Die Beziehung zwischen einem Projektmanager und einem Projektsponsor ähnelt einer traditionellen Beziehung zwischen Mitarbeitern und Führungskräften. Der Projektträger darf nicht der direkte Manager des Projektmanagers oder gar die Befehlskette des Projektmanagers sein. Dennoch unterstützt der Projektsponsor den Projektmanager, während das Projektteam auf die Fertigstellung eines Projekts hinarbeitet.
Wie ein Vorgesetzter ist eine der größten Möglichkeiten, wie ein Projektsponsor einen Projektmanager unterstützt, die Handhabung von Problemen, die nur von jemandem bewältigt werden können, mit dessen organisatorischer Stärke der Projektsponsor umgehen kann. Wenn Projektmanager auf Probleme stoßen, die nur Projektsponsoren lösen können, sollten Projektmanager die Dinge tun.
Auslassen Alle anderen Optionen
Projektträger sind in der Regel auf der Organisationsebene, wo die meisten Entscheidungen schwierig sind, denn wenn eine Entscheidung einfach ist, wird sie auf einer niedrigeren Ebene getroffen. Sie müssen schnell schwierige Entscheidungen treffen, manchmal mit begrenzten Informationen.
Als Projektmanager müssen Sie sicherstellen, dass Sie alle anderen Möglichkeiten zur Lösung Ihres Problems ausgeschöpft haben, bevor Sie zum Projektsponsor gehen. Angenommen, Sie haben ein Mitglied des Projektteams, das seinen Verpflichtungen nicht nachkommt. Bevor Sie das Problem an den Projektsponsor weitergeben, sollten Sie versuchen, das Problem einzeln mit dem Mitglied des Projektteams zu lösen. Wenn das nicht funktioniert, sollten Sie zum Vorgesetzten des Teammitglieds gehen. Sobald das Problem nicht gelöst werden kann, können Sie das Problem an den Projektsponsor weitergeben.
Sie haben Ihre Möglichkeiten zur Lösung der Probleme von Grund auf ausgeschöpft. Jetzt kann der Projektsponsor das Thema von oben nach unten bearbeiten. Der Projektsponsor sollte das Problem mit seinem Kollegen besprechen und Sie über das abgestimmte Vorgehen informieren.
Das Letzte, was Sie tun möchten, ist, dass der Projektträger eine Lösung vorlegt, die Sie ohne Ihre Hilfe unter Ihrer eigenen Autorität hätten umsetzen können. Manchmal passiert das. Jeder macht Fehler. Lernen Sie aus diesen Situationen, wenn sie auftreten, und Sie werden ein besserer Projektmanager dafür sein. Das nächste Mal, wenn sich eine ähnliche Situation ergibt, werden Sie damit besser umgehen als zuvor.
Spezifisch sein über das, was Sie brauchen
Während Projektsponsoren es gewohnt sind, aus unvollständigen Informationen zu arbeiten, sollte ein Projektmanager relevante Informationen nicht auslassen. Es ist wichtig, dass der Projektträger einen Kontext für die Situation hat, die seine Aufmerksamkeit erfordert.
Sobald der Projektsponsor einen geeigneten Kontext für die Entscheidung hat, sollten Sie genau angeben, was Sie vom Sponsor benötigen. Brauchen Sie Anweisungen, wie Sie vorgehen sollen? Benötigen Sie die Berechtigung, eine bestimmte Aktion durchzuführen? Brauchen Sie ein Problem gelöst? Benötigen Sie Ressourcen, die Sie nicht selbst erhalten können?
Wenn Sie nicht genau durchdacht haben, was Sie brauchen, können Sie sich entscheiden, was Sie brauchen, aber später herausfinden, dass Sie sich geirrt haben. Denken Sie über das Problem nach, bevor Sie es zum Sponsor bringen, um das Risiko zu minimieren, die Zeit des anderen zu verschwenden.
Halten Sie Ihre Anfrage konzentriert
Projektsponsoren sind vielbeschäftigte Menschen. Unzählige Probleme ziehen an ihren Terminen, saugen ihre Zeit weg.
Wenn ein Projektmanager einen echten Bedarf für die Zeit des Projektsponsors hat, ist dies keine schlechte Sache oder ein Eingriff in die Zeit des Sponsors. Die Zeit, die mit dem Projektmanager und Projektsponsor verbracht wird, sollte sehr produktiv sein. Halten Sie Ihre Anfrage so konzentriert, dass Sie nur so viel Zeit wie nötig für den Sponsor verwenden.
Wenn Ihr Sponsor produktive Einzelgespräche mit Ihnen führt, wird er oder sie sich auf Ihre Meetings freuen. Menschen auf hohen Ebenen von Organisationen verbringen ihre Zeit häufig in unproduktiven Meetings, an denen sie teilnehmen müssen. Die Teilnahme an einem produktiven Meeting könnte für Ihren Projektsponsor eine spannende Veränderung sein.