Wenn Multitasking weniger produktiv ist, versuchen Sie es
Ich liebte Multitasking.
Ich dachte, es würde mich produktiver machen und mich dazu bringen, übermenschlich zu wirken, ein bisschen davon und ein bisschen davon gleichzeitig zu machen, aber die Ergebnisse bewiesen das Gegenteil: Ich habe am Ende des Tages nie etwas getan und war oft frustriert.
Stanford University Forschung hat mich auch falsch bewiesen. Forbes erzählt die Geschichte einer Studie der University of London, die zeigt, dass Multitasking nicht nur weniger produktiv ist, sondern sogar dumm macht!
Dann stieß ich auf die GTD-Methode. Es hörte sich toll an und ich habe eine vereinfachte Version davon entwickelt, damit ich produktiver und glücklicher arbeiten kann.
Hier ist, wie ich es mache.
1. Denk nach
Zuerst müssen Sie ein Ziel haben.
Es kann alles sein, von der Unterzeichnung eines Geschäftsvertrags bis zur Durchführung einer Charity-Kampagne. Oder es kann eine Firmenbesichtigung sein, wie in meinem Fall.
Ich wusste genau, was ich erreichen möchte, also war dies mein Ziel. Es gab keine Notwendigkeit, sich darüber Gedanken zu machen, wie man dorthin kommt, weil ich wusste, dass ich die Details später ausfüllen würde.
2. Leeren Sie es
Genau wie David Allen gesagt hat, ist dein Geist dafür, Ideen zu haben, sie nicht zu halten.
Jetzt haben Sie den einfachsten Teil gemacht, gehen wir zum nächsten Schritt über: holen Sie all Ihre Gedanken aus Ihrem Kopf.
Ich wusste, die meisten unserer Mitarbeiter würden gerne Japan besuchen, ihre Familien und Freunde mitbringen, die schönen Ahornblätter im Herbst sehen, den berühmten Sanuki Udon ausprobieren, und ich wusste, dass ich ein vernünftiges Reisebüro finden musste, um mir zu helfen.
Sie können die Ideen mit einem Stift oder Notizbuch schreiben oder sie in TextEdit, Notepad oder Google Docs eingeben. Oder machen Sie, was ich getan habe, verwenden Sie eine einfache Web-App für Notizen und eine mobile App wie Evernote.
Das Schöne an dieser kostenlosen App ist, dass Sie, wann immer Ihnen ein Gedanke kommt, diesen sofort zu Ihren Notizen hinzufügen können, da er auf allen Ihren Geräten verfügbar ist. Auf diese Weise verpassen Sie weniger wichtige Details, wie zum Beispiel (bei meinem Projekt), um zu überprüfen, ob Mitarbeiter vegetarisch waren oder Allergien hatten.
3. Brechen Sie es
Als Nächstes fügen Sie Ihre Ideen in die entsprechenden Kategorien ein und teilen sie in umsetzbare Elemente auf.
Entfernen Sie sich von Notizenaufgaben zu etwas, das Ihnen dabei hilft. Task-Management-Tools, insbesondere solche mit einer unbegrenzten Anzahl von Aufgaben wie Quire, werden sich jetzt als nützlich erweisen.
Mit Blick auf meine Notizen, die sowohl unordentlich als auch hässlich waren, erstellte ich eine Liste von Aufgaben wie "Reiseplan" mit Nebenaufgaben (darunter "Welche Orte zu besuchen", "Welche Restaurants zu essen" und "Welche Geschäfte zu kaufen?") in einem Projekt, das ich 'Staff Trip 2015' nannte.
Während Sie gerade dabei sind, können Sie Details wie Fälligkeitsdatum und Tags für Ihre Aufgaben wie "Dringend" oder "Später" hinzufügen. Dies hilft nur dabei, Sie daran zu erinnern, was zuerst getan werden sollte. Sie können sie auch jederzeit neu anordnen, wenn sich ihre Priorität ändert.
4. Mach es
Schließlich ist es an der Zeit, auf die Besonderheiten einzugehen.
Dies ist wahrscheinlich der zeitaufwendigste Schritt, bei dem Sie diskutieren müssen, Hilfe von außen bekommen und jede Aufgabe erledigen müssen, bevor Sie Ihr Ziel erreichen - in meinem Fall Narita Airport, in Ihrem Fall bei der Schließung eines Projekts, an dem Sie gerade arbeiten .
Zum Beispiel, Monate bevor wir am Flughafen Narita landeten, mussten wir zuerst die Reiseroute zwischen uns besprechen. Ich hatte das in Schritt 3 durchbrochen und dann musste ich suchen, um die Top-Reisebüros zu finden, eine Diskussion darüber zu führen, mit wem man arbeiten sollte, die Agentur kontaktieren und so weiter.
Glücklicherweise konnte ich eine bestimmte Aufgabe heranziehen oder nach Fälligkeitsdatum und Tag filtern, um mit meinen Aufgabenverwaltungstools fokussiert zu bleiben, so dass ich mich nicht unter Druck gesetzt oder überwältigt fühlte.
Also, hier bin ich und beende diesen Post mit meinem Fernseher, iTunes geschlossen und meinen Mund geschlossen, während ich mich gut und stolz auf mich fühle. Du kannst es auch sein.