Basic Project Management 101: Was ist Projektmanagement?

Die Elemente des Projektmanagements erklärt

Projektmanagement ist eine der wichtigsten Komponenten eines erfolgreichen Unternehmens. Sie wirkt sich auf Einnahmen und Verbindlichkeiten aus und wirkt sich letztendlich auf die Kunden- oder Kundenzufriedenheit und Kundenbindung aus. In Ihrem Unternehmen kann jeweils nur ein Projekt in Arbeit sein, während andere größere Unternehmen und Entitäten gleichzeitig mehrere Projekte jonglieren können. Projekte sind ihrer Natur nach vorübergehend.

Projekte sind ein Mittel zum Erreichen eines Ziels und das Ziel wird schließlich erreicht. Ihr Unternehmen könnte zu einem anderen Projekt wechseln ... oder nicht. Es könnte ein einmaliges Ziel gewesen sein.

Projekte führen zu einem wachsenden Bedarf an Arbeitskräften. Es wird geschätzt, dass nach Angaben des Project Management Institute in dem im Jahr 2020 endenden Jahrzehnt mehr als 15 Millionen neue Projektmanagementpositionen weltweit hinzukommen werden.

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist nicht der gesamte Betrieb Ihres Unternehmens. Es ist nur ein Segment, ein spezifisches Projekt mit einem detaillierten Plan, wie Sie und Ihr Unternehmen dieses Ziel erreichen. Es ist ein Plan in einer Reihe von Schritten, von denen jeder so wichtig ist wie die anderen. Sie müssen eines erreichen, um richtig zum nächsten zu gelangen.

Stellen Sie sich Projektmanagement als eine Leiter vor, die Sie besteigen müssen. Du kannst nicht nach oben springen. Sie müssen es für höchste Effizienz von Sprosse für Sprosse gehen. Ihr Team muss die ihnen zur Verfügung gestellten Werkzeuge sowie ihr Fachwissen und ihr Wissen anwenden, um jeden Schritt auszuführen und zum nächsten überzugehen.

Es ist leicht genug zu sagen, dass du zu Box A willst, also wirst du 25 Schritte in diese Richtung machen. Sie müssen jedoch auch Zeitaspekte in Ihren Projektplan einbeziehen, und Sie müssen höchstwahrscheinlich innerhalb eines Budgets arbeiten. Sie könnten diese 25 Schritte crawlen oder Sie könnten joggen. Es hängt davon ab, wie schnell Sie für den erfolgreichen Abschluss des Projekts dorthin kommen müssen. Sie können Geld sparen, indem Sie zu Fuß reisen, oder Sie können einen Fahrer mieten. Das hängt vom Budget ab, das Sie dem Projekt zugewiesen haben.

Es gibt keine Einheitslösung, kein System oder keinen Plan. Jedes Projekt, das Sie und Ihr Unternehmen in Angriff nehmen, wird höchstwahrscheinlich eine eigene Zeitlinie, ein eigenes Ziel und ein eigenes Budget haben. Deshalb ist es so wichtig, einen talentierten Projektmanager zu haben, der die Show leitet.

Die Elemente eines Projekts

Ein erfolgreicher Projektmanager muss gleichzeitig vier Grundelemente eines Projekts verwalten. Diese Elemente sind miteinander verknüpft.

• Umfang: Dies umfasst die Größe, Ziele und Anforderungen des Projekts.
• Ressourcen: Sie benötigen Personen, Ausrüstung und Materialien.
• Zeit: Hier geht es nicht nur darum, wie viel Zeit das Projekt insgesamt in Anspruch nehmen wird. Es muss in Taskdauern, Abhängigkeiten und kritischen Pfad unterteilt werden.
• Geld: Haben Sie einen festen Überblick über Kosten, Eventualitäten und Gewinn.

Das wichtigste Element: Umfang

Der Projektumfang ist die Definition dessen, was das Projekt erreichen soll und die Etats von Zeit und Geld, die geschaffen wurden, um diese Ziele zu erreichen. Jede Änderung des Projektumfangs muss eine entsprechende Änderung des Budgets, der Zeit, der Ressourcen oder aller drei Elemente enthalten.

Wenn der Projektumfang ein Gebäude für drei Widgets mit einem Budget von 100.000 US-Dollar erstellen soll, wird dies vom Projektmanager erwartet. Wenn der Bereich in ein Gebäude für vier Widgets geändert wird, muss der Projektmanager eine angemessene Änderung in Bezug auf Zeit, Geld und Ressourcen erhalten.

Ressourcen

Es gibt drei Aspekte, Ressourcen zu verstehen und zu verwalten: Menschen, Ausrüstung und Material.

Ein erfolgreicher Projektmanager muss die dem Projekt zugewiesenen Ressourcen effektiv verwalten, einschließlich der Mitglieder des Projektteams, des Lieferantenpersonals und der Subunternehmer. Er muss sicherstellen, dass seine Mitarbeiter über die Fähigkeiten und Werkzeuge verfügen, die sie zur Erfüllung der Aufgabe benötigen, und er muss kontinuierlich überwachen, ob genügend Mitarbeiter vorhanden sind, um das Projekt termingerecht abzuschließen. Seine Aufgabe ist es sicherzustellen, dass jede Person die Aufgabe und die Projekttermine versteht.

Das leitende Mitglied jeder Gruppe von Mitarbeitern berichtet dem Projektleiter, wenn er direkte Mitarbeiter leitet, aber Mitarbeiter können auch einen direkten Vorgesetzten haben, der die technische Leitung übernimmt. In einer Matrix-Management-Situation wie einem Projektteam besteht die Aufgabe des Projektmanagers darin, den Linienmanagern eine Projektrichtlinie bereitzustellen. Die Verwaltung von Lohnunterverträgen bedeutet in der Regel die Führung des Teams für die Leiharbeitnehmer, die wiederum diese Arbeiter leiten.

Ein Projektleiter muss oft Ausrüstung und Materialien beschaffen und deren Nutzung verwalten, damit das Team effizient arbeiten kann. Er ist dafür verantwortlich, dass die entsprechende Ausrüstung und Materialien zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.

Zeit

Die drei Elemente eines erfolgreichen Zeitmanagements sind Aufgaben, Zeitplan und kritischer Pfad.

Erstellen Sie den Projektplan, indem Sie nacheinander alle Aufgaben auflisten, die ausgeführt werden müssen. Einige müssen nacheinander durchgeführt werden, während andere sich überschneiden oder im Tandem durchgeführt werden können. Weisen Sie jeder Aufgabe eine Dauer zu. Ordnen Sie die erforderlichen Ressourcen zu. Ermitteln Sie Vorgänger - welche Aufgaben müssen vor anderen erledigt werden - und Nachfolger, die Aufgaben, die erst nach jeder anderen Aufgabe beginnen können. Dieser Aspekt des Projektmanagements wird manchmal als Wasserfallmanagement bezeichnet, da eine Aufgabe in mehr oder weniger sequenzieller Reihenfolge einer anderen folgt.

Projektmanagement-Software kann die Erstellung und Verwaltung des Projektplans vereinfachen.

Einige Aufgaben haben ein wenig Flexibilität bei den erforderlichen Start- und Endterminen. Dies wird "Float" genannt. Andere Aufgaben haben keine Flexibilität. Sie haben keinen Schwimmer. Eine Linie durch alle Aufgaben mit Null-Float wird als kritischer Pfad bezeichnet . Alle Aufgaben auf diesem Pfad - und es können mehrere parallele Pfade vorhanden sein - müssen rechtzeitig abgeschlossen sein, wenn das Projekt zum Stichtag kommen soll. Die zentrale Zeitmanagementaufgabe des Projektmanagers besteht darin, den kritischen Pfad zu überwachen.

Geld

Die drei Überlegungen beim Umgang mit Geld sind Kosten, Eventualitäten und Gewinn.

Jede Aufgabe hat ihre Kosten, sei es die Arbeitszeit eines Programmierers oder der Kaufpreis eines Kubikyards Beton. Jede dieser Kosten wird bei der Erstellung des Projektbudgets geschätzt und aufsummiert.

Einige Schätzungen werden genauer sein als andere. Das Projektbudget sollte daher eine Rückstellung für unvorhergesehene Ausgaben enthalten, die im Haushaltsplan vorgesehen ist, und zwar "nur dann", wenn sich die tatsächlichen Kosten eines Gegenstands stark von der Schätzung unterscheiden.

Gewinn ist das Geld, das die Firma von der Aufgabe machen will. Es wird auf die Kosten gesetzt.

Ein Projektbudget setzt sich also zusammen aus den geschätzten Kosten plus der Eventualverbindlichkeit plus etwaigem Gewinn. Aufgabe des Projektleiters ist es, die tatsächlichen Kosten auf oder unter den geschätzten Kosten zu halten und den Gewinn zu maximieren, den das Unternehmen für das Projekt erzielt.

Projektmanagement ist eine Kunst und eine Wissenschaft

Erfolgreiches Projektmanagement braucht Übung. Diese Ideen können Ihnen ein grundlegendes Verständnis des Projektmanagements vermitteln, betrachten es jedoch nur als einen Anfang. Wenn Ihr Berufs- oder Karriereweg Projektmanagement umfasst und wenn Sie Ihre Fähigkeiten verbessern möchten, sprechen Sie mit erfolgreichen Projektmanagern, lesen Sie und üben Sie. Projektmanagement kann eine sehr lohnende Karriere sein.