Ob es ein neuer CEO, ein neuer PR-Manager oder ein neues Mitglied Ihres Board of Directors ist, dies ist der Ort, um Menschen über diejenigen zu informieren, die Ihr Team bilden.
Executive Bios, zusammen mit hochauflösenden Bildern, geben dem Herausgeber dringend benötigte Hintergrundinformationen über das Kaliber der Menschen hinter dem Unternehmen. Einige Publikationen drucken ein Wort Wort für Wort, also schreiben Sie das Bio in die dritte Person und nicht in die Perspektive der ersten Person. Halten Sie alle Bios auf einer Seite und enthalten Sie Auszeichnungen und Auszeichnungen, aber keine persönlichen Informationen außer Branchenzugehörigkeiten.
9. Angebotsblatt und FAQ
Ein Angebotsblatt mit Zitaten der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen ist eine rationalisierte Methode, um fleißigen Redakteuren Zitate zu geben, die sie benötigen, um einen Artikel fertig zu stellen, ohne dass Redakteure die PR-Person eines Unternehmens aufspüren müssen.
Dieses Blatt kann Zitate von Ihren Führungskräften, Produktentwicklern und sogar Ihren Kunden enthalten (auch bekannt als Testimonials). Ein Anführungszeichen kann die offensichtlichsten Fragen eines Redakteurs beantworten. Stellen Sie einfach sicher, dass jedes Zitat auf dem Papier gut lesbar ist, da dieses Zitat wahrscheinlich wörtlich im Druck verwendet wird.
10. Hi-Res-Bilder auf einem Flash-Laufwerk
Sind Bilder für Ihre Pressemappe relevant? Stellen Sie sicher, dass es sich um Bilder mit hoher Auflösung handelt, die auf einem handlichen Mediengerät wie einem Flash-Laufwerk oder einer CD gespeichert sind.
Sie können auch hochauflösende Bilder auf Ihrer Website für den Download der Medien hinzufügen. Stellen Sie sicher, dass Sie den direkten Link zu Ihrer Bildergalerie in Ihrem Pressematerial enthalten.