Tipps zum Erstellen von E-Mails, die gelesen werden
Laut BusinessInsider.com teilt der durchschnittliche Mitarbeiter etwa 25 Prozent seines Tages für Hunderte von E-Mails. Während einige Leute die grundlegende E-Mail-Etikette auffrischen müssen, machen andere Fehler, einfach weil sie von der schieren Menge an Kommunikation überwältigt sind.
Während Ihrer Jobsuche werden Sie wahrscheinlich viele, viele E-Mails senden, einschließlich Anschreiben, Dankesschreiben und Nachrichten an Verbindungen, die sich auf die Stellensuche beziehen. Nehmen Sie sich in diesen E-Mails Zeit, um peinliche Fehler zu vermeiden, z. B. den Namen einer Person falsch zu schreiben, und achten Sie darauf, Notizen zu schreiben, die eine Antwort erhalten. Lesen Sie weiter für Informationen über E-Mail-Etikette, zusammen mit Ratschlägen, wie man die beste Begrüßung fertigt.
Beginnen Sie mit einer professionellen Begrüßung
Streben Sie nach Klarheit in Ihrer Betreffzeile. Wählen Sie etwas direkt, das den Zweck Ihrer E-Mail identifiziert, wie "Besprechungszeit geändert" oder "Schnellanfrage zu Ihrem Vorschlag". Vermeiden Sie, eine Karotte mit einem Teaser wie "Ich muss Sie informieren ..." zu baumeln, der versucht, die Lektüre in die E-Mail zu locken, um Ihre Absicht zu verstehen.
Häufig entscheiden die Nutzer, ob sie eine E-Mail anhand der Betreffzeile öffnen möchten. Wählen Sie also eine E-Mail aus, in der Ihr Verwendungszweck eindeutig angegeben ist.
Verwenden Sie eine professionelle Begrüßung. Fügen Sie eine entsprechende Begrüßung für die Umstände und den Empfänger hinzu. Bestimmte Grüße funktionieren in einer E-Mail, werden aber nicht in einem normalen Brief verwendet, während einige Grüße für beide funktionieren.
Wählen Sie eine Begrüßung basierend darauf, wie gut Sie die Person, an die Sie schreiben, und die Art der Nachricht, die Sie senden, kennen. Wenn Sie beispielsweise an jemanden schreiben, den Sie kennen, ist "Hi Jim" angemessen. "Sehr geehrter Herr / Frau. Smith" wäre angemessen, wenn Sie sich für einen Job bewerben oder einen Geschäftsbrief schreiben.
Vermeiden Sie es, eine E-Mail mit "hey" zu öffnen, die sehr informell klingt und in der Regel nicht am Arbeitsplatz verwendet wird. Auch scheuen Sie sich vor "Hallo Leute" oder "Hallo Leute", auch wenn die Art Ihrer E-Mail entspannt ist.
Gruß Beispiele:
- Lieber Vorname Nachname (funktioniert gut, wenn Sie das Geschlecht der Person, an die Sie schreiben, nicht kennen)
- Sehr geehrter Vorname (wenn Sie jemandem eine E-Mail schicken, den Sie kennen)
- Hi Vorname (Wenn Sie jemanden mailen, den Sie kennen)
- Sehr geehrter Herr / Frau. Familienname, Nachname
- Sehr geehrter Herr / Frau. Vorname Nachname
- Lieber Dr. Nachname
- Wen es angeht
- Sehr geehrter Human Resources Manager
- Sehr geehrter Personalverwalter
Verwenden Sie die richtige Interpunktion nach Ihrer Begrüßung. Verwenden Sie für formellere E-Mails ein Semikolon nach dem Namen. Für Personen, die Sie kennen oder mehr zufällige Korrespondenz, verwenden Sie ein Komma nach dem Namen der Begrüßung.
Vermeiden Sie häufige Fehler
Beim Schreiben einer E-Mail treten manchmal die folgenden Fehler auf, wenn Personen schnell eine Nachricht versenden. Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Nachricht zu überprüfen und führen Sie die folgenden Schritte aus.
Fügen Sie die E-Mail-Adresse zuletzt hinzu. Wenn Sie nicht die Möglichkeit haben, eine E-Mail zu entsenden, fügen Sie die Adresse zuletzt hinzu, wenn Sie einen schnellen Trigger-Finger haben. Geben Sie den Namen des Empfängers nur ein, wenn Sie sicher sind, dass Ihre E-Mail bereit ist.
Vermeiden Sie den alten Fehler "Alle antworten". Achten Sie auf Ihren Triggerfinger, wenn Sie auf "Allen antworten" klicken. Überlegen Sie, ob alle auf der Liste wirklich lesen müssen, was Sie zu sagen haben. Denken Sie auch an ältere E-Mails in der Kette, die Sie möglicherweise nicht möchten, dass jemand in der Liste "Alles antworten" angezeigt wird.
Geh einfach in den Humor. Humor kann in einer E-Mail schwer zu erkennen sein, da Ihr Ton nicht unbedingt durchscheinen wird. Ohne Körpersprache, Gesichtsausdruck oder Kadenz kann der Humor flach fallen oder sogar unbeabsichtigt einen Leser beleidigen. Spiel auf Nummer Sicher und lass es nicht.
Korrekturlesen. Machen Sie nicht den Fehler zu denken, dass Leute Tippfehler in informellen E-Mails verzeihen oder dass Fehler toleriert werden, wenn Sie auf Ihrem Telefon tippen.
Sie können durch Fehler in Ihrer E-Mail hart beurteilt werden, besonders wenn sie grassieren. Verlassen Sie sich nicht auf eine Rechtschreibprüfung, die oft das falsche Wort für Sie auswählen kann. Korrekturlesen Sie Ihre E-Mails genau wie bei jedem anderen wichtigen Dokument. Überprüfen Sie insbesondere immer, ob Sie die Namen von Personen richtig geschrieben haben, und überprüfen Sie sie.
Verwenden Sie keine Emojis oder Emoticons. E-Mail-Nachrichten haben mehr und mehr damit begonnen, Textnachrichten zu ähneln. Arbeitsplatznachrichten enthalten jetzt manchmal "Daumen hoch" Emojis oder Smiley-Gesichter. Obwohl sie immer häufiger werden, vermeide Emojis und Emoticons in formeller Korrespondenz. Wenn deine E-Mail-Begrüßung den Nachnamen einer Person enthält, solltest du Emojis und Emoticons auslassen.
Denken Sie daran, dass E-Mail für immer anhält. Denken Sie zweimal darüber nach, bevor Sie etwas Persönliches oder Vertrauliches per E-Mail verschicken, jemanden per E-Mail entlassen, jemanden verunglimpfen oder mit Ärger antworten. Auch gelöschte E-Mails können von Datensicherungen wiederbelebt werden.
Diese Art von Interaktionen können besser persönlich durchgeführt werden. Wenden Sie die 24-Stunden-Regel an. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie die Nachricht senden sollen, warten Sie bis zum nächsten Tag, um zu entscheiden. Eine weitere gute Faustregel: Schreiben Sie nichts in eine E-Mail, die Sie nicht öffentlich teilen möchten, z. B. in einer Stellungnahme oder in sozialen Medien.