Was Sie wissen müssen, um Ihr Projekt zum Erfolg zu führen
Sie haben die ganze Zeit damit verbracht, mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten und ein fantastisches Produkt zu liefern. Jetzt ist es an der Zeit, das live zu stellen und die Benutzer das Endergebnis übernehmen zu lassen. Sind Sie bereit? Du wirst sein, nachdem du das gelesen hast.
1. Die Projektumsetzung beginnt mit einem Plan
Was auch immer Sie implementieren, Sie brauchen einen Plan, um das Projekt von "Projekt" in "Business as usual" zu überführen. Hoffentlich ist dies bereits dokumentiert oder zumindest skizziert. Es ist der Teil des Projekts, der zwischen Projektlieferung und Projektabschluss im Projektlebenszyklus liegt.
Wenn Sie keinen detaillierten Plan haben, ist es jetzt an der Zeit herauszufinden, wie genau dieser Teil des Projekts ausfallen wird. Der Rest dieses Artikels wird Ihnen helfen.
2. Beziehen Sie das Operationsteam mit ein
Wenn Sie nicht das übliche Geschäft oder das operationelle Team vollständig unterstützt haben, beginnen Sie dieses Engagement jetzt. Sie werden die Leistung in Zukunft besitzen. Wenn Sie ein Büro gebaut haben, werden sie darin arbeiten. Wenn Sie eine Smartphone-App entworfen haben, werden sie diese verkaufen und Kundenbeschwerden bearbeiten.
Sie müssen bereit sein, alles zu empfangen, was Ihr Projekt ihnen gibt.
Bonus-Tipp: Bauen Sie zu Beginn des Projekts Vertrauen zu den richtigen Leuten auf und es wird sich an dieser Stelle amortisieren.
3. Bereiten Sie Ihre Trainingsmaterialien vor
Es wäre großartig, wenn Ihr Projekt etwas so intuitives liefert, dass niemand geschult werden muss, wie es zu verwenden ist, aber das ist selten der Fall bei den komplexen Projekten, an denen wir heute arbeiten.
Wenn es sich um eine kleine Erweiterung zu einem bestehenden System handelt, können Sie sich mit einer kurzen E-Mail an die Benutzer und einem Screenshot davon, was bei der nächsten Anmeldung anders aussehen wird, abfinden.
Alles andere als das, und Sie werden einiges ernstzunehmendes Trainingsmaterial zusammenstellen müssen, um es zu verstehen.
Bonus-Tipp: Stellen Sie sicher, dass sich Personen für das Training bereithalten. Wenn Sie den Weg des "Live" -Trainings (oder sogar eines Online-Trainings mit Selbststudium) gehen, benötigen Sie immer noch jemanden, der die Materialien aufzeichnet. Sie sollten daher deren Verfügbarkeit überprüfen. Idealerweise sollten Sie nicht selbst als Projektmanager trainieren.
4. Planen Sie genügend Zeit für das Training ein
Training, das ist ein Nachmittag, oder? Wir können das Gesundheits- und Sicherheitstraining für die neuen Mitarbeiter in der Mittagspause einplanen, OK?
Nein! Sprechen Sie mit einigen Personen in Ihren HR-Teams und erfahren Sie, wie lange es wirklich dauert, ein qualitativ hochwertiges Training zu liefern. Fügen Sie dazu die Tatsache hinzu, dass Sie mehrere Präsenzkurse mehrere Male durchführen müssen, damit sich Personen in verschiedenen Schichten oder außerhalb der Arbeit befinden oder in etwas involviert sind, das so wichtig ist, dass sie an diesem Tag nicht an Schulungen teilnehmen können Sehen Sie, wie schnell sich die Trainingszeit ausdehnt.
Du brauchst aber lange, was du brauchst. Skimp auf Training und Sie erhalten nicht die Rendite aus der Verwendung in Ihrem Endergebnis. Einfach.
5. Kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren
Weiß jeder, was am Go-Live-Tag passieren wird? Bereiten Sie bei Bedarf einen Countdown-Plan vor, der dokumentiert, wer für jede Stunde was macht. Wir haben diese erfolgreich bei großen Softwareimplementierungen eingesetzt, bei denen mehrere Schritte und Teams beteiligt sind, um die neue Technologie zum Laufen zu bringen. Zum Beispiel muss das Infrastrukturteam sicherstellen, dass die Hardware bereit ist und die abschließenden Prüfungen durchlaufen hat. Dann bereitet das Plattform-Team die Umgebung vor und nimmt die notwendigen Backups vor.
Ein Anwendungsteam führt die Installation durch, und dann erfolgt eine Datenmigration, die eine Benutzerabmeldung erfordert. Sie können sehen, wie so viele bewegliche Teile Probleme verursachen könnten, wenn es keinen klaren Schritt-für-Schritt-Ansatz für den großen Tag gibt.
6. Ordnen Sie Ihre Dokumentation auf
Ihre Projektdokumente werden die Grundlage dafür bilden, was die Menschen in Zukunft sehen werden, um herauszufinden, was sie über das, was passiert ist, wissen müssen.
Stellen Sie sicher, dass Sie alle projektbezogenen Dokumentationen einschließlich Ihrer Projektprotokolle und Projektberichte archivieren und aufräumen, die die Protokoll- und Schlüsselentscheidungen enthalten. Die Menschen müssen sich in Zukunft vielleicht darauf beziehen.
7. Führen Sie das Change Management durch
Oder arbeiten Sie mit jemandem zusammen, der es tun wird, wenn Sie qualifizierte Abteilungsleiter oder einen Change Manager für das Personal haben.
Die Verwaltung von Änderungen an Projekten ist ein wichtiger Faktor, um sicherzustellen, dass Sie die erwarteten geschäftlichen Vorteile erhalten. Es kann helfen, die neuen Prozesse oder Produkte einzubetten und die Menschen daran zu hindern, zu den alten Arbeitsweisen zurückzukehren.
8. Überprüfen Sie den Wissenstransfer
OK, also werden Sie den IT Service Desk nicht dazu bringen, eine Prüfung für Ihr Projekt abzulegen, sondern etwas Zeit und Mühe investieren, um zu überprüfen, ob sie wirklich das Wissen übernommen haben, das Sie an sie übertragen haben.
Sie können dies tun, indem Sie in der ersten Woche des Produktivbetriebs bleiben oder sie in den Umgang mit Projekten einbeziehen oder sie sogar die gesamte Implementierung ausführen lassen.
Sei dabei, wenn sie dich brauchen, und sprich mit dem Management dieser Teams, um zu überprüfen, ob sich alle sicher fühlen, bevor du wegziehst.
9. Vergessen Sie nicht die Daten
Egal, ob Sie etwas Neues implementieren oder etwas aktualisieren, es wird irgendwie organisatorische Daten geben. Wenn Sie Daten von einem Ort oder System zu einem anderen verschieben müssen, planen Sie dies (und wie Sie überprüfen werden, ob alles in Ordnung ist). Wenn Sie neue Datenquellen erstellen - sei es ein neuer Standort oder ein neues Softwareprodukt - stellen Sie sicher, dass Daten wie geplant in die Hauptsysteme des Unternehmens eingespeist werden können.
In vielen Fällen ist der letzte Test in der Live-Umgebung. Halten Sie das technische Team und die Datenanalysten auf Standby, falls die Dinge nicht ganz so laufen, wie Sie es erhofft haben.
10. Planen Sie Ihren Ausgang
Sie möchten nicht für immer Teil dieses Projekts sein, also müssen Sie wissen, dass Sie elegant beenden können. Die Idee ist, Ihre Dispensable zu machen, so dass Sie leicht in ein neues Projekt übergehen können. Sobald das Business-as-usual-Team alleine stehen kann, sollten Sie nicht mehr gebraucht werden. Plane das so schnell wie möglich!