Projektmanager haben eine schwierige Aufgabe. Aufgrund ihrer Rolle übernehmen sie die Verantwortung dafür, ein effektives Team zu bilden, um neue Initiativen zu verfolgen und erfolgreich zu sein. Da Projekte alle Arbeiten in einem Unternehmen umfassen, einschließlich temporärer und einzigartiger Initiativen sowie der Routine des täglichen Betriebs, ist jedes Projekt ein neues Abenteuer.
Fügen Sie der Realität hinzu, dass Projekte Innovation sind; Wie wir unsere Strategie umsetzen und wie wir die Infrastruktur und die Fähigkeiten unserer Organisation ausbauen, es ist offensichtlich, dass Führungskräfte alles tun müssen, um die Projektmanager ihrer Firma zu unterstützen.
Einer der wichtigsten Faktoren für den Projekterfolg ist die Präsenz eines effektiven, engagierten Executive-Sponsors. Diese Position war lange Zeit mit dem Projekterfolg in Industrie-Studien verbunden, doch eine Überprüfung der Literatur, die tatsächliche Praktiken rund um das Sponsoring beschreibt, legt nahe, dass es noch einen langen Weg zur Institutionalisierung der Präsenz und Praktiken der Sponsor-Rolle in unseren Organisationen gibt. Ein bisschen Kontext ist angemessen. Lassen Sie uns zunächst die Hauptaufgaben des Sponsors besprechen.
Hauptaufgaben des Executive Sponsors eines Projekts
- Übernehmen Sie die Verantwortung für das Ergebnis eines Projekts. (Dieser Punkt wird oft als eine gemeinsame Verantwortung mit dem Projektmanager beschrieben.)
- Chartern Sie das Projekt und verleihen Sie den Projektleitern und den Mitgliedern des Kernteams Befugnisse.
- Unterstützen Sie das Projektteam bei Ressourcen und Sichtbarkeit.
- Sicherstellen der Präsenz und Unterstützung effektiver Teamwerte, einschließlich Verantwortlichkeit und Transparenz.
- Unterstütze das Team angesichts außergewöhnlicher Schwierigkeiten.
- Coach den Projektleiter.
- Verteidigen Sie das Projektteam gegen organisatorische Störungen.
Was passiert, wenn der Executive Sponsor nicht im Bild ist?
In Ermangelung eines unterstützenden Executive-Sponsors fallen alle oben genannten Verantwortlichkeiten auf den bereits überlasteten Projektmanager, dem normalerweise die Bandbreite und das politische Gewicht fehlen, um diese Aufgaben zu erfüllen. Das Fehlen eines effektiven Sponsors erhöht das Risiko von Projektproblemen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf: Fehler, suboptimale Leistung in Bezug auf Zeit-, Kosten- und Qualitätsziele und erhöhte Teamunruhen.
Einfach gesagt, ist die Anwesenheit eines effektiven Executive Sponsors ein positiver Differenzierer für die komplexe Arbeit, unsere wichtigsten temporären und einzigartigen Initiativen zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen. Angesichts der offensichtlichen Bedeutung der Rolle könnte es vernünftig sein anzunehmen, dass die meisten Organisationen ihre Arbeit mit Sponsoren ernst nehmen. Traurigerweise deutet etwas Zeit in der realen Welt darauf hin.
Ein Einblick, wie unsere Organisationen die Rolle des Executive Sponsors behandeln
Als Diplom-Management-Ausbilder im Projektmanagement habe ich das Glück, regelmäßig über die Projektmanagement-Praktiken der Arbeitgeber meiner Studenten in einer Metropolregion zu lernen. Von Fortune-100-Firmen bis hin zu kleinen, unternehmerischen Start-ups und Non-Profit-Organisationen sind die vertretenen Organisationen ein Querschnitt unserer Wirtschaft.
Es wäre zwar vernünftig zu erwarten, dass in dieser Ära, in der die Projektmanagementpraktiken gut etabliert sind, die meisten Unternehmen ausgereifte Praktiken rund um die Rolle des exekutiven Sponsors aufweisen, in Wirklichkeit ist die Situation jedoch genau umgekehrt. Einige nicht-wissenschaftliche Erkenntnisse aus meiner jährlichen informellen Befragung von MBA-Studenten zur Rolle des Executive Sponsors in ihren Unternehmen:
- Im Durchschnitt beschreiben mehr als fünfzig Prozent der Schüler ihre Firma als keine formellen Praktiken rund um Executive-Sponsoring.
- Nur wenige Unternehmen haben eine formalisierte Ausbildung oder standardisierte Beschreibung für die Rolle und die Verantwortlichkeiten des Sponsors.
- Ich habe noch keinen Studentenbericht darüber erhalten, dass seine Firma Schulungen für ihre leitenden Sponsoren anbietet.
- Es gibt wenig übereinstimmende Übereinstimmung über die Verantwortlichkeit des Sponsors für den Projekterfolg.
- Wenn die Studenten Projektmanager in ihren Firmen über ihre Zufriedenheit mit der Leistung und Unterstützung ihrer Sponsoren befragen, drückt eine Mehrheit der Befragten ihre Frustration aus.
Eine Überprüfung formalisierterer Umfragen von Industrieverbänden und privaten Beratungsunternehmen verstärkt die Allgemeingültigkeit der Beiträge meiner Studenten. Und während der derzeitige Stand der Praxis des Executive Sponsoring Raum für Verbesserungen lässt, haben die Projektmanager keine andere Wahl, als weiterhin mit ihren Initiativen voranzukommen. Es gibt jedoch einige Schritte, die Projektmanager unternehmen können, um dringend benötigte exekutive Unterstützung zu rekrutieren.
So erhalten Sie Executive Support für Ihr Projekt
- Rekrutieren Sie einen Sponsor. Wenn Ihr Projekt strategische Implikationen für Ihr Unternehmen hat, entweder direkt für Kunden oder indirekt durch die Ermöglichung von effizienteren und effektiveren internen Aktivitäten zur Unterstützung von Kunden, sollten Sie einen Sponsor rekrutieren. Arbeiten Sie direkt mit Ihrem Referenten oder dem Leiter Ihres Projektmanagementbüros, um die Wichtigkeit des Projekts zu unterstreichen und um Hilfe zu bitten. Betonen Sie die Rolle und die Verantwortlichkeiten des Sponsors, wie oben erwähnt, und weisen Sie auf die Industrieforschung hin, die den Projekterfolg und das effektive Sponsoring in Beziehung setzt.
- Trainiere deinen Sponsor. Betonen Sie die Rolle als strategisch, nicht taktisch oder als Aushängeschild. Die meisten Führungskräfte kommen in die Rolle eines Sponsors ohne formelle Ausbildung oder sogar Kontext für ihre Verantwortlichkeiten. Während Sie in der etwas peinlichen Rolle der Ausbildung einer Führungskraft sind, werden die meisten dieser Personen Ihren Kontext und Ihre Führung zu schätzen wissen. Die Fragen der Rechenschaftspflicht, der Stärkung der Werte und des Schutzes des Teams sollten bei der Einbindung Ihres Executive-Sponsors im Vordergrund stehen.
- Aktivieren Sie Ihren Sponsor und binden Sie ihn ein. Die besten Beziehungen zwischen Projektleiter und Executive Sponsor sind sehr interaktiv. Es ist wichtig, dass die beiden Parteien ein klares Kommunikationsprotokoll für die Aktualisierung der Projektaktivitäten sowie für die Meldung und Reaktion auf Notfälle erstellen. Der Projektmanager sollte den leitenden Sponsor ermutigen, von Zeit zu Zeit an Status- oder Teamsitzungen teilzunehmen, um echtes Interesse zu zeigen, und als aktiver Cheerleader für die Organisation bei Teamerfolgen zu fungieren.
- Bitten Sie Ihren Sponsor um Coaching-Unterstützung. Es ist immer hilfreich, jemanden zu haben, der mehr Erfahrung hat als Sie, konstruktives und positives Feedback und Coaching zu Ihrer Leistung zu beobachten und anzubieten. Lassen Sie Ihren Sponsor wissen, dass Sie diese Eingabe in Ihrem Laufwerk zu verbessern, und wenn es empfangen wird, akzeptieren Sie es anmutig.
- Nutzen Sie den Sponsor sorgfältig für die großen Probleme . Achten Sie darauf, Ihren Sponsor nicht zu sehr in taktischen Fragen zu sehen oder zu behandeln. Die höchste und beste Verwendung Ihres Sponsors besteht in der Unterstützung von Ressourcen. Sie dienen als Sprecher des Projektteams für die breitere Managementgruppe und unterstützen Sie dabei, wesentliche Teamwerte zu stärken. Es gibt einen Balanceakt, den der Projektmanager respektieren muss, wenn er erwägt, den Sponsor in Teamaktivitäten zu ziehen.
Die Quintessenz
Die Rolle des Executive Sponsors ist eines der wichtigsten Puzzlestücke für Projektinitiativen. Erfolgreiche Projektmanager verstehen, wie wichtig diese Rolle ist, und arbeiten daran, exekutive Unterstützung auf der richtigen Ebene und Intensität zu erhalten. Wenn die Rolle des Sponsors abwesend oder vage ist, übernehmen Sie es, Ihre leitenden Sponsoren zu rekrutieren und auszubilden, um Sie, Ihr Team und Ihre Firma für den Erfolg zu unterstützen.